社内イベントを開催する際には、イベントの企画や会場の手配など、準備すべきことがたくさんありますよね。
運営を担当してみて、苦労した経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
運営マニュアルがあると社内イベントをスムーズに進められるでしょう。
今回は社内イベントの際のマニュアルについてご紹介します。
□社内イベントにおけるマニュアルの必要性について
社内イベントを開催する際、なぜマニュアルが必要なのでしょうか。
はじめにその必要性についてご紹介します。
まず、情報の集約に役立つからです。
社内イベントを開催する際、参加者の満足度は非常に重要ですよね。
満足度の高いイベントを作り上げるためにも、運営側は入念な準備をする必要があります。
運営を一人で行うことは少なく、複数人で役割分担をすることが多いでしょう。
イベント情報や運営方法を一人一人が知っておく必要がありますが、情報が統一されていなければ共有するのが大変ですよね。
必要な情報を1つの場所にまとめておくことで、このような手間を省いて効率的に運営を進められます。
次に、ノウハウの構築になるからです。
企画や準備、当日の運営における一連の業務内容を細かく洗い出し、手順を統一化することで、誰でも安定した運営ができるようになるでしょう。
最後に、メンバーの役割を明確化できるからです。
イベントの運営にはたくさんのメンバーが携わるでしょう。
成功させるためには、一人一人の動きが大切です。
メンバーの動きや役割、目的を明確化しておくことで、全員が当事者意識を持ち、より効率的に運営できるでしょう。
このようなことを明確化することによって、トラブルが発生しても慌てずに対応できるというメリットもあります。
このように、マニュアルはイベントの満足度に関わる重要な役割を果たしています。
□マニュアル作成のポイントをご紹介！
マニュアルの必要性についておわかりいただけたと思います。
では、どのように作成すれば良いのでしょうか。
作成のポイントを4つご紹介します。
1つ目は、イベントの全体像を明確化することです。
全体像が曖昧なままでは、それぞれのメンバーの認識にズレが生じてしまうかもしれません。
イベントの全体像をはっきりイメージできていることで、メンバーが各自の役割について理解を深め、業務の意義を理解しやすくなるでしょう。
2つ目は、イベント内容を具体化することです。
例えば、飲食物の提供の有無や食材の量、調達先など、細かい部分まで記載することが大切です。
さらに、演出やプログラム、会場規模といった暗黙の了解になりがちな項目も、しっかりと言語化しておく必要があるでしょう。
3つ目は、タイムスケジュールの候補をいくつか作成することです。
1つしか作成していない場合、イレギュラーな対応が必要になった際に運営が滞ってしまう可能性があります。
そのような場合に混乱を招いてしまわないように、計画が遅れた場合のスケジュールも複数作っておくことを、おすすめします。
4つ目は、会場のレイアウトや順路を決定することです。
例えば、ブースの配置や数、座席の表記などを決める必要があるでしょう。
このようなことを決めておくことで、当日の運営のイメージがしやすくなります。
また、会場のレイアウトが図面化されていることで、その図を見ながら話し合いを深められるというメリットもあります。
以上の4つのポイントを押さえておくことで、より質の高いマニュアルを作れるでしょう。
□マニュアル作成時の注意点とは？
最後に、作成する際に注意すべき点についてご紹介します。
まず、準備の精度をできるかぎり高めることです。
完璧なマニュアルが完成したと思っていても、当日になって足りないものが出てくることがあるでしょう。
当日に慌てないためにも、当日の運営の流れを細かくシミュレーションし、過不足を洗い出すことが必要です。
次に、属人化しないことです。
運営には多くのメンバーが携わるため、情報を知らないメンバーが出てきてしまう危険性があります。
そうなると、トラブルが起こった場合に対処できなかったり、作業が滞ったりするかもしれません。
そのようにならないためにも、必要な情報は必ずマニュアルに落とし込んでおきましょう。
最後に、トラブルは必ず起こるものとして考えることです。
どれだけ細かくシミュレーションをしていても、当日にトラブルが起こる可能性はあります。
マニュアルを作成する際にも読む際にも、トラブルはつきものであるということを念頭に置いておくと良いでしょう。
□まとめ
今回は社内イベントのマニュアルについてご紹介しました。
イベント運営にあたってのマニュアルの必要性をご理解いただけましたか。
作成の際は今回ご紹介した作成のポイントを押さえておき、これからのイベント運営を効率の良いものにしましょう。
当社ではマニュアルの印刷を承っておりますので、ぜひご相談ください。
