報告書の作成でお困りの方はいらっしゃいませんか。
未経験の方や慣れていない方はどのような手順で作成するのか分からないですよね。
そういった方は、作る際のポイントを抑えることで効率的に作成できるでしょう。
そこで今回、当社が報告書の作成の仕方についてご紹介します。
□報告書の作り方は？
社内では、さまざまなことで報告書が使用されます。
しかし、いざ作る際にどのような手順で進めるか分かりませんよね。
そこで、報告書を作る手順と種類をご紹介します。
＊作成手順
1段階目は、書く内容の情報を集めることです。
報告書は、どのような内容を書くのか情報が必要ですよね。
内容は、その現場に居合わせてない人にどのような状況か分かりやすくすることが大切です。
自分の考えを集めることではなく、しっかり正確な情報を資料と一緒に集めることが必要です。
2段階目は、内容を明確化にすることです。
報告書で何を一番伝えたいか、何が目的なのかを決めましょう。
また、報告する相手によって明確にする内容には注意しましょう。
社長や役員の場合、メリットやデメリットを明確に提示することで、判断しやすいような内容にします。
上司や同僚の場合、上司が求める内容を文章にします。
相手がお客様の場合は、お客様に気を使い、丁寧な文章にすることを心がけましょう。
3段階目は、構成をつくることです。
全体の構成を考える時に、標題、打ち合わせ内容、詳細内容、これら3つに分けていきます。
実際に書く際に、詳細内容から書くとスムーズに報告書を作れるでしょう。
見出し、小見出し、説明文として、仮の見出しや仮の内容、仮の文字数などを設定した構成を作ってみましょう。
ここでも下の層から書き出すとスムーズに進みます。
4段階目は、報告書を作ることです。
大まかに構成が決まり次第、作成を進めていきましょう。
簡潔かつ明確で正しい情報を報告することが必要です。
また、社長や役員クラスの人に渡す場合は一目で理解できるように工夫しましょう。
＊種類
報告書の種類は多種多様で、状況によってさまざまな報告書を作る必要があります。
会社の営業に関する報告書は、特定の期間ごとに作成されます。
期間中の業務の進捗状況や実績など、これからの見通しや計画を考える際に重要になってくるでしょう。
リスクに関する契約書では、どこでどのような事故が起きたのか、どのようなクレームを受けたのかを記載します。
お客様の苦情、改善内容、対処法も内容に含めましょう
企画に関する報告書は、取引先とのトラブルや取引内容の重要事項をまとめて記載します。
重要事項の中には新しい取引先や取引先の経営状況も含まれています。
そして、アンケートによる報告書は、調査概要を記載しアンケートの結果を数値化します。
調査目的、調査方法、回収状況なども報告書に記載します。
□報告書を書く際のルールとは？
報告書を書く際にテンポよく効率的に作成したいですよね。
そのためにも、いくつかのルールを考慮しながら作成する必要があります。
そこで、報告書を作る際のルールを2つご紹介します。
1つ目は、スタイルに一貫性を持たせることです。
スタイルを一貫することで、提出が必要になった場合に初めから考えるより、とても簡単になるでしょう。
そのため、テンプレートを準備しておきましょう。
また、報告書は多種多様で異なってきます。
そのため、内容や項目に統一感を持たせることで読み手の理解も深まります。
項目には何が必要なのか、どのような順序で内容をまとめるのかを考えましょう。
そして、社員が必要としている項目や内容を選んでまとめることも必要です。
これらの取捨選択後に、上司や同僚にフィードバックを求めることで報告書の質は高まるでしょう。
2つ目は、事実を具体的に書くことです。
報告書は読者のこれからの方針や行動を大きく左右することになるでしょう。
事実を視覚に記載しないと業務に大きな影響を及ぼす可能性も考えられます。
報告内容を具体化するためにも数字を使用しましょう。
数字の使用により正確度合いが高くなるため、読者の助けにもなります。
また、作成後はしっかり確認することが重要です。
必要な内容が記載されているか、内容の間違いはないかの確認を徹底しましょう。
□報告書を作る際のポイントは？
せっかく作成した報告書が分かりにくいものだと、相手に理解してもらえなかったり、間違った理解をされたりするかもしれませんよね。
このような事態にならないためにも、報告書を作る際のポイントをご紹介します。
＊結論をはじめに述べる
読者はまず、結果や結論を求めているため、はじめに述べましょう。
報告書は結論の後に、理由や経緯を書きます。
報告書に記載することを事前にまとめておき、要点を分かりやすいように記載します。
これにより、何を報告しているか読み手も理解しやすいでしょう。
＊発声で確認する
報告書の内容を書き終えたら、実際に声に出して読んでみましょう。
日本語表現が正しいか、誤字や脱字がないかを確認することが可能です。
また、「ですます」「である」の表現の仕方を統一できているか確認することも重要です。
声に出すことにより、黙読すること以上にこれらのミスに気づけるでしょう。
□まとめ
今回は、報告書の作成の仕方についてご紹介しました。
報告書は、内容を簡潔かつ理解しやすいように作る必要があります。
もし報告書の作り方でお困りの際は、本記事の内容を参考にしていただくと幸いです。
