セミナー資料作成を頼まれた方で、手順について知りたい方はいらっしゃいませんか。
今回は、セミナー資料を作る目的や手順、ポイントについて紹介します。
ぜひ参考にしてください。
□セミナー資料作成の目的とは
セミナー資料を作成する目的は、「分かりやすく伝え、相手を動かすこと」です。
ビジネスにおいては、日常の仕事で忙しく、読み手側が資料をじっくり読んでくれない可能性があります。
そのような中で大切になるのが「どれだけ伝えたいことを簡潔に、一目で分かりやすい文章にできるか」です。
例えば、パワーポイントを使って作成する場合は、見た目にこだわって時間をかけてしまいがちです。
しかし、単に見た目が美しいだけでは良い資料とは言えないでしょう。
相手を動かすことができてはじめて、資料作成の目的が達成できます。
また、資料作成においてよくある悩みの1つに、時間がかかるということが挙げられます。
この悩みを解消するには「資料の目的、つまり相手に伝えたいことは何か」をはっきりさせ、その目標に向かって情報を整理することが大切です。
そのためには、論理的思考力や図解思考力と言った技術を身につけることが有効です。
非対面でのコミュニケーションが猛スピードで拡大する現代において、資料作成の技術はさらに重要性を増すでしょう。
□セミナー資料作成の手順とは
ここではセミナー資料作成のための手順を7つ紹介します。
1つ目は、セッションのタイトルを決めることです。
Webページでもタイトルが重要であるように、会議のタイトルも大切です。
タイトル次第で、どんなお客様が来るのか、どんな期待をしてくるのかが変わります。
相手に興味を持ってもらえるようなタイトルで、かつ内容と近いものにしましょう。
2つ目は、伝えたいことを大きく分類することです。
本の章ごとの目次を想像すると分かりやすいでしょう。
むやみに長々と話をするのではなく、ブロックで全体を分けましょう。
60分のセミナーなら3、4セクション、45分なら2、3セクション程度に分けるのがおすすめです。
セクションが分けられたら、それぞれがどんな効果を果たすか、何を伝えるかをはっきりさせておきましょう。
3つ目は、伝えたいことをスライドとして入れることです。
まずは、細かい骨組みは気にせず、メモのようにどんどん入れていきましょう。
4つ目は、各章ごとの構成を整えることです。
伝えたい内容を全て書き出したら、各章の中で構成を変更したり、削除したりします。
またその際、章の内容に沿っているか、説明の並び方が正しいかを確認しましょう。
状況によっては、章の題名や概要を変えることも必要です。
5つ目は、スライドとスライドの間の接続詞を考えることです。
あるスライドから次のスライドに話を移したい時に、どのような接続詞を使ってつなぐのかを考えます。
つなぎ方を自然にすることで、話の流れが分かりやすくなり、ストーリーができます。
ここをいい加減にしてしまうと、聞き手は説明しているスライドや解説から何が分かるのかをすべて聞き終わるまで理解しづらくなります。
もし、どうしても適切な接続詞が見つからないという場合は、スライドの並び方に問題があるかもしれません。
スライドの順番に明確な意味がないということのため、構成を考え直すのも1つの手でしょう。
6つ目は、まとめを入れることです。
まずはそれぞれの章の最後に結論となるスライドを1枚作成しましょう。
続いて、全体の最後に結論となるスライドを1枚入れます。
しっかり解説したと思っていても、聞き手の脳内ではきちんと情報が整理できているとは限りません。
そのため、内容のまとまりごとと全体で、それぞれ1番伝えたい情報をはっきり打ち出しておきましょう。
7つ目は、内容が初めに考えていた内容からずれていないか確認します。
具体的にはそれぞれのスライドで説明する内容や順番が、このセミナーの目標やまとめ、この章で伝えたいことやまとめと一貫しているか確認しましょう。
また、「それぞれを強張するポイントが正しいか」も合わせてチェックすると良いでしょう。
□セミナー資料を作る際のポイントとは
ここでは資料作成のポイントについて2つ紹介します。
1つ目は、目的を考えることです。
目的をしっかり持っておくことは、セミナー資料を作成する上で1番大切なことと言っても過言ではありません。
具体的にセミナーを開催するのは、「誰に、何をしてもらうため」なのか考えましょう。
つまり、セミナーの聞き手は誰で、何を得てもらいたいのかを考えるということです。
その際にターゲットを可能な限り具体的にイメージすることで、より適切な資料を作成できます。
2つ目は言葉選びに注意することです。
セミナー資料の中では、専門用語や業界用語など理解しにくい言葉は使用しないようにしましょう。
読み手が誰であれ、分かるような文書であることが大切です。
これは一部の聞き手が理解できないような言葉を使用すると、伝えたい内容が伝わらないためです。
□まとめ
セミナー資料を作る目的や手順、ポイントを解説しました。
ここで紹介したセミナー資料の作成ポイントを押さえ、伝えたいことが伝えられるようなセミナーを実現しましょう。
