「社内マニュアルの作成を任されたけれど、何からすればいいか分からなくて困っている。」
このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか。
社内マニュアルの作り方にはコツがあります。
そこで今回は社内マニュアルの種類と作成する際の流れを印刷会社が紹介します。
□社内マニュアルの種類
社内マニュアルを作る際にまず知る必要があるのが、社内マニュアルの種類です。
マニュアルと聞くと、それほど種類があるのかと不思議に思われる方も多いでしょう。
しかし、社内マニュアルには2つの種類があります。
それは、業務マニュアルと操作マニュアルと呼ばれるものです。
それぞれの特徴について紹介します。
＊業務マニュアル
まずご紹介するのが、業務マニュアルです。
社内マニュアルという名目で作られるものの多くが、こちらの業務マニュアルでしょう。
業務マニュアルとは、仕事を進めていく際に活用するマニュアルのことを指します。
例えば、アルバイトや新人研修のマニュアルがこれに当てはまります。
アルバイト経験のある方であったら、使用したこともあるのではないでしょうか。
初めてするアルバイトで、分かりやすいマニュアルがあれば安心しますよね。
例えば飲食店のマニュアルであれば、接客、料理、衛生管理、レジの打ち方など、業務のやり方が一通り記されています。
このマニュアルさえ頭に入っていれば、最低限の業務がこなせる、といった性質のマニュアルです。
どんな仕事でも、まずは仕事を覚えるところから始めます。
そのように、仕事を覚える際に必ず必要になるものでしょう。
また、仕事内容の他にも、企業理念や経営方針が詳しく書かれているものもあります。
こちらは、具体的な仕事内容というよりかは、仕事の姿勢を統一するためにあります。
マニュアルに理念が記されていれば、どのような理念の下で会社が経営されているのかをいつでも確認できます。
意識統一は仕事において大切な要素の一つであるため、マニュアルを用いて統一をはかるといいでしょう。
業務マニュアルを活用するメリットには、マニュアルを見れば誰でも同じやり方ができることや、仕事のクオリティの統一が目指せる点があります。
マニュアルがなく、口で教えられるだけだと、覚えのいい人と苦手な人との差が開きやすいでしょう。
マニュアルがあって、いつでも確認できれば、そのような差は小さくなります。
また、意識の面でも考え方が統一できるため、団結感を持って業務に取り掛かれます。
＊操作マニュアル
2つ目は、操作マニュアルです。
操作マニュアルは業務マニュアルとは違い、一つのものに特化したマニュアルです。
業務マニュアルが業務の仕方や意識を統一するためのマニュアルであれば、操作マニュアルは機械を操作するためのマニュアルです。
家電の説明書を思い浮かべていただければイメージしやすいでしょう。
操作マニュアルには機械の操作方法の他に、注意事項や故障の際の対処法まで書かれていることが多いです。
操作マニュアルのメリットは、読んだだけで機械の使い方が分かるという点や、故障などの緊急時にも対応ができるようになるという点にあります。
□マニュアルの作成手順
マニュアルを作る際には、まずは流れを把握しておくことで、漏れがないマニュアルが作れるでしょう。
そのため、必ず作成手順を確認してからマニュアルを作ることをおすすめします。
まずは、マニュアルの内容を決めましょう。
先ほど紹介したように、マニュアルには2つの種類があります。
多くの場合は業務マニュアルですが、どちらが最適化をよく考えてから作り始めましょう。
また、理念や経営方針を入れるのかどうかも、この時点で決めておくとよさそうですね。
マニュアルの内容が決まったあとは、テストを行いましょう。
ここで実際にマニュアル通りに業務を行った際に、抜けや漏れがないかを確認します。
その内容に問題がなければ、マニュアルを作成しましょう。
ツールは印刷会社の指定するものを用いれば、スムーズに印刷ができます。
ワードやイラストレーターが一般的に使われているツールです。
できたマニュアルは漏れなく配布しましょう。
特に業務マニュアルは、業務の統一化を目指して作られるため、全員が持っていないと意味がありません。
近年ではデータでマニュアルを作る会社もありますが、やはり紙の方が復習しやすいため、できれば紙のマニュアルを作りましょう。
そして、マニュアル作成はここで終わりではありません。
最適な業務方法は、日々更新されていきます。
飲食店であれば、メニューや取り扱っている決済サービスなども変化するでしょう。
また、より良い方法が見つかる場合もあります。
それらの変化に対応するために、マニュアルも日々更新しましょう。
定期的に変更しなければ、間違った方法で業務を行ってしまう可能性があります。
□まとめ
今回は、社内マニュアルの種類と作成方法について紹介しました。
マニュアルは、業務を行う上で重要な役割を担っています。
マニュアルが間違っていれば業務に大きな支障をきたすでしょう。
そのようなことにならないためにも、気をつけてマニュアルを作りましょう。
