報告書の作成にお困りの方はいらっしゃいませんか。
初めて作る際には、何から始めれば良いか分からない方も多いですよね。
今回は、報告書作成の際のポイントや注意点などを解説します。
ぜひお役立てください。
□報告書の基本的な書き方をご紹介します
報告書にはさまざまな種類がありますが、どれも見やすく、分かりやすい必要があります。
報告書と似たものにレポートがあります。
この2つが、どのような点で異なっているのかについて解説します。
報告書には、主に客観的な事実を記載します。
事実を記載した後に自分の意見を記載する場合は、しっかりと区別して記載する必要があります。
箇条書きにして、すっきりとまとめるのも特徴です。
レポートは、主観的な意見を伝えるのが一番の目的です。
問題に対する自分の意見を、それを裏付ける事実と共に記載するのが一般的ですね。
ここまでをまとめると、前者は事実を伝えるもの、後者は意見を述べるものだと考えると良いでしょう。
このように、この2つは似ていても内容や目的が違うということをご理解いただけたかと思います。
次に、報告書の基本フォーマットをご紹介します。
報告書は何度も作成するものなので、フォーマットがあると便利ですよね。
効率良く作成できるように用意しておきましょう。
使いやすい報告書に記載する内容は、以下の通りです。
・報告書の作成日
・報告書の宛名と報告書作成者
・表題
・内容
・所感
・添付資料
これらを簡潔に、効率良くまとめられるように、ご自身のテンプレートを用意しておくと良いですね。
□報告書作成の際のポイントをご紹介します
報告書を効果的なものにするためには、どのようなポイントをおさえれば良いのでしょうか。
そこで、次に報告書作成の際のポイントを4つご紹介します。
1つ目は、提出する相手や目的に合ったまとめ方をすることです。
どのような書類でも、伝える相手やどのようなことを伝えたいのかを意識するのは大切ですよね。
まず、報告書の対象者を明確にしておきましょう。
例えばお客様向けなら、期限を厳守し、丁寧な報告書にするのが大切です。
さらに、部内向けのものなら、上司との意図が食い違わないように作成するのが大切です。
しっかりと打ち合わせをしましょう。
2つ目は、構成を考えることです。
報告書の内容は、一般的にピラミッドで表します。
このピラミッドは3層構造で、上から表題、要旨、詳細です。
そして、報告書を作成する際は、詳細から書いていくと上手くまとめられます。
3つ目は、正確な情報を簡潔にすっきりまとめて書くことです。
作文になってしまわないようにしましょう。
また、報告内容に説得力を持たせるために、図や表を取り入れると良いでしょう。
重要な部分には下線を使用したり、太字にしたりして効果的に強調しましょう。
4つ目は、文章の書き方に注意することです。
いかに要点を絞るかを重要視して、文章が長くなりすぎないように注意しましょう。
読点がつづき、1文が長くなりそうな場合は、ちょうど良いところで句点を入れるのがポイントです。
さらに、「ですます」調と「である」調は混同しないようにしましょう。
□報告書を書くときの注意点をご紹介します
報告書作成の際のポイントをご紹介してきました。
では、報告書を書くときには何に注意すれば良いのでしょうか。
1つ目は、報告書に求める効果や目的を明確にすることです。
先ほど、目的や報告書の対象者に合わせてまとめるのがポイントだとご説明しました。
目的や対象者をはっきりさせるためには、何のための報告書かを明確にするのが大切です。
読む相手にとって必要な情報を簡潔にまとめましょう。
2つ目は、結論を先に書くことです。
結論を明記した後に、それまでの経緯や要因などを書きましょう。
そうすれば、誰が読んでも分かりやすいものになるでしょう。
3つ目は、声に出して確認することです。
報告書が完成したら、声に出して確認するようにしましょう。
その際、気を付けることは、誤字脱字や表現です。
特に表現では、「ですます」調と「である」調が混同していないかなどをしっかり確認しましょう。
声に出して読んでみると、文章が長すぎる、伝わりにくいなどの問題点に気づきやすいですよ。
4つ目は、内容だけでなく「見た目」にも気を付けることです。
読みやすく上手な報告書は、「見た目」も見やすく作られているのが特徴です。
レイアウトや見出しなども意識しましょう。
先ほどもご紹介したように、分かりやすい報告書を作るためのフォーマットを用意しておくと良いですね。
5つ目は、要約を1枚にまとめることです。
その後ろに詳細を複数枚付けるようにしましょう。
そうすると、時間がない方でもすぐに概要を理解できる報告書になりますね。
□まとめ
今回は、報告書の作成方法やポイント、注意点をご紹介しました。
報告書の作成では相手のことを考えて要点をまとめるのが大切です。
ぜひこの記事を参考にして、見やすく、理解しやすい報告書を作成してみてはいかがでしょうか。
何かお困りのことがありましたら、お気軽に当社にご相談ください。
