どうやって報告書を書けば良いの？構成とポイントを紹介！

「報告書の作成の依頼をされたけど、初めてで何も分からない」とお悩みの方はいませんか。

報告書は社会人になって初めて書く方が多く、習ったことがないため、書き方がわからない人が多いと思います。
そこで今回は、報告書の構成と作成する際の注意するポイントを紹介します。

□報告書の構成とは

まず初めに、報告書がどのように構成されているのかを紹介します。

報告書の構成は、ピラミッドに例えられることが多いです。
ピラミッドの上は要約部分、土台に向かうほど説明が詳細になっていくことを意味しています。
具体的に言えば、上から「標題」「内容要旨」「詳細内容」の順に書くことで、まとまりがあり読みやすい報告書が出来上がるでしょう。
標題は内容要旨の要約であり、内容要旨は詳細内容の要約です

このように記載すると、初めから標題を決めたいとお考えの方もいらっしゃるでしょう。
しかし、ピラミッドの上から考えていくと、何が要約で、何が具体例かを見失ってしまう可能性が高いです。
そのため、詳細内容から考えていき、それを大きくグループに分け内容要旨を考え、何が言いたかったかを標題につけるとスムーズに書けれるでしょう。

また、詳細内容の中にも、ピラミッド構造が見られます。
上から順に「見出し」「小見出し」「説明文」であるピラミッド構造です。
全体の構成と同じように、説明文の要約が小見出しにあたり、小見出しの要約が見出しにあたります。

報告書の構成では、ピラミッドの構成になっているのかを常に意識しましょう。
ピラミッドを意識すれば、現在どの部分を説明しているのかが明確になり、読み手に困惑させることなく読んでもらえるでしょう。

□注意するポイントについて

報告書の作成において、注意するポイントを4つ紹介します。

＊何のために報告書か意識する

報告書は、誰に何を目的に作成するのか意識する必要があります。
読み手がどういった情報を知りたくて読んでいるのかを理解してから、取り掛かるようにしましょう。
また、書いている最中も、読み手が専門用語を知っているかどうかを意識し、どの言葉なら伝わりやすいかに注意する必要があります。
例えば、年次報告書であれば、重要な数字が一目でわかるかが大切になってくるでしょう。

＊事実を具体的に記載する

主観的な意見と事実を混ぜないことは、報告書を作成する上で大切です。
主観的な意見が入ってしまう場合、内容が事実と大きく外れてしまい、読み手が困惑する可能性があります。
客観的な意見を記載するためには、具体的な期間や数量を表示すると良いでしょう。
「前年よりも利益をあげた」のではなく、「前年の利益の2倍になった」「1億円の利益を創出した」のように具体的な数字を入れることが大切です。

また、記載後に入念にチェックを行うことで、ミスが減らせるでしょう。
ここでは、毎回全部チェックすることも大事ですが、時間がない場合、求められている事柄が入っているのか、裏付けはあるのかを重点的にチェックしましょう。
1人だけで行う場合は、内容に偏りが出てしまう可能性があります。
そのため、上司や同僚の力を借りて、内容に偏りがないか、主観と客観が分けられているかを確認してもらいましょう。

＊簡潔にわかりやすく書く

完結にわかりやすく書くことは、報告書の作成において、とても重要な要素です
そのためには、読む人の立場になって書くことが大切です。
具体的に言えば、初めから具体例を書いていくのではなく、結論をまず書いて、その後にその結論に至った経緯を書いた方が、多くの人にとってわかりやすいでしょう。
また、結論を先に書くことで、書き手にとっても、何を書いていく必要があるのかを意識でき、冗長な文章になることを防ぐのにつながります。

他にも、わかりやすく書くために大事なこととしては、語尾を揃えることが挙げられます。
「です・ます調」が「である調」や「体言止め」に変わっていたら、読みづらくなります。
自分がどういったときに読んでいてつっかかるのか、意識してみると改善できるでしょう。

＊見た目を意識する

これまで、具体的な数字や結論の入れ方など、内容に意識していましたが、見た目も意識する必要があります。
つまり、文頭を揃えたり、行間やスペースの幅であったりを意識することが大切です。
これを行うことで、どこに見出しがあるのか、今読んでいるのが具体例なのかを、見た目だけでより明確にし、読みやすくなります。
また、重要なところや強調したいところを、カッコをつけることでわかりやすくできるため、文字以外のところで工夫するとわかりやすくなります。