「社内規定集の作成を言い渡されたけれど、どのように作れば良いのかわからない。」
このようなお悩みをお持ちの方は多いでしょう。
社内規定集は働く上でとても重要な役割を果たすものですから、適当に作るわけにはいきませんよね。
そこで今回は、社内規定集の作成方法がわからない方へ、作り方と注意点を解説します。
□そもそも社内規定集とは？
社内規定集とは、労使間のトラブル、従業員間のトラブルを防止するために職場のルールを定めて、それをまとめたルールブックです。
社内規定集には主に以下のような内容が記載されることが多いです。
・職場での基本的なルール
・会社内での禁止事項
・制度や休暇など定められていることについてのルール
・顧客への対応マナー
・企業理念、経営方針など
ここではおおまかに紹介しましたが、具体例や判断基準などをより詳細に記述することで、従業員が理解しやすくなるでしょう。
＊社内規定集を作成する目的とは？
そもそも社内規定集をなぜ作るのか、ここを押さえて作成しないと内容の方向性がよくわからなくなります。
そのまま作成するとまとまりのない規定集となってしまうため、目的をしっかり理解しておきましょう。
社内規定集を作成する目的は主に5つあります。
1つ目は、会社が定めている職場でのルールの内容を従業員に理解してもらうことです。
2つ目は、就業規則などの制度をわかりやすく記載することで、職場のルールを守ってもらうことです。
3つ目は、会社での禁止事項を明確にすることで、働く上でのトラブルを防止することです。
4つ目は、経営理念や事業計画などを社員に理解してもらうことで、会社と社員の目指す方向性を明確にすることです。
5つ目は、管理職員と従業員間で職場のルールの認識に差が出ないようにすることです。
少々多いと感じるかもしれませんが、働く際には多くの責任がかかってきます。
そのため、しっかりと目的を持って作成することが大切です。
□社内規程集の作成方法とは？
それでは、社内規定集の作成方法を紹介します。
次の3つの手順で作成することが大切ですので、ここをしっかり押さえるようにしてください。
ファーストステップは、社内規定として定める内容を検討することです。
社内規定に必要な内容は会社によって異なります。
そのため、会社の責任者の方々とよく話し合った上で決めるようにしましょう。
この際は、同業会社の就業規則を参考にすると考えやすいですよ。
セカンドステップは、定めた規定を専門家に確認してもらうことです。
社内規定は法律に違反してしまうと、違法の労働をしてしまう可能性があります。
そのため、会社内だけで判断せずに法律の専門家に確認してもらいましょう。
また、定めてはいけない項目を探してもらうだけでなく、専門家目線から入れておいた方が良い規定を提案してもらえるため、過不足がない規定集を作成できますよ。
サードステップは、従業員に認識してもらうことです。
わかりやすい規定集を作ったところで、会社の従業員に認識してもらえなければ意味がありませんよね。
規定集作成後、もしくは更新後は、必ず従業員全員に伝わる場でその旨を伝えることをおすすめします。
□社内規定集の作成時に注意すべきことについて
ここまで読んでいただいた方は、規定集の作成方法をご理解していただけたかと思います。
しかし、規定集の作成には3つの注意点がございますから、最後にここだけ一読してください。
1つ目は、規定同士で矛盾がないようにすることです。
整合性がなく、矛盾が生まれている規定集は、守らせるための拘束力が弱くなってしまいます。
そのため、矛盾が生まれないように作成しましょう。
2つ目は、実際の現場との乖離を防ぐことです。
実際の現場でどう考えても守れない規定を定めてしまうと、従業員のことを全く考えていない上層部というイメージになってしまいます。
それによって、従業員と上層部の信頼関係が崩れる可能性があります。
そのため、現場で働く従業員の意見もしっかりと聞き入れるようにしましょう。
3つ目は、定期的に更新をすることです。
社内規定集は一度作成して満足されることが多いです。
しかし、社内環境や法改正などによって、状況は年々変化していきます。
そのため、定期的に規定集は修正して更新していくようにしましょう。
これも現場のことをよく見ていないと認識される原因の1つです。
従業員の不満にならないように気を付けましょう。
以上の注意点を守って作成することで、せっかく作った規則集が社内で逆効果になってしまわないようにしましょう。
□まとめ
今回は、社内規定集の作成方法がわからない方へ、作り方と注意点を解説しました。
社内規定集はしっかり目的を持って法に触れないようにすることが重要です。
また従業員と上層部の関係が崩れないように注意しながら作成すると良いでしょう。
規定集の印刷をする際に何かお困りのことがございましたら、ぜひ当社にご相談ください。
