社内の業務マニュアル作成を頼まれた方必見！作成のポイントとは？

業務マニュアルの作成を頼まれた方で、どのように作ったら良いか分からないという方はいらっしゃいませんか。
業務マニュアルは、会社の仕事効率にも直接関係するため、責任重大です。
今回は、業務マニュアルが何か、マニュアルを作成する際のポイントや運用のポイントをご紹介します。

□業務マニュアルとは

業務マニュアルとは、マニュアルに目を通せば、誰でもいつでも仕事の全体像を掴み、業務内容を理解できるもののことです。
業務マニュアルの目的とはそもそも、業務の効率化にあります。
また、マニュアルによって、新入社員への指導や引き継ぎも行いやすくなります。
特定の人間がいないと業務が進まないなど個人に依存するリスクも避けられます。

□マニュアルを作成する際のポイントとは

続いてマニュアルを作成する際のポイントを3つご紹介します。

1つ目は作成のスケジュールを決めることです。
基本的に、業務マニュアルの作成はいつもの業務をしつつ、進めていきます。
スケジュールを組んでいないと、いつもの業務が優先され、マニュアル作成が先延ばしになりがちです。
スケジュールを明らかにしておけば、スムーズに作成を進められるためオススメです。

さらに、リリースしたい時期に合わせてスケジュールを調整します。
例えば、新入社員向けのマニュアルを制作したい場合は、入社式に間に合うよう計画すると良いでしょう。
会社にとっても、この時期は決算などで忙しくなるため、負担が増えないよう余裕を持ってスケジュールを組むことがコツです。

2つ目は読み手を誰にするか決めることです。
ターゲットを明らかにしておくことは重要です。
制作する際に、読み手を意識して書くと、より良いものとなります。

例えば、新入社員向けのものであれば、難解な単語を使うと、理解しにくいかもしれません。
読み手を考えながら制作に取り組むことで、分かりやすい情報が提供できます。
これにより、社内でもマニュアルの使用率が格段に上がるでしょう。

3つ目は図や表を用いて作成することです。
文章に応じて図や表を用いることで、視覚的に分かりやすいマニュアルが作れます。
見やすく、分かりやすいためメリットが多いです。

□業務マニュアルの運用のポイントとは

業務マニュアルを作って共有すれば、終わりではありません。
作成後のマニュアルを上手に運用していくことが大切です。
ここでは運用時のポイントを3つご紹介します。

1つ目は社内のポータル上のどこに何のマニュアルがあるか明らかにすることです。
業務マニュアルは欲しい時にいつでもアクセスできる場所に保管しておきましょう。
特にオンライン上にあるマニュアルは、どこに何のマニュアルがあるのかが把握しきれないと、一気に活用しにくくなります。
使用率が低くなれば、担当部署への問い合わせが増え、せっかくのマニュアルの意味がありません。

使う側が迷わないような場所にマニュアルを保管し、いつでも閲覧・検索・活用ができるようにしましょう。
社員全員がアクセスする社内ポータルを構築し、運用する企業であれば、社内ポータルの必要箇所にマニュアルを配置できます。

また、社内ポータルをまだ作っていない企業なら、そもそもマニュアルを保管する場所が必要です。
メールやチャットツールでシェアした後に、決めたファイルに保存しておき、誰でも見られる状態になっているか確認しましょう。

2つ目は業務マニュアルの運用担当者を決めることです。
業務マニュアルを上手に活用するには、管理者や運用担当者の存在が重要です。

しかし、運用担当者がいない場合には、社員全員が「誰かがしてくれる」と他人任せな考えとなり、アップデートが滞ります。
そのため、担当の業務マニュアルを整理したり、管理したりする担当者は決めておきましょう。
そうすれば、マニュアルが紛失したり、古い情報のまま活用したりすることも避けられます。

3つ目はマニュアルを定期的に更新することです。
マニュアルで最も大切なのが、コンテンツをこまめに更新することです。
業務マニュアルは、いつでも誰もが仕事の全体像をつかめ、業務内容の詳細が分かるように作る必要があります。

しかし、参考にするマニュアルが古い情報のままであれば、業務がスムーズに進まず効率が悪くなったり、担当部署への問い合わせが多くなったりします。
更新のタイミングについては、マニュアルごとにあらかじめ決めておくか、運用担当者でルールを決めておきましょう。
例えば、誰でも更新して良いマニュアルと、担当者のみしか更新してはいけないものがあります。
各業務マニュアルに合わせて、更新ルールを決めておくことをオススメします。