セミナーの資料作成を任されたけど、どうやって作ればいいかわからない。
そんなお悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか。
資料作りはコツを知っておくことが必要で、知らずに作ると要点が伝わりにくい資料になることが多いです。
そこで今回は、セミナーの資料を作成するポイントについて解説します。
□スライドと配布資料は異なる
開催されるセミナーは、パワーポイントなどを活用したプレゼン形式が多いでしょう。
この時に、スライドのコピーを資料として配布する場合があります。
しかし、これは良くありません。
スライドと配布資料はそれぞれ役割が違うので、スライドのコピーは配布資料として正確に内容を伝える役割を果たしきれないでしょう。
スライドは見せながら読んでもらうものなので、それだけでは情報が完結しない上に、詳細を把握できません。
一方、配布用の資料は、読んでもらうための資料です。
こういった書類は、詳細を含めて内容や伝えたいことが伝わる資料にする必要があります。
この資料作成時に意識してほしいことは、プレゼンを見なくても伝わる資料を作ることです。
配布資料とスライドの両方を作成することは非常に手間のかかる作業でしょう。
これらを効率よく作るためには、配布資料を先に作ることをおすすめします。
先に大量の情報を掲載する資料を作ることで、伝えたい内容や補足説明などの必要事項について理解でき、頭の中が整理されます。
そのため、スライドがさらに質の高いものになるでしょう。
□資料を配布する方法について
資料を配布する方法によって、受講者の満足度やかかるコストが異なります。
想定するセミナーの予算や雰囲気に合わせて決定しましょう。
配布方法は主に3つあるので、それぞれ紹介します。
1つ目の配布方法は、印刷してその場で配布することです。
この方法は、満足度が最も高く、かつコストが最もかかる方法でもあります。
紙の資料は、セミナーの最中に受講者自身が補足説明を書き記せるというメリットがあります。
しかし、資料のページ数が多いと印刷費用が高くなってしまいます。
また、ノートパソコンを持ち込む場合は必要ないこともあるので、受講者の属性に合わせて選びましょう。
2つ目の配布方法はファイルで共有することです。
PDF形式のデータをサーバーに置き、そのURLを共有することで、資料を共有します。
この時、閲覧者が編集できない設定にしておきましょう。
メールで送る方法もありますが、メールサーバーへの負担を考えると、自由に使えるサーバーに置いてそこにアクセスする形が望ましいです。
3つ目の配布方法はクラウドで共有することです。
GoogleスライドやGoogleドキュメントが代表的ですね。
このような方法は、コストや手間の面を考えても非常に優れています。
□読みやすい資料を作成するコツをご紹介
読みやすい資料を作るためには、2つのコツがあります。
それぞれ見ていきましょう。
1つ
目のコツは、配布資料は要点だけを書くことです。
上記と矛盾するようですが、ここで伝えたいことは、「詳細を必要以上に書きすぎないこと」です。
資料の内容が細かすぎる場合、受講者は講師ではなく資料にばかり目を向けてしまいます。
この状態では講師のやる気が削がれる上、何より受講者が講師の話を受け取りにくくなるでしょう。
受講者に講師の話が届かないことにはセミナーの意味がありませんよね。
あくまでも配布資料はセミナーの補助なので、配布資料の詳しさは講師の話をスムーズに理解できる程度がベストです。
2つ目は、見出しを上手く使うことです。
曖昧な表現や、独特で目を引くような表現は避けたほうが良いでしょう。
そういった表現よりも、具体的で見出しから内容を把握できるような表現が望ましいです。
そうすることで、受講者や講師が配布資料を後から見返したときに簡単に内容を理解できるからです。
□見やすい資料のデザインとは
資料作成のデザインで注意してほしいポイントは2つあります。
1つ目は、フォントです。
フォントサイズが大きすぎる場合、一つのページに掲載したい情報が収まりきらないことがあるでしょう。
また、稚拙な印象を与えてしまいます。
一方、小さすぎる場合は、情報量が多すぎて読みにくくなります。
フォントの大きさはセミナーの満足度にも影響を与えるため、一目見て内容を把握できる大きさにしましょう。
2つ目のポイントは配色です。
配色は基本的にグレースケールが良いでしょう。
また、パソコンでは光った画面に映されるので読みやすくても、紙で見る場合は印象が全く異なることもあるので、注意してください。
□まとめ
今回は、セミナーの資料作成について解説しました。
今回ご紹介したポイントに沿って資料作成を進めることで、内容が伝わりやすい資料になるでしょう。
ぜひ、本記事を資料作成の際の参考にしてみてください。
当社では資料の印刷を承っておりますので、お気軽にご相談ください。
