社外向けの経緯報告書の書き方をご紹介します！

経緯報告書の書き方でお悩みの方はいらっしゃいませんか。
書き慣れていない方は、どのように書けば良いのかご存知ないことも多いでしょう。
経緯報告書は、社内用と社外用で書き方が異なります。
今回は、社外向けの経緯報告書の書き方についてご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

□経緯報告書と顛末書の違いとは？

経緯報告書と似た文書に、顛末書があります。
それぞれどのような違いがあるのか、ご存知ない方が多いのではないでしょうか。
はじめに、経緯報告書と顛末書の違いについてご紹介します。

経緯報告書とは、案件の進行状況や問題発生時の経過を報告するものです。
報告書なので、事実を正確に記載する必要があります。
一方で顛末書は事態が収拾したあとに、いきさつをまとめて報告する文書です。

このように、経緯報告書はトラブルがまだ解決していない段階で作成されるものであるのに対して、顛末書はトラブルの解決後に作成されるという違いがあります。
全く異なるものなので、混同しないようにしましょう。

□経緯報告書を書く際のポイントをご紹介！

上記でご紹介したように、経緯報告書はトラブルが発生している段階で作成するものです。
今後も取引先との関係を良好に保っていくためにも、非常に重要度が高い書類であると言えるでしょう。
では、どのように書けば良いのでしょうか。
経緯報告書を書く際のポイントを4つご紹介します。

1つ目は、5W1Hを意識することです。
つまり、「誰が、いつ、何を、どこで、なぜ、どのように」という6つの要素を明らかにすることが重要です。
経緯報告書の目的はトラブルの途中経過の報告なので、できるだけ内容を具体的にする必要があります。
5W1Hを取り入れることで具体性が高まり、相手にとってわかりやすい報告書になるでしょう。

2つ目は、時系列に沿って報告することです。
時系列通りに記載されていなければ、どのようなタイミングでどのような問題が起きたのかを相手が正確に把握できません。
そうなると、トラブルの現状を上手く共有できない可能性が出てきますよね。

そのため、報告書は必ず時系列に沿って書きましょう。
内容量が多い場合は、2ページに分けるなどの工夫をすると良いでしょう。

3つ目は上司に確認してもらうことです。
完璧に作れたと思っていても、他の人から見ればわかりにくい部分があるかもしれません。
特に社外向けの経緯報告書は、社内向けのものよりも丁寧に、そして具体的に記載する必要があります。

そのため、一度上司に確認を取り、社外の人が見てもわかりやすいかどうかを客観的に判断してもらいましょう。
そうすることで、自分では気づけなかった部分に気づけます。

4つ目は導入の文章と締めの文章を適切に書くことです。
経緯報告書は、エクセルで1から作成するか、ワードのテンプレートを利用して作成することがほとんどでしょう。
エクセルで作成する場合は、特に導入の文と締めの文の書き方に注意する必要があります。
どちらも間違った表現を書いてしまいがちで、誤解を生みやすい部分だからです。
そのため、ミスのないように適切に記載しましょう。

経過報告書を書く際は、このような4つのポイントを意識してみてください。

□経緯報告書を書く際の注意点をご紹介！

最後に、経過報告書を書く際に注意すべき点についてご紹介します。

はじめに、謝罪から始めることです。
相手が大切な取引先である場合は、まずは謝罪をしなければ今後の関係性に問題が起こる可能性も考えられるでしょう。
「この度は弊社の〇〇についてご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。」のように、丁寧に謝罪の気持ちを述べましょう。

次に、今後の対応と対策を明記することです。
今後どういった行動をとっていくのかをしっかりと伝えることで、信頼回復につながります。
どのようなトラブルに関しての経過報告書なのかを示す文題を書いたあとに、「今後の対応としましては〇〇に努めていく所存です。」のように記載すると良いでしょう。

最後に、客観視したもののみを報告することです。
感情的な内容を記載してしまうと、言い訳のように受け取られてしまう可能性があります。
そのため、ご自身の主観的な意見を経緯報告書に記載するのは好ましくありません。
事実のみを記入することを心がけ、上記でご紹介したように上司の確認をとるなどして、報告書に主観的な内容が含まれないようにしましょう。

特に社外向けの報告書を作成する場合は、以上のような点に注意してください。
そうすることで、大切な取引先と今後も良好な関係を築けるでしょう。