「記念誌ってどうやって書けば良いのだろう。」
記念誌の作成を頼まれた方で、このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか。
記念誌は大切なものとして保管されるでしょう。
だからこそ、満足してもらえるものを作りたいですよね。
そこで今回は、記念誌の目的とメリットや手順、書く際のポイントについてご紹介します。
□記念誌を作る目的やメリットとは
そもそも記念誌とは企業や行政、団体などの色んな活動を歴史的に取り上げたもので、大半が周年で刊行されます。
記念誌を作る前に、作ってどうしたいのかという目的をはっきりさせておくことが大切です。
ここでは、目的とそのメリットは何かについて3つずつ解説しましょう。
1つ目の目的は、歴史や記録を残すことです。
記念誌を作るきっかけに沢山散らばっている資料を歴史的情報として整理し分類し、保存できます。
また、それらの内容がまとめまったものを「年史」という形で残せます。
ここには今までのノウハウを保存し、これからへ継承できるというメリットがあるでしょう。
2つ目は、内部コミュニケーションを高められることです。
記念誌では今まで活躍されてきた先輩がしてきた活動や熱い思い、会社の社会的役割を伝えられます。
そして、歴史や意義をもう一度振り返ることで、社員同士の内部コミュニケーションや団結を高められるでしょう。
ここでのメリットとしては、社員への教育的役割や組織コミットメントを育てられるという点があります。
3つ目は、外部へ幅広い呼びかけができることです。
企業の歴史や存在価値、社会的使命等などを取り上げ、活躍を外部へ幅広く発信します。
また、ここで提供する歴史的情報は、経済や地域、産業の面でも重要な資料となるでしょう。
ここでは、社会に貢献していることをアピールでき、社会的信頼が得られるというメリットがあります。
□記念誌を作成するのに必要な手順とは
そこでここでは、記念誌を作成する際に必要な手順を6つ紹介します。
1つ目は、メンバーを募ることです。
記念誌を作成するのには、膨大な量の資料が必要となります。
そのため、1人で作業をするのはなかなか難しいでしょう。
記念誌を作る際は、最低でも数人もしくは10人ほどのメンバーで作業をすることをおすすめします。
2つ目は、予算を決めることです。
予算によってアプローチする規模を考える必要があります。
予算次第によっては、希望より縮小せざるを得ないかもしれません。
予算は早めに決めておくと良いでしょう。
3つ目は、予定を決めておくことです。
記念誌の作成はかなり時間がかかるので、長い目で予定を立てておくことが大切です。
計画を立てていないと、気づいたら期限ギリギリで間に合わなくなることも考えられます。
確実に期限に間に合わせるためにも、どれくらいで作成を完了させたいかを考えておきましょう。
4つ目は、過去のイベントを調べることです。
記念誌では、過去の記録を残しておくことがあります。
例えば、会社創立の創立記念の際には、今までの社員の苦難や成功体験をまとめると良いでしょう。
また、これらはまだ会社に入って間もない新人にも、良い刺激となります。
5つ目は、デザインを考えることです。
表紙や中をどんな感じにするのか、そういった分野に得意な人がいれば一緒に考えてもらいましょう。
この際、用紙のサイズは気を付けておきましょう。
大体A4サイズが多いですが、完成形がどれくらいの大きさなのかを確認してからデザインするのが大切です。
6つ目は、印刷業者に依頼することです。
記念誌の内容やデザインが決まれば、印刷業者に依頼しましょう。
業者によっては、作成の段階からアドバイスをしてくれるものもあります。
記念誌の作成が難しいという方は、業者に頼ってみましょう。
□記念誌を作る際に注意すべきポイントとは
せっかくなら興味を持ってもらえるような記念誌を作りたいですよね。
しかし、そのためにはいくつか気を付けてほしい点があります。
ここでは、注意すべきポイントを4つ紹介します。
1つ目は、文章表現を分かりやすくすることです。
文章は丁寧さが伝われば良いという訳ではなく、読んでいる人に対し失礼のない範囲で、分かりやすくすることが大切です。
書式も色々あるため、コラム形式や寄稿文を入れれば読みやすくなるでしょう。
2つ目は、現在・過去・未来を分けて書くことです。
企業の記念誌を書く場合は、現在、過去、未来の３つに分類できます。
情報のまとめ方は、テーマやサービスなど様々ですが、まとめ方を間違えると伝わりにくくなります。
時系列でまとめると分かりやすくなるでしょう。
3つ目は、写真をメインに使用することです。
記念誌は企業の沿革や代表者の言葉を入れるため、文字数が多くなりがちです。
記念誌が文字ばかりだと見にくくなってしまうため、写真や図を効果的に入れると良いでしょう。
また、文字と図や写真を併用することでよりイメージしやすくなります。
4つ目は、カラーを控えめにすることです。
カラーを決める際は読みやすい色でデザインすると良いでしょう。
テーマによって色を変えるのも良いですが、あまり色を使いすぎると返って読みづらくなくなります。
そのため、1ページ内で何色も使いたい場合は、全体的に同系色を使用し、強調したいところだけ目立つ色を使うと良いでしょう。
□まとめ
記念誌の書き方や手順、書く際のポイントについて解説しました。
記念誌を書こうとお考えの方は是非参考にして下さい。
