「社内マニュアルの作り方が分からない。」
社内マニュアル作成を頼まれた方でこのようにお思いの方はいらっしゃいませんか。
今回は社内マニュアルを作成する手順やポイント、さらに運用時のポイントについて紹介します。
□社内マニュアルを作成する手順とは
ここでは社内マニュアルを作成する手順について3つ紹介します。
1つ目はマニュアルの内容を決めることです。
はじめに、どんな内容を盛り込みたいのか大きなカテゴリで分類しましょう。
それぞれの項目にどんな内容を入れたいのか検討し、どの程度マニュアル化する必要があるのかも踏まえて構成を練りましょう。
あらかじめ、社内のルールや法令遵守も合わせて確認しておくと、後で辻褄が合わなくなるといったリスクに備えられます。
2つ目は、マニュアルを作成することです。
マニュアルの骨組みが大まかに決定したら、続いてマニュアル制作に取り掛かります。
最初に制作したマニュアルに沿って業務を進め、足りない部分や手順が逆転しているところは修正し、マニュアルを完成させましょう。
上司にも1度目を通してもらい、入れる予定の内容や理解のしやすさをチェックします。
忍耐力が必要な作業ですが、マニュアルの質を高めるためにはこの手順を徹底的にすることが大切です。
3つ目は手順通りに確認リストを作ることです。
マニュアルができたら、手順の中で特に注意すべきところを選び、チェックリストを作りましょう。
間違いやすい部分をまとめたリストが、簡易版マニュアルとなり、重要点を確認しやすいからです。
また、チェックリストがあれば、手順を誤ることなく、業務に取り掛かれ、抜けや漏れ防止につながります。
4つ目はマニュアルを配ることです。
実際にマニュアルが必要となる人に、漏れなく配れるよう配布の範囲を決めておきましょう。
配布方法は、マニュアルの内容を決定する際にあらかじめ決めておき、変更を頼まれた場合に迅速に対応できるようにしておくことが大切です。
方法としては、紙やデータ資料、オンライン閲覧などさまざまな仕方がありますが、情報漏洩の観点からも上司に確認をとることが必要です。
5つ目はマニュアルを更新することです。
マニュアルは1度作成したら終わりではなく、修正を重ねることで仕事の効率が高まります。
マニュアルは、常時最新情報が反映されている必要があります。
必要に応じてすぐに対応ができるよう、現場との意思相通が大切です。
□作成時のポイントについて紹介
社内マニュアル作成のポイントについて3つ紹介します。
1つ目は仕事の全体が俯瞰できることです。
マニュアルの目的は、これから行う業務の内容や手順の全体を理解できることです。
そのため、マニュアルを読めば「何を、どうしてするのか、その業務に対する姿勢はどうあるべきか」といった業務に対しての意義から実際にすべきことを伝える必要があります。
誰でも理解できるマニュアルの作成方法は、どの職についても知っておくことが大切です。
特に、経験したことのない新しい仕事をする場合は、マニュアルの基本的なことを覚えておかなければいけません。
マニュアルは、「仕事の流れを全体的に伝えることが大切で、どれを資材に、どの過程を通じて、結果的に何を作るべきか」が端的に分かる文章であることが理想的です。
2つ目は誰にでも理解できるものを作ることです。
マニュアル作成でしてはいけないのが、自分にしか理解できない造語や文章、内容を使用することです。
普段、日常的に書面でどのような言葉が用いられているか勉強しておくと良いでしょう。
3つ目はマニュアル作成の日にちを明らかにしておくことです。
マニュアル作成において、日程や計画をはっきりと書いておくのは基本です。
「いつ、どこで、誰が、何の仕事を、どのようにするか」といった5W1Hを意識して書きましょう。
この作業は、仕事の目標を達成するための基礎となり、それに沿って実際に仕事が進められます。
そのため、事前に仕事運びをイメージして実現可能な期限を設け、ある程度の目標を踏まえながら日程を組みましょう。
□社内マニュアル運用時のポイントとは
最後に、社内マニュアルの運用時のポイントを3つ紹介します。
1つ目は共有を徹底し、ほったらかしにしないことです。
共有されない状態が続けば、マニュアルが使用されず意味がなくなってしまいます。
放置した状態を作らないことが大切です。
2つ目は可能な限り活用させることです。
マニュアルを読んでもらった後、感想を聞き、それを反映することで常に新しい情報を更新できます。
3つ目は更新を怠らないことです。
昔の情報がそのままだと、マニュアル自体の価値が下がります。
随時更新することで、クオリティーが高くなるため更新はとても大切な作業です。
□まとめ
社内マニュアルを作成する手順やポイント、さらに運用時のポイントについて解説しました。
作り方の流れをざっとおさえておくだけでも、取り掛かる際に随分スムーズに作成できます。
今回解説したポイントを踏まえて、良い社内マニュアルを作りましょう。
