「操作マニュアルってどのように作成したらいいのだろう」
操作マニュアルの制作を頼まれて、このようにお思いの方はいらっしゃいませんか。
今回は、操作マニュアルの作成方法やポイント、作成と合わせてしておきたいことについて紹介します。
□マニュアルの作成方法とは
マニュアルの作成は、通常業務に比べると後回しにされがちです。
そのため、期限を設けた計画を立て、社内で作るか他に任せるかを決めましょう。
ここでは、マニュアル作成の手順を5段階に分けて説明します。
1つ目は、情報収集です。
どんな業務のマニュアルを作成したいか決まれば、その流れやデータの情報を収集しましょう。
2つ目は、整理することです。
どういった流れで業務を行っているか業務フローにまとめましょう。
その際は、不要もしくは不可能な工程がないか確認することが大切です。
3つ目は、構成案を作ることです。
マニュアルを作成する場合、構成案を作成してから書き出しましょう。
その際には、専門用語や作業の説明、業務についての基本情報も盛り込みます。
4つ目は、構成案を元に情報を書き出すことです。
内容によっては図や表、動画など視覚的情報を使用したほうが伝わりやすい場合もあります。
□マニュアル作成のポイントとは
続いて、マニュアルを作成する際のポイントを5つ紹介します。
1つ目は、全体像や目的が分かるフォーマットを用意することです。
操作中には、「この場合はこれをする」といったたくさんの分岐があります。
その際には、「このパターンのときに、なぜそれをするのか」が理解できなくなるケースがあります。
システムフロー図を作成すると、分岐と作業内容を載せられるので流れを全体的に把握できます。
また、各作業に番号を付けると他の方は順番通りにこなせるため、より分かりやすいでしょう。
2つ目は、検索性を高めることです。
検索できるようにするために目次を記載しましょう。
マニュアルは量が多くなりがちですが、1冊にまとめる必要はありません。
もちろん、分量が多すぎて読み手が手をつけないようではいけません。
項目別で冊子を分けたり、インデックスをつけたりすると利用しやすくなります。
また、別のマニュアルで詳細が載っている場合は、アクション番号を記載するのも良いです。
さらに、その作業に関連する情報を近くに記載するなど、相手が参考にしやすい工夫も必要です。
どんなキーワードでマニュアルを活用するのか思い浮かべながら作成しましょう。
3つ目は、読みやすくすることです。
手順を文章のみで書いたもの、説明の長いマニュアルは、理解しやすいものとは言えません。
文章だけでなく、画像を使用するなど操作画面と参照できるようにすれば良いでしょう。
ダイレクトに何をするべきかを理解できるため、利用者は安心して使用できます。
4つ目は、トラブルや疑問点を予測しておくことです。
Webサイトでよく見る疑問点もマニュアルに含めておきましょう。
もちろん、誰もが思いつくような内容は載せないほうが無難です。
トラブルが発生しやすい操作は、手順書のフォーマットに実施上の注意事項を準備し、そこでカバーしましょう。
煩雑な操作や他のシステムと併用する場合は、参照する回数も多くなります。
操作を誤った場合に備えて、対処法も近くのページに書いておきましょう。
5つ目は、更新しやすくすることです。
マニュアルは1度作成したら終わりではありません。
機能が変更になったり、修正があったりすると更新する必要があります。
修正があれば随時更新する方法や、修正内容のメモをマニュアルに残しておき年に1度一気に修正するものがあります。
更新を怠ると、実際とマニュアルの指示がかみ合わず、読んでいる方対して混乱を招きます。
コメント機能を活用するなど、容易に修正点を反映できるよう工夫しましょう。
作業ごとにページを変えれば、更新しやすくなります。
□マニュアル作成と合わせてやっておきたいこととは
マニュアルの作成の目的には、業務を効率的にして生産性を上げることも含まれるでしょう。
当然ですが、その目的を達成するためには実際の業務を効率化する必要があります。
ここでは、そのための方法を3つ紹介します。
1つ目は、業務の無駄をなくすことです。
会社全体の生産性を上げるには、個人の能力自体を上げる方法と、無駄な作業を減らす方法があります。
前者はそれぞれのモチベーションに左右されるので難しいですが、後者であれば個人の能力に依存しないため実施しやすいでしょう。
2つ目は、労働時間を管理することです。
長時間労働は個人の作業効率を低下させるため、生産性の低下につながります。
また、労働者自体にもストレスや疲労がたまり、ミスや病気の原因にもなるでしょう。
労働時間を決めることで、決まった時間内でどれだけできるかといった工夫をできます。
□まとめ
操作マニュアルの作成方法やポイント、作成と合わせてやっておきたいことについて解説しました。
今回紹介した作成のポイントを押さえて、分かりやすいマニュアルを作成しましょう。
