「わかりやすい社内マニュアルを作るためにはどうしたら良いのかな」
「わかりやすいマニュアルを作成する時のポイントを知りたい」
このようにお考えの方も多くいらっしゃると思います。
そこで今回は、わかりやすい社内マニュアルを作りたい方に向けて、作成の手順とポイントについてご紹介します。
ぜひ参考にしてください。
□マニュアルの役割を解説します！
1つ目は、業務効率化を実現できることです。
マニュアルがあることで、業務を一から新入社員に教育する手間や時間が短縮されます。
これまで、個人に業務知識が依存していた企業においては、ナレッジやノウハウの共有が進み、全従業員が習得できる環境になるでしょう。
そうすることで、業務品質が安定し、業務効率化を実現できます。
2つ目は、業務の全体像を把握できることです。
マニュアルがあることで、業務遂行にあたりどのように進めるのかがフロー化されているため、全体像がわかりやすいです。
業務を進めるにあたっては、いくつかの業務が組み合わさり、複数の社員が同じ業務に関わるため、関わる各社員の判断と同意が必要とされます。
マニュアルがあることで全体像が把握でき、誰がどの役割を担当して進めていくのかわかりやすくなります。
担当している作業が、業務全体のどの部分なのかを知るためにも、マニュアルは欠かせない存在です。
3つ目は、新入社員の早期戦力化です。
マニュアルは、業務の手順書を理解するにあたり、「なぜその業務が必要なのか」ということも示しています。
各会社には、それぞれ経営理念や経営方針、目標など俯瞰した視点を持っており、それを実現するために1つ1つの業務が存在しています。
そのことをマニュアルで示すことで、各業務には必ず意味があるということを新入社員にも伝えられます。
新入社員はマニュアルを理解することで、担う業務の重要性と必要性を理解でき、早期戦略化もできるでしょう。
□マニュアルの作成手順を解説します！
ステップ1では、マニュアルに記載する範囲を検討しましょう。
最初に、マニュアルにどこまで書くかを決めることがとても重要になります。
範囲を決めておくと、内容がブレにくくなるでしょう。
ステップ2では、マニュアルの目次と構成を考えましょう。
目次と構成を事前に考えておくことで、抜けもなく網羅性も高い内容を書けます。
ステップ3では、記載事項を並びかえましょう。
やるべきことをリストアップした後は、それらを並び替えます。
仕事の流れで書くとわかりやすいため、時系列、さらに担当者ごとの仕事ごとに分けて並べていきましょう。
ステップ4では、マニュアルを仮運用しましょう。
作成したマニュアルをもとに仕事を行ってみましょう。
完璧なマニュアルとは程遠いように思えるかもしれませんが、それで構いません。
仮運営する際は、未完成のマニュアルを厳しく確認し、改善案を出すことを念頭においておきましょう。
少なくとも2,3回運用して、マニュアルは完成していくでしょう。
ステップ5では、マニュアルを改善しましょう。
仮運用で出た改善案の内容をもとにマニュアルを改善していきます。
その改善案を踏まえて、マニュアルに追記していきましょう。
仮運営でわかった問題に対する予防策をマニュアルに加えることで、トラブルが起きないように対策できます。
□マニュアル作成時のポイントをご紹介します！
1つ目は、マニュアルを作成するスケジュールを決めておくことです。
後回しにしてしまう可能性もあるからです。
リリースしたい時期や、作成に必要な期間などを考慮したうえで、スケジュールを決めておきましょう。
2つ目は、読み手を意識して作成することです。
読み手を決めて意識することで、読み手は内容を理解しやすくなるでしょう。
3つ目は、マニュアルのフォーマットを決めることです。
マニュアルは、ワード、エクセル、パワーポイントのいずれかで作るケースが多いです。
それぞれにはメリットやデメリットがありますので、それらも含めて決定すると良いでしょう。
フォーマットを統一するとマニュアルのクオリティが安定し、読みやすさもアップするので決めておきましょう。
4つ目は、作業手順の目的や理由を記載することです。
「なぜこの手順で作業をしなければならないのか」や「この行動の目的は何なのか」を記載しておくことで、その業務の重要性や必要性を理解しやすくなるでしょう。
5つ目は、図や表を挿入して、視覚的にわかりやすくすることです。
文章だけではうまく伝えられない場合もありますよね。
そのような際は、図や表、イラストなどを使用することをおすすめします。
□まとめ
この記事では、わかりやすい社内マニュアルを作りたい方に向けて、作成手順とポイントをご紹介しました。
マニュアルを作成する際は、今回ご紹介したポイントを意識してみてください。
当社のオンライン相談は全国対応です。
フルサポートいたしますので、マニュアルを作成したい方はぜひ当社までお気軽にご連絡ください。
