報告書の作り方が良く分からないとお悩みの方はいらっしゃいませんか。
実際に報告書を作成することになった場合、どこに気を付けて作成していけば良いか分からないですよね。
そこで今回は、報告書の分かりやすい作り方について解説します。
是非参考にしてみてください。
□報告書の種類とは
この記事をご覧になっている方たちの中には、報告書がたくさんありすぎてどう使い分けたらよいのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ビジネスでは様々な報告書が用いられます。
そういった報告書は多種多様で、それぞれ使い分けが求められると同時に、書き方もそれぞれ工夫する必要があります。
ここでは、そういったビジネスシーンで用いられている報告書を紹介します。
まずは、営業に関する報告書です。
日ごとに作成する日誌のような報告書もあれば、週・月単位で、行動内容や業務の進捗状況などを報告するものもあります。
そして、半期・四半期で今後の展開や計画の見直しを書くのが営業内容報告書です。
部署ごとに作成を求められる報告書もあるのではないでしょうか。
業務内容や改善点を報告する事業報告書、実績を中心に知らせる事業実績報告書、決算報告書、有価証券報告書など、これらは社外の人々に伝えるために作成します。
会社の資金をしっかりと管理するための会計・経理に関する報告書もあります。
年間でどの程度の収益をあげて、どの程度の資金を業務活動に使用したのかといったことを報告する収支会計報告書や支払い報告書などがあります。
企業の透明性を高めるためにはなくてはならない報告なので、押さえておきましょう。
問題や苦情、改善してほしい内容を顧客から受けた内容を伝えるような報告書もあります。
いつ・どんなときに・どのような内容でクレームがきて、どのように対応したのかを報告するものです。
会社の業務態度を改善し、質を高めるためにはなくてはならないものでしょう。
研修やセミナーを開催したときにその活動内容を報告するような報告書も存在しています。
どういったセミナーで、どの程度の参加者がいて、どういった感想・所感を持ったのかを報告するものです。
セミナーやイベントのクオリティを上げていくためには必要なものでしょう。
さらに、そういったセミナーやイベント企画する際にも報告書を作成する場合があります。
社内に向けた報告書だけでなく、イベントに招くゲストスピーカーに向けて配布する報告書などもあるので、押さえておいてください。
このように報告書には様々な種類があります。
それぞれの報告書によって、まとめる内容や書くことも異なってくるので、それぞれに合わせて作成することが求められるでしょう。
□報告書の書き方・作り方とは
上記では多種多様な報告書の種類を解説しましたが、意外と気づきにくいのが、実は書く際に押さえるポイントはそこまで変わらないということです。
これから解説するポイントは汎用性が高く、様々な報告書で応用できるので、是非参考にしてみてください。
まず最初に意識してほしいのが、結論を先に書くことです。
読み手が最も知りたいのは、結論です。
報告書の構成は時系列や起承転結で長々と書き記すのではなくて、先に結論を述べてしまいましょう。
理由や詳細、経緯などはその後に書いても構いません。
次に参考にしてほしいのが、文字をただ書き記すのではなくて、視覚的に訴える報告書を作成することです。
これはつまり、イラストや写真、図や表を適宜使って「読ませる」よりも「見せる」を意識してほしい、ということです。
もちろん、文章で伝えるのも大切です。
しかし、その文章も長々と曖昧に書くのではなくて、数字を用いたり簡潔な表現を使ったりして、客観性を意識するようにしてください。
事実と意見はしっかりと分けて、事実を書くなら事実だけでしっかりまとめて、意見を述べるなら所感などで改善点や今後の展開を含めて記すようにしましょう。
□より具体的な報告書の書き方
ここからは、より具体的に報告書をどのような構成にして、作っていけば良いのかについて解説していきます。
まずは、本文の形式です。
見出し、小見出し、説明文のように階層をつけて書いていくようにしましょう。
その際は内容に欠落がないかどうか、内容に誤認がないかどうかをしっかりと確認するようにしてください。
希望的観測に基づくような客観性のない内容は厳禁です。
所見や所感の項目を最後の方に作って、そこで自分の主観や推測に基づいた意見を含める方もいますが、それらは希望的観測になっているので、注意しましょう。
データや客観性を証明するための情報があるけど書ききれない場合は、添付資料として別紙で確認してもらうようにしてください。
報告書内ではあくまで簡潔に記すことを心掛けて、文字量が膨大になりすぎないように注意しましょう。
□まとめ
今回は、報告書の分かりやすい作り方について解説しました。
しかし、上記のポイントを押さえておくことで、ほとんどの報告書には対応できるので是非参考にしてみてください。
