「社内マニュアルの作成を任されたけれど、何から手を付ければ良いのかわからない。」
このようなお悩みをお持ちの方は多いでしょう。
社内マニュアルが適当に作成されていると、会社全体の業務に支障が出る可能性がります。
そこで今回は、社内マニュアルの作成を任された方へ、作成方法を解説します。
□社内マニュアルを作成する際のポイントとは？
社内マニュアルは業務を行う上で重要な指針となるため、しっかりとポイントを押さえて作成することが大切です。
ここでは、マニュアル作成の際のポイントを7つご紹介します。
1つ目は、テーマを明確にすることです。
ここが明確になっていないと内容がまとまらないため、結局どうしてほしいのかがよくわからないマニュアルになってしまいます。
2つ目は、読み手のレベルを想定して内容を書くことです。
マニュアルは会社に入りたての新入社員に向けて書くのか、経験が豊富な中堅社員に向けて書くのかでは専門用語の使い方や言い回しが大きく異なります。
そのため、読み手に応じて文章の書き方を変えるようにしましょう。
3つ目は、要点を明確にすることです。
読み手が理解できなければマニュアルとしての意味がありませんよね
そのため、業務において何を理解しておく必要があるのかを明確にしましょう。
4つ目は、複雑な業務は階層構造で記述することです。
階層構造とは、どのような手順で作業が進んでいくのかを明確にするためのものです。
複雑な業務をこの構造で記述すると作業時に必要な情報を見つけやすくなります。
5つ目は、目次やタイトルをわかりやすく設定することです。
業務中に細かいことが知りたい場合、目次がなければページを探すのが大変ですよね。
目次設定に加えページのタイトル設定もわかりやすいものにして、目次検索がしやすいようにしましょう。
6つ目は、図やイラストを活用することです。
図やイラストを活用することで文章だけでは伝わりにくい情報を伝えられます。
難しい論文を読むよりも学習漫画を読んだ方がわかりやすいのと同じですね。
7つ目は、完璧に仕上げようとしないことです。
マニュアルは実際に利用してから出てくる問題もありますから、ある程度形になったら一度お試しで利用してみることが大切です。
□社内マニュアルを作成する手順とは？
ここからは、先ほどのポイントをどのような順序でマニュアルに落としこんで作成していけば良いのかについて紹介します。
また、その作成手順を解説します。
第1ステップは、スケジュールの決定です。
業務の難易度に応じて作成時間は変わってきますが、ノープランで作業を始めるとだらだらしてしまうため、作成時間を決めましょう。
第2ステップは、フォーマットを決定することです。
文章メインのマニュアルであればWord、数値やグラフなどがメインであればExcelといったように、目的に合わせてフォーマットを決定しましょう。
第3ステップは、読み手の想定です。
新入社員に向けて書くのであれば、専門用語を避けてわかりやすい言葉を使うと良いです。
また、中堅社員に向けて書くのであれば多少難しくても良いので、短い文章にしましょう。
第4ステップは、目次やタイトルの記載です。
何がどこに書いてあるかがすぐにわかるようにするためにこれらを記載しましょう。
このとき、要点がしっかり押さえられているタイトルにすることで、読み手が知りたい内容にすぐたどり着けるようにすると良いですね。
第5ステップは、文章を書く時に、その業務の目的と理由を明記することです。
マニュアルから業務の方法が分かっても、何のためにそれをやるのかが理解できなければクオリティの低下に繋がるため、しっかりと記載するようにしましょう。
この時に、説明がわかりやすくなるように図やイラストを用いると良いです。
□社内マニュアルの表紙と目次を作成する時の注意点とは？
最後に、マニュアルの表紙と目次を作成する時の注意点を解説します。
表紙と目次はマニュアルの中で最も重要な部分ですから、ここをしっかり押さえておきましょう。
表紙を作成する時は、わかりやすさに特化しましょう。
デザインが良いかどうかよりも、何のマニュアルなのかがすぐにわかる必要があるからです。
多くの資料の中からマニュアルを探す時に、最もわかりやすいのは大きめのシンプルな文字で題名だけが書いてあるものですよね。
目次を作成する時は、ここの部分で全体のわかりやすさが決まると言っても過言ではありません。
目次はマニュアルの骨組みですから、ここが適当になるとわかりやすい文章でも内容がイマイチなマニュアルになります。
建物を建てる時に、鉄骨を使わずに壁や屋根をつけようとしないのと同じですね。
□まとめ
今回は、社内マニュアルの作成を任された方へ、作成方法を解説しました。
マニュアルは、ポイントを押さえながら正しい順番で作成することが大切です。
マニュアルの印刷のことで何かお困りでしたら、ぜひ一度当社にご相談ください。
