社内用のマニュアル作成を頼まれた方で、作成方法について知りたい方はいらっしゃいませんか。
マニュアルは会社の教育に直接かかわってくるため、抜かり無く仕上げたいですよね。
そこで今回は、マニュアルを作成するメリットや手順、ポイントについてご紹介します。
□マニュアルを作成するメリットとは
そもそもマニュアルがあることで何が違うのでしょうか。
ここではマニュアルを作成するメリットを3つご紹介します。
1つ目は、作業量の削減です。
マニュアルがあれば、分からない時にいつでも見返せます。
そのため、業務がよりスムーズにでき、効率が良くなるでしょう。
業務に不慣れな人がいても読むだけで業務フローやノウハウがわかり、教える人によって伝える内容が違うということも防げます。
また、業務のミスも減り、教える時間も短縮できることも期待できるでしょう。
2つ目は、作業の品質を均一にすることです。
マニュアルがあることで、業務をする誰もが全く同じ手順やノウハウを知れます。
実際に業務を行う際にマニュアル通りに作業をすれば、作業を開始する時期や経験数によって仕上がりに違いが出ることはないでしょう。
また、誰がいつ作業しても常に一定のクオリティーのものができあがることが保障されます。
3つ目は、属人化を防ぐことです。
マニュアルによる手順やノウハウの共有によって、業務が特定の人に任せきりになるということも防げるでしょう。
業務をいつも同じ人がやっていると、他の人ができなくなり担当者がもし対応できなくなった時に困りますよね。
□マニュアルを作成する手順について紹介
マニュアルを作るときは、作成の流れを大まかに理解してから始めるとうまくいくでしょう。
ここでは、マニュアルの作成手順を5段階説明します。
まず1段階目は、マニュアルの内容を決めることです。
最初に盛り込みたい内容をジャンルごとに分類し、カテゴリに入れる内容を確認しながらどこまでマニュアル化するのか考えながら構成を考えます。
社内のルールやコンプライアンスを確認しておくと、矛盾なく作成できるでしょう。
2段階目は、構成が決まれば、マニュアルを作成することです。
先ほど作成したマニュアル通りに業務をしてみて、足りないところがあれば修正します。
第三者にも確認してもらい、意見をもらうのが良いでしょう。
地道な作業ですが、制度を高めるためにも妥協しないことが大切です。
3段落目は、手順通りにチェックリストを作ることです。
間違いやすい所や注意すべき所があれば、チェックリストを作りましょう。
チェックリストがあれば、簡易マニュアルとなり重点的に見直すことができます。
また、手順を間違えるミスが減り、見過ごしも減るでしょう。
4段階目は、マニュアルを配布することです。
マニュアルを全員に配れるように、配布範囲を決めましょう。
加えて、配布方法についても同様に決めておき、急に内容が変更になっても対応できるようにすることも大切です。
配布方法としては紙やデータ資料、オンライン閲覧などが様々ですが防犯の観点からも上司へ相談し、配布範囲についても気を付けるよ良いでしょう。
5段階目は、マニュアルを更新することです。
マニュアルは一度完成したら終わりではなく、その後もフィードバックを繰り返しながら質を高めることが大切です。
そのため、迅速に最新情報を反映できるように、現場とのコミュニケーション常日頃から心掛けましょう。
□マニュアル作成の際に抑えておきたいポイントとは
マニュアル作成に時間がかかるのは、ルールが明確でない場合が多です。
ルールがしっかりとしていれば、それに沿って作れるため時間短縮にもなり、ある程度のクオリティーも望めるでしょう。
そこで今回は、マニュアルの作り方のポイントを5つ紹介します。
1つ目は、マニュアル作成のスケジュールを確定することです。
皆さんも予定を決めていないと、後回しにすることが多いのではないでしょうか。
期限がある場合であれば、絶対に間に合わせようと努力しますよね。
作成に必要な日数や販売したい時期などを考えながら、予定を立てましょう。
研修用のマニュアルであれば、4月までには作成しておきたいですよね。
会社の忙しい時期や決算期に被らないように注意しながら、1日に何時間マニュアル作成に割けるのかを考えながら予定を立てていきましょう。
マニュアル作成は忙しいと後回しにされがちですが、質を高めるためにも1日で終わらすのではなく、コツコツと作成していくことが大切です。
2つ目は、マニュアルを誰に向けて作るのかを決めることです。
読み手を明確に想定することで、内容はもちろん、見せ方もスムーズに決まり満足度が高いものができます。
新入社員に向けて作る場合は、普通の人では分からないような専門用語を極力使わないようにしましょう。
また、会社ならではのルールや常識についても注で説明を入れることも大切です。
3つ目は、マニュアルのフォーマットを決めることです。
フォーマットに統一感があれば、マニュアルの質も高くなり読みやすくなります。
マニュアルはワードやエクセル、パワーポイントで作る場合が大半ですが、それぞれ特徴を踏まえたうえで、作成したいマニュアルに合うものを選びましょう。
4つ目は、作成手順の目的や理由を記載することです。
作成の手順のみを記載するなら楽でしょうが、この手順である理由やそれぞれの項目の意味についても書くと良いでしょう。
何をやるにしても、意味がわからないことには従いにくいですよね。
行動の意図がわからなければ、重要な意味を持つものであっても省略してもいいのかと誤解されてしまうかもしれません。
その結果、担当者によっては業務にばらつきがでることもあるでしょう。
5つ目は、図や表を入れ視覚的にわかりやすくすることです。
担当者が多い場合や、業務の流れが難しい場合は文章では理解しにくいかもしれません。
そういった場合は図やイラスト、表など視覚的に分かりやすくする工夫をすると良いでしょう。
□まとめ
マニュアルを作成するメリットや手順、ポイントについて解説しました。
マニュアル作成する際は、是非参考にして下さい。
