経緯報告書とは？作成方法についても解説します！

経緯報告書の作成方法についてご存知でしょうか。
今回は、経緯報告書とは何か、経緯報告書を書く際のポイントやメールで送る際の注意点についてご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

□経緯報告書とは

社会で働く中で、経緯報告書を作成するような機会が一度はあるでしょう。
しかも多くの場合は、トラブルとなっている時にこの書類を作ることが多いです。
万が一の際に、慌てないように、経緯報告書の作成方法やテンプレートについての知識があれば安心です。

また、経緯報告書は謝罪の意味合いを持つケースが多いため、一定のフォーマットを用意しておくと良いでしょう。
経緯報告書は、経過報告書とも言われます。
これは、ビジネスシーンでの事故や業務上で起こったトラブルに関しての経過を報告する書類です。

経緯報告書は、一般的に、トラブルがまだ収まっていない場合や解決されていない場合に作成するものです。
事態が既に収まっており、その内容を報告する際には、また別の呼び方があります。

よく経緯報告書と混同されるものの1つに、顛末書があります。
これはトラブルが既に収まった後に、その内容を事後報告する目的で作る書類のことです。
そのため、トラブルの途中で報告する経緯報告書とは、意味合いが違います。

経緯報告書と顛末書は、どちらもビジネスにおける問題が起こった際に作成することが多いです。
このように作成する場面が似ているため、間違って認識する人が多いようです。
しかし、説明した通り明確な違いがあるので、万が一の際には間違って対応しないように気を付けましょう。

□経緯報告書を書く際のポイントとは

続いて経緯報告書を書く際のポイントを3つご紹介します。

1つ目は、5W1Hを意識することです。
これは多くの書類で言えますが、実際に報告書を書く際は「誰が」、「いつ」、「どこで」、「なぜ」、「何を」、「どのように」を書く必要があります。

経緯報告書はトラブルの段階を伝えるものであるので、より詳しくトラブルに関しての報告をする必要があります。
もし、個人のトラブルであったとしても、会社に影響を及ぼす可能性があるならしっかり報告することが大切です。
そのため、上司が読んだ際に理解しやすいように経緯を具体的に書く必要があります。

ちなみに、5W1Hは全部の項目で気を付ける必要はありません。
具体的に内容を伝えなければならない場面では意識して書きましょう。

2つ目は、時系列に沿って報告することです。
経緯報告書は上司がトラブルについて把握するためのものですので、しっかり把握できるよう時系列でまとめる必要があります。
書きたい内容が多い場合でも、どうにかして1枚に収めようとする必要はありません。
時系列に沿って、簡単にまとめた項目だけを2ページ目に書くなど工夫してみましょう。

3つ目は、社外向けの文章の場合は、上司にチェックしてもらうことです。
経緯報告書には、社外向けのものもあります。
その場合は、さらに丁寧に書く必要があります。

当然、自分ひとりで校正すれば、具体的かどうかを主観的な見方で判断してしまいます。
そのため、一度経緯報告書が書けたら、その文章に書かれている言葉が正しいものか、また具体的かを第三者に見てもらうことが大切です。
社外の人が読んでも理解できる文章かどうかをチェックしてもらいましょう。

4つ目は、導入の文と締めの文は正しくすることです。
経緯報告書を書く際は、特に導入の文と締めの文に気を付ける必要があります。
どちらの部分も日本語的に誤りが多い文章です。

また、解釈に誤解を生みやすい部分でもあるため、適切に書くことが大切です。
さらに、拝啓や敬具は社外向けの経緯報告書であれば、必要となる表現のため、忘れないよう気を付けてください。

5つ目は、メールの場合は見やすくすることです。
中には、経緯報告書をメールで送る場合もあるでしょう。
しかし、メールの場合だと、どこからどこまでが経緯報告書の文章なのか分かりづらいため、注意が必要です。
読み手側からすれば、大変読みづらい文章となるため、導入と締めを工夫しながら、内容にまとまりを付けることを意識してください。