社外向けの報告書作成をお考えの方はいませんか。
社外文書には、社外の方とコミュニケーションを図り、お互いの信頼関係を築くという役割があります。
さらに、その書き方は種類ごとに異なっています。
そのため、その種類と書き方を把握しておく必要があるでしょう。
そこで今回は、社外向けの報告書について紹介します。
□社外向けの報告書の種類とは
社外向けの報告書は3種類あります。
1つ目は、通知書です。
これは、業務に関する詳細や変更などを社外の方に知らせるための文書です。
また、会社からの公式な文書として正式に通知するものであるため、一社員として通知するものではありません。
正式に通知するものであるため、事前に通知書に対する社内での認識を統一しておき、正式に内容を伝える必要があります。
特に、日時や金額などの数字に関する内容は、記入間違いが発生しやすいため、注意しましょう。
2つ目は、依頼状です。
これは、基本的に取引先や個人に対してのお願い、依頼ごとなどをするための文書です。
また、そのお願いや依頼ごとに対して、社外の方は必ずしも応じる義務はありません。
お願いや依頼ごとに応じてもらうためには、お願いするに至った背景や経緯を説明して、相手の理解を得ることが大切です。
その際には、一方的な内容にならないように注意しましょう。
3つ目は、お詫び状、謝罪文です。
これは、お客様や取引先に対して謝罪の気持ちを示す書状です。
商品やサービスに不備、不具合、事務処理や手続き上のミス、商品やサービスに関するクレームが発生したときなどの、誠意を示す必要があるときに使われます。
しかし、方法によっては、こちらの誠意を示したお詫び状が、逆効果になることがあるでしょう。
例えば、不手際やミスなどが発生してからお詫びを伝えるまでの期間が長いと、逆効果になることがあります。
そのため、お詫びについては細心の注意が必要であり、お詫び状を出すタイミングに気を付けましょう。
そのタイミングとしては、ミスや不手際が見つかったらすぐに出すのが最も良いタイミングです。
また、書面だけでなく、あらかじめ電話で謝罪すると、お詫びの気持ちが相手に伝わりやすいです。
このように、3つの社外報告書は、会社の代表として顧客や取引先に意思を伝えるものであるという点で共通しています。
そのため、どんな形式であれ、相手方に不快な思いをさせることや、不信感を抱かれるようなことが無いように注意することが大切だと言えるしょう。
□社外向けの報告書作成の基本とは
＊誰に何を伝えるのか明確にする
誰に何を伝えるのか明確にしましょう。
なぜなら、あらかじめ明確にしておくことで、書く内容が決められるからです。
詳しく説明すると、誰に向けて書くのかを明確にすることで、正しい書き出しを作れるでしょう。
さらに、何を伝えるのかを明確にすることで、必要な情報を洗い出し、必要な情報が漏れなくなります。
＊構成を考えてから作成する
構成を考えてから作成しましょう。
まず何を書くのかを明確にし、伝えやすくするにはどうすれば良いのかを定めてから、文章を作成することです。
いきなり書き出すのではなく、構成を作り、相手に読みやすい報告書を作成することを心がけましょう。
また、社外文書の基本的な構成は、前付け、本文、付記の3つに大きく分けられます。
さらに、そのうちの前付けのついては、以下の4つの内容で構成されています。
1つ目は、公文書の表示である文書番号です。
祝賀状や、見舞状などには付けないのが一般的であるため、注意しましょう。
2つ目は、発信日付です。
これは、文書を発信する日付を示します。
3つ目は、相手の会社名や氏名などを示す受信者名です。
会社や団体あての場合は、御中としましょう。
4つ目は、発信者側の会社名や所属課などを示す発信者名です。
以上の4つの点を踏まえて、前付けを書きましょう。
また、本文については、以下の5つの内容で構成されています。
1つ目は、件名です。
「〜のご案内」のように、簡潔に示すことが大切です。
祝賀状や見舞状、弔慰状には付け無いため、注意しましょう。
2つ目は、前文です。
これは、拝啓などの頭語、時候の挨拶、感謝の挨拶などを示します。
3つ目は、主文です。
この主文への入り方としては、お越し言葉で書き出しましょう。
4つ目は、末文です。
この箇所では、結びの挨拶を述べます。
5つ目は、記書きです。
文章が完結した後に、記と記載しましょう。
記と記載した後には、伝達事項を箇条書きで列記します。
そして最後に、以上と記載して終わらせましょう。
付記については、以下の3つの内容で構成されています。
1つ目は、追記です。
この箇所では、追って書き、添付書類や同封物を書きましょう。
2つ目は、末尾です。
これは、以上とまとめることです。
3つ目は、担当者名です。
これは、所属部課や、担当者名、電話番号などを必要な場合のみ入れるようにしましょう。
＊箇条書きを活用し簡潔に書く
箇条書きを活用して簡潔に書きましょう。
長い文章を読む手間が省かれ、正確にわかりやすく意向を伝えられるからです。
□まとめ
以上、社外向けの報告書の書き方を紹介しました。
社外に向けて報告書を作成する際は、今回の記事を参考にしてみてください。
