社内の規定をまとめた規定集の作り方を解説します

社内規定を作成する際に、どのような規定を作れば良いのか迷いますよね。
そして、実際に製本するときの原稿の書き方も迷うでしょう。
今回は社内規定の必要性と作成方法、注意点を紹介します。

□社内規定の目的と必要性とは

最初に目的意識を持ってもらうために、社内規定の目的と必要性を紹介します。
社内規定とは、企業をこの先も継続して運営していくためのルールです。
例えば、日本には法律や憲法がありますよね。
そして、ルールだけでなく、給与などの条件も掲載します。

次に規定を作成する必要性はどのようなものがあるのでしょうか。
会社を興した最初の頃は小規模で運営することが普通ですが、規模が拡大すると従業員が増加します。
そのため、社内の状況が複雑になり、関わる人や団体が増加します。

そして、組織が小さいうちは、立場が上の人の目が末端まで届きますが、規模が大きくなるとそれは難しいです。
このような問題を解消し、より効率的に運営することが社内規定を作成する目的です。
また、上場を目指す会社は、社内規定が整っていることや、会社がその通りに運営されていることが求められます。

□整えておくことをおすすめする社内規定とは

社内規定は１つにまとめるのではなく、必要な項目ごとに書類を作成しましょう。
1つ目は取締役会の招集や議長の選出方法と言った取締役会の規定の内容です。

2つ目は近年SNSが発展し、使用方法によってはリスクがあるため、そのことに関する内容です。

3つ目は接待交際費の規定についての内容です。
会社に利益をもたらすには必要な接待交際費の規定ですが、その内容や支払いを行った先を明確にしておき、税務上の問題が起こることを防ぎましょう。

4つ目は就業規則についての内容です。
社内規定でアルバイトなどの副業を禁止している会社も多いですが、本来の就業規則とは就業時間の業務について記載してあるものです。
そのため、アルバイトが普段の業務に支障が起こっていない限り、就業時間外の行動を規制するものではありません。

どうしても副業やアルバイトを規制したい場合は、副業禁止規定を定めて、就業時間外の副業を禁止する旨を記載すると良いでしょう。

次に、代表的な社内規定は以下の通りです。

・取締役会規定
・勘定科目処理規定
・賃金規定
・退職金給付規定
・出張費規定
・育児休業規定
・内部情報管理規定
・個人情報管理規定
・SNS管理規定

以上が代表的な規定です。
ただし、代表的な物なので、自社で必要だと感じた規定は独自に作成すると良いでしょう。
そして、社内規定は事情が変わるごとに、更新する必要があります。
そのため、規定を変更するたびに更新して、全員に通知がいきわたるようにしましょう。

□社内規定の作成方法と注意点とは

社内規定の作成方法には大まかに分けて3つのステップがあります。

1つ目は社内規定の内容を検討することです。
社内規定は社内の状況や情勢によっても変化します。
自社にはどのような規定が必要なのかを、定めましょう。

2つ目は専門家に確認してもらうことです。
社内規定は従業員の合意が必要なく、一方的に決められますが、法律に違反してはいけません。
また、決めておくべき内容が抜け落ちている場合は会社にとってリスクにもなります。

そのため、作成した規定が、法律的に問題がないか、会社にとってリスクが無いかを専門家にチェックしてもらいましょう。

3つ目は社員に伝えることです。
社内規定を作成した後は、社員に伝えることが重要です。
従業員の全員が確認できる状態を保っておくことや、後日に社内規定を更新した際は報告することを徹底しておきましょう。

次に社内規定を作成する際の注意点を紹介します。

1つ目は法律に抵触していないか、矛盾が発生していないかを確認することです。
先ほども説明したように、社内規定は一方的に決められる反面、法律に抵触している内容は認められません。
そのため、専門家にチェックをしてもらう必要があります。
また、規定が多くなるとともに、規定間の整合性が取れていない部分が発生する可能性がありますので、整合性の確認も必要です。

2つ目は社員がいつでも確認できるように一覧にまとめることです。
重要なことなのでもう一度説明しますが、社内規定は社員が知らないと意味を成しません。
そのため、いつでも確認できるように、一覧にまとめておくなどの対応が必要です。

3つ目は定期的に規則を見直し、更新することです。
世の中は移り変わりがあり、時代に合わせたルールが必要です。
SNSが出現してきたことにより、SNSに関しての規定を定める必要があることが最たる例ですよね。

しかし、社内規定を普段から確認することは大変でしょう。
そのため、1年に確認する回数を決めておくと良いですね。