仕事で報告書を書く機会は多いのではないでしょうか。
報告書は自分がした仕事の結果や進捗具合などを上司や会社に伝えるものです。
そのため、正しくより分かりやすく作成する必要があります。
では、そのような報告書はどのように作成すれば良いのでしょうか。
そこで今回は、報告書の作り方について紹介します。
□報告書の構成について
報告書を作る際にはテンプレートを使用すると良いでしょう。
会社ごとに報告書の方式が決まっている場合が多いので、基本的にはその方式に合わせて作成してください。
もし、決まったテンプレートがない場合は自分で作成してしまいましょう。
その際には、日付や宛名、作成者の名前を上に書き、次に報告書の内容を簡単に記す題名を書きます。
そこから内容など細かい詳細を書いて最後に「以上」と記せば一般的な報告書のテンプレートとなるでしょう。
テンプレートを自分で作成する際に全くわからないという方はぜひ参考にしてみてください。
そして、報告書の基本的な構造としては、大きく分けて「題名」「要旨」「詳細」の3つから成り立ちます。
内容としては、題名を一番上に書いた後、この報告書では大まかに何を報告したいのかというのを記した要旨を書き、最後にその具体的な内容を示す詳細を書きましょう。
簡単に言うと、「結論」から徐々に細かく書いていきましょうということです。
結論から書くことで、その報告書を読む際には伝えたいことの大筋があらかじめ分かった状態で具体的な内容に入るため、分かりやすい報告書ができあがります。
□報告書の具体的な書き方について
先ほど報告書の構成は「題名」「要旨」「詳細」の3つから成り立っていると説明しました。
では、具体的にはどのように書けば良いのでしょうか。
題名は、報告書の概要がすぐに分かるよう、15字から20字程度でできるだけ具体的に書きます。
出張報告の報告書ならば、ただ「出張報告」と書くのではなく、どこにあるどの会社の何に関する出張なのかを示す題名であると、とても良いでしょう。
要旨は、報告書の大切な部分を3つ程度にまとめるようにしましょう。
しかし、要旨というのは報告書の具体的な内容の要約なので、あらかじめ細かい文章を作ってしまってから、大切な部分を3つ程度にまとめると良いかもしれません。
また、報告書を提出する相手は基本的に自分よりも上の立場にいる上司などの忙しい人たちです。
そのため、その人たちが要旨を見ただけで報告書の結論が分かるような内容にする必要があります。
忙しい上司に対して短い時間で的確な報告を完了させるためにも、それらがきちんと伝わるような要旨の作りを心掛けましょう。
最後に詳細ですが、詳細は要旨をさらに細分化して詳しく説明をする部分です。
そのためここでは、より細かく的確な説明をするようにしましょう。
□報告書を作る際のポイントについて
＊報告書の目的を意識する
報告書にもさまざまな種類があります。
そのため、作成する際には誰にどのような目的で作成する報告書なのかを意識して、読み手にとって必要な情報についてまとめるようにしましょう。
例えば、現場の進捗状況や瞬時に判断が必要なことを求める報告書、忙しい上司に送る報告書などは、素早く内容が把握できるようなるべく簡単にまとめます。
一方、商談に関することやトラブルが発生し慎重な判断が必要な場合などは、なるべく細かくまとめるようにすると良いでしょう。
＊見た目も意識する
読みやすく分かりやすい報告書には見た目も大切です。
そのため、レイアウトや見出しも工夫すると良いでしょう。
また、瞬時に内容が把握できるよう、文字だけでなく表やグラフも使用するとより見やすいです。
さらに、文章自体も長々と書くだけではなく、箇条書きも使用するようおすすめします。
＊具体的な数字を使用する
曖昧な言葉の使用は避け、なるべく具体的な数字を使用すると良いでしょう。
例えば、「いくつかの不明点が挙げられました」ではなく、「3点の不明点が挙げられました」というようにします。
「複数の」「多くの」「数点」などのはっきりとした数字が分からない表現はなるべく避けるようおすすめします。
＊事実と意見は分けるようにする
事実と意見は1つの文章にするのではなく、分けて書くようにしましょう。
そうすることによって、長々とした文章ではなくスッキリとした見やすい文章に仕上がります。
まず、箇条書きなどを利用して事実を簡単に記し、その後それを踏まえた上での自分や現場の意見を記すと良いのではないでしょうか。
そして、最後にしっかりと誤字や脱字が無いかをしっかりと確認して提出しましょう。
□まとめ
今回は報告書の作り方について紹介しました。
報告書は、分かりやすく適切に伝えたい情報をまとめる必要があります。
そのため、少し作成するのに難しく感じてしまう方もいるかもしれませんが、しっかりとした手順やポイントを押さえておけば誰でも分かりやすい報告書は作成できます。
本記事が皆さんの役に立てれば幸いです。
