英語でのマニュアル作りをお考えの方はいらっしゃいませんか。
スムーズに作成するには、その書き方と、翻訳する際のポイントを把握しておく必要があります。
そこで今回は、英語でのマニュアルの作り方を紹介します。
□英語マニュアルの書き方とは
英語マニュアルを作るには、英語のライティングスキルは必要不可欠です。
しかし、そのライティングスキルを持っていない方で、英語マニュアルを作る必要がある方はいらっしゃるかもしれません。
そのような方は、英語が得意な方へ翻訳の依頼をすることをおすすめします。
そうすると、ライティングスキルを持っていない方でも、英語マニュアルが作れるでしょう。
また、完成度の高い英語マニュアルを作成する際には、ライティングスキルよりも重要なものがあります。
それは、マニュアルのわかりやすい説明です。
なぜなら、マニュアルの本来の意味としては、ある目的を達成するための見本であり、その目的の再現性を高めるものだからです。
さらに、その再現性を高めるためには、わかりやすい説明が必要であるでしょう。
例えば、初めて料理をする際には、レシピが必要です。
さらに、そのレシピには、どのような食材が必要なのか、どのくらいの分量で調味料を入れるかなどのわかりやすい説明が求められます。
そのレシピにわかりやすい説明がなければ、初めて料理をする方は、それを完成させることができないですよね。
マニュアルでも同じようなことがいえます。
ある作業に初めて取り組む方は、料理におけるレシピのようなマニュアルがなければ何をすれば良いのか分からなくなってしまいます。
それゆえ、初めて取り組む方でも分かりやすいような説明がマニュアルには必要です。
このように、英語のマニュアルはもちろんのこと、どのようなマニュアルであっても分かりやすい説明が必要になるでしょう。
また、英語マニュアルの作り方は、全部で7つの手順があります。
まず1つ目は、作業の全体像を把握することです。
この手順では、マニュアル作成の全体の流れを、最初から最後まで確認し、全体像を把握しましょう。
スタートからゴールまでが可視化されていなければ、必要のない作業に取り組んでしまう恐れがあるためです。
また、そのマニュアルの内容を実際に付箋などに書き出し、手を動かして、その内容の関連付けをしていくと理解が深まりやすくなります。
2つ目は、フローチャートを作ることです。
この手順では、1つ目で確認した全体像を、作業フローの形に変換しましょう。
その作業フローへの変換方法は、スタートとゴール、その間にある作業工程に必要とされる作業を、それぞれの作業工程ごとに記録していくことです。
ポイントは、全ての作業フローをスタートからゴールまで全て書き出し、定期的に見直す上で、作業工程をその間に付け足していくことです。
3つ目は、文章の書き起こしです。
フローチャートを参考にして、作業工程ごとに、作業の説明を簡潔にわかりやすく加えましょう。
4つ目は、マニュアルに従って作業することです。
実際にマニュアルに従って作業していくと、途中で抜けている作業工程が見つかるかもしれません。
その場合は、抜けている作業工程を付け足して、効率的に作業できるようになるまでマニュアルの修正を行う必要があります。
5つ目は、作業を分類することです。
詳しく説明すると、それぞれの作業工程ごとにタイトルをつけ、さらに、それをジャンルごとにグループ分けして、わかりやすいように改良することです。
作業を分類し終えると、一連の作業フローは完成しているでしょう。
6つ目は、目次の作成です。
この手順では、完成した作業フローを俯瞰できるように、紙などに作業工程ごとの目次を作りましょう。
目次の作成が完了すると、マニュアルの完成です。
7つ目は、完成したマニュアルを英語に翻訳することです。
英語が苦手な方は、英語が得意な方に英語へ翻訳することを依頼しましょう。
□英語マニュアルをスムーズに翻訳するポイントとは
＊資料の用意
まず、翻訳対象の文書ファイルを準備します。
もし、翻訳対象をどこからコピーしてペーストするかというような工程が入ると、時間がかかります。
そのため、文書を見ながら、翻訳を直接できる状態にしておくことが大切です。
また、翻訳に取りかかってから、あれこれと心配しなくて済むよう、十分に準備しておくことが大切でしょう。
そうした場合、翻訳速度の加速だけでなく、予算のカットや、質の向上にもつながります。
＊確定させる
元となる原稿が決まるたびに、更新や追加、削除などをすると、コストが上がります。
そのため、後から変更することによるコストの上昇を避けるために、元原稿を入念に確認し、確定させることが大切です。
しかし、納期の都合などで、どうしても、事前に確定させておくことができないことがあるかもしれません。
その場合は、変更した箇所を記録しておくようにしましょう。
□まとめ
以上、英語のマニュアルの作り方について紹介しました。
英語のマニュアル作成の際には、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。
