「社内マニュアルの作り方が分からない！」
社内のマニュアル作成でお困りのお客様はいらっしゃいませんか。
社内マニュアルを作る際にはいくつかのポイントがあります。
そこで今回は、当社がマニュアル作成の仕方についてご紹介します。
□理解しやすい作成の手順とは？
社内マニュアルは簡単に作成できるものではないです。
作る際に、何から作成するべきかお困りの方もいらっしゃるでしょう。
そこでまずは、作成の手順をご紹介します。
＊準備作業
最初は社内の情報を集めることから始めましょう。
問題点や改善点、要求されるスキルや業務内容、進行状況などを収集することから始めます。
＊情報整理
準備作業で集めた社内の情報を整理しましょう。
スケジュールの調整や情報を明確にすること、作業内容の書き出しなど集めた情報を分かりやすく整理します。
＊作成
「どのようなソフトを使用し作成するのか」「業務の手順を書き込んでいく」「注意点をかく」
このように作成を始めますが、何回も試作を行いマニュアルの質を向上させていく必要があります。
そのため、作成後には社内の人間に確認してもらいましょう。
□マニュアル作成の流れとは？
マニュアルを作成するにあたり、どのような手順で作成していくか重要なポイントです。
このポイントを抑えながら作成することで、円滑に進めることができるでしょう。
そこで、マニュアルの5つの流れをご紹介します。
1つ目は、マニュアル内容を決めましょう。
最初に、どのようなカテゴリーごとに分けるのか考える必要があります。
カテゴリーを作る際は、まず大きなカテゴリーごとに分けることから始めましょう。
そして、どのような内容をカテゴリーごとにいれていくのか考えましょう。
そのため、車内のルールや法的な問題にも目を通すことが必要です。
これらを踏まえたうえで、構成を始めていきましょう。
2つ目は、マニュアルを作ることです。
マニュアルの構成が決まった場合、試しにマニュアルを作成してみましょう。
試作したマニュアルから、不足している内容や手順が一致しているかの確認を修正し、マニュアルを作ります。
その際に、他の社員の方に試作したものを確認してもらい、理解しやすいか判断してもらいましょう。
何度も試作する必要があるかもしれませんが、会社内の人全員に理解してもらえるために頑張りましょう。
3つ目は、順序通りのチェックリストを作成することです。
完成後、マニュアル通りに業務ができるようにチェックリストを作成しましょう。
チェックリストを作ることで、重要なポイントをすぐに確認できます。
業務の失念や失敗を防ぐためにも作る必要があります。
4つ目は、マニュアルを配布することです。
全て完成したら、過不足なく社内の人に渡せるようにしましょう。
そのためにも、配布枚数をしっかり確認することが必要です。
また、内容が変更になった際にすぐに修正できるように配布方法にこだわりましょう。
配布方法には、オンライン閲覧、用紙があります。
情報の漏えいを防ぐためにも、配布する範囲も事前に確認しておきましょう。
5つ目は、必要に応じて更新することです。
マニュアルの作成は、作成後も引き続き修正が必要でしょう。
日々の問題の改善を更新することで、業務の効率が上がります。
マニュアルを更新するためにも、社内の人とのコミュニケーションを欠かさず行いましょう。
□作成する際のポイントは？
マニュアル作成に時間を要してしまう原因として、作成方法が明確に決められていないことが挙げられます。
そのため、作る際のルールを決めることで時間の早さも質も向上すると考えられるでしょう。
マニュアルの質や時間の早さの向上をするためにも、作る際のポイントを4つご紹介します。
1つ目は、作成するスケジュールを決めることです。
どのような業務でも同じことが言えますが、どのように作成していくかのスケジュールを決めましょう。
スケジュールを決めることにより、後回しにする可能性が低くなります。
また、自分にあった日程で作成するため、スケジュールの自己管理が必要です。
1日にどのくらい集中して作成に取り掛かることができるのか、会社の仕事状況も考えながら作成しましょう。
2つ目は、5W1Hに気を付けることです。
内容を伝える「相手、時、場所、何を、理由、方法」これらの要素を明確にする必要があります。
部分ごとに作ることで、知りたい仕事の流れをハッキリ分かるように作りましょう。
3つ目のポイントは、画像を積極的に活用することです。
画像を活用することで、内容の理解度を上げられます。
画像を見ることで、文字のみの説明よりも理解が早まるでしょう。
4つ目のポイントは、専門用語や略語を控えることです。
専門用語や略語などの理解が難しい言葉が出てくると、正しく理解してもらえない可能性が高いです。
そのため、できるだけ難しい言葉を使うことはやめておきましょう。
□まとめ
今回は、マニュアル作成の仕方についてご紹介しました。
社内マニュアルは簡単に作れるものではないため、辛抱強く作成しましょう。
もし社内マニュアルの作成でお困りの際は、この記事の内容を参考にしていただくと幸いです。
