「社内マニュアルの作成を任されたけど、どうすれば良いか分からない」と悩んでいる方はいらっしゃいませんか。
マニュアルは業務や社内教育を効率化するものですが、正しい手順を踏まないと、作成するのに膨大な時間がかかってしまいます。
今回は、効率的にマニュアルを作成する手順を準備編と実践編に分けてご紹介します。
□社内マニュアルの作り方「準備編」
社内マニュアルを作る際は、最初にマニュアル作成のスケジュールを組みましょう。
マニュアル作成は本業の仕事をやった上での業務であることがほとんどなので、時間配分を間違えると本業がおろそかになる可能性があります。
まずはいつまでにマニュアルを作成しなければならないのか、またマニュアルを作成するのに使える時間はどのくらい残っているのかを把握しましょう。
スケジュールを組んだ後は、マニュアルの5W2Hを確認しましょう。
よくある事例として、マニュアルを作り始めたものの、途中で何のために作っているのか分からなくなることが挙げられます。
マニュアルを作り始めてから方向性を見失うことのないよう、作り始める前に「なぜマニュアルを作るのか、誰に何をどのように伝えるためのマニュアルなのか」を考えておきます。
事前に考えておくことで、マニュアルに記載する情報量も決まってきます。
どこまでの範囲をこのマニュアルで記載するのかは目的によって異なるので、後から情報量が多すぎて削る必要が出てきたとならないようあらかじめ決めておきましょう。
5W2Hが確認できたら、マニュアル作成のフォーマットも先に決めておきましょう。
フォーマットはWord、Excel、PowerPointのいずれかで作るケースが多いですが、それぞれにメリットがあるので、作成予定のマニュアルに合ったフォーマットを選択してください。
最後に、マニュアルに記す内容を決めるために、情報収集する必要があります。
ヒアリングする相手はあくまで業務についてよく知っている人です。
ここで気を付けていただきたいのが、ヒアリングした内容をそのままマニュアルに書こうとしないでください。
マニュアルを読む人は社会人経験の少ない若手社員である可能性が高いので、ヒアリングした相手が当たり前のように発している専門用語を理解できないことも少なくありません。
マニュアルを読む人にとって分かりやすい内容になっているかを心がけて情報を整理しておくと、マニュアル作成がスムーズに進みます。
□社内マニュアルの作り方「実践編」
マニュアルに記載する情報を収集・整理できた後は、構成と表現に合わせて「レイアウト原稿、イラスト原稿、テキスト原稿」を作っていきます。
レイアウト原稿は、イラストやテキストの配置を考えたり、文字の大きさやフォントを変更したりするものです。
マニュアルの見やすさは、情報量よりも大切なことです。
余白や図などが一切なく、文章が羅列されていたとしたら、どんなに文章が素晴らしくても読む気力が起こらないでしょう。
読み手にとってひと目で理解しやすいものになっているかを意識しながらレイアウトを考えると、完成度は高くなります。
イラスト原稿は、制作に時間がかかることが多いので、早めに準備しておくことをおすすめします。
自分では難しい場合、専門のデザイナーに依頼するのも良いでしょう。
テキスト原稿は、情報整理で話した内容とも被りますが、読み手にとって分かりやすい内容になっているかを意識しながら文章を書くことが重要です。
なるべく専門用語は使わず、分かりにくい事例を使う際には具体例を挙げるなど工夫すると良いでしょう。
一度完成したら、まずは作成者自身が確認してみてください。
誤字脱字のような細かい部分だけでなく、このマニュアルを読んだ際に、仕事の全体像が把握できるのか、マニュアルの流れに矛盾やおかしな点はないのかなども確認しましょう。
テキスト原稿で引用している内容があれば、著作権にも注意しましょう。
自分での見直しが終われば、第三者の人に確認してもらってください。
製作者の視点では気付かなかった初歩的なミスが見つかる可能性もありますし、ヒアリングしたこととマニュアルで書かれていることが異なっている場合もあるかもしれません。
自分では良いと思っている内容でも、第三者からすれば疑問に思う点もあるかもしれないので、最低でも3、4人にはマニュアルの内容を確認してもらいましょう。
全ての確認が終われば、マニュアルを印刷、公開します。
一度印刷してからミスが見つかると大きな損失になってしまうので、印刷の方法なども最後まで確認を怠らないよう気を付けてください。
最後に、マニュアルは作っただけでは意味がありません。
作ったマニュアルが必要としている人に届き、そのマニュアルが読まれ、実践されていくことで初めて価値が生まれます。
実際に使ってくれた社員から所感をいただき、それを参考に更にブラッシュアップすれば、より良いマニュアルになること間違いないでしょう。
□まとめ
今回は、効率的にマニュアルを作成する手順についてご紹介しました。
マニュアルは何も考えずに取り掛かると膨大な時間がかかる恐れがあるので、正しい方法で効率的に作成しましょう。
