皆さんは報告書を作成する際、どのような点に気をつけていますか。
スラスラ書けなくてストレスを感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、この記事では報告書を作成する際のポイントをご紹介します。
作成する目的やメモを取る方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
□会議後の報告書を作成する目的は3つ！
そもそも、会議後の報告書を書く目的には何があるのでしょうか。
主な目的は以下の3つです。
・会議の内容を出席していない人にも伝える
・決定事項や承認者を明確にする
・次の会議に課題をつなげる
1つ目の目的は会議の内容を出席していない人にも伝えることです。
議事録は出席者が内容を忘れないために利用されるだけではなく、会議に参加していない関係者に会議の内容を伝えるためにも利用されます。
2つ目の目的は決定事項者や承認者を明確にすることです。
皆さんはある発言を「した、していない」という食い違った主張で口論になったことはありませんか。
会議中に決定されたことを誰が承認したのか、またその承認に至った経緯も議事録には記録されます。
このようなトラブルを避けるために記録します。
3つ目の目的は次の会議に課題をつなげることです。
会議中に課題が挙げられた際、その課題に対する解決策が提案されることでしょう。
しかし、その会議中に完結するとは限りません。
次回の会議に持ち越して話し合うこともあるでしょう。
その課題に対してどこまで話し合われたのか、を記録する役割を持つのが議事録なのです。
解決するのに時間がかかると考えられる場合は、議事録を通して経過観察できます。
□議事録作成のポイント
では、どのようなポイントを意識して作成すれば良いのでしょうか。
意識したいポイントは以下の4つです。
・読み手が知りたい情報を記載する
・簡潔にまとめる
・全体的に見やすい構成にする
・時系列に沿って書く
＊読み手が知りたい情報を記載する
議事録を作成する際は、「読み手が知りたい情報は本当にこれなのか」という視点を持つようにしましょう。
読み手はその会議で話し合われた内容を知りたがっています。
ですので、会議での内容を網羅的に記載する必要があるのです。
記載に漏れがあり、読み手が参加者に質問してしまうと、資料を作成した意味がなくなってしまうと言っても過言ではありません。
＊簡潔にまとめる
また、報告書を作成する際、簡潔にまとめることも必要です。
先ほども言ったように、読み手は会議で起こったことを網羅的に把握したいと思っています。
しかし、会議で起こったことを詳細に書いていると、内容を把握するのに膨大な時間がかかってしまいます。
ですので、無駄な要素は省略して簡潔にまとめるようにしましょう。
＊全体的に見やすい構成にする
簡潔にまとめるには全体的に見やすい構成にする必要があります。
たとえ記載されている内容がまとまっていても、余白がなくぎっしりと詰められた書類を見ると、読む意欲が削がれてしまうからです。
ページ内には適度に余白を設け、1文の長さも長くしすぎないようにしましょう。
＊時系列に沿って書く
また、わかりやすい報告書を作るには、会議の流れに沿って作成することも必要です。
会議はその中で起こった発言をもとに進んでいくことが多いですから、会議の流れを無視してしまうと、正確に理解してもらえません。
誰にでも理解してもらえるような資料を作成するために、時系列に沿って書くことを忘れないようにしましょう。
□メモの取り方
報告書を作成するポイントについて解説しましたが、わかりやすい資料を作成するためには会議中のメモが必須になると言えるでしょう。
そこで、メモを取る際に意識したいポイントを紹介します。
・メモを取るアイテム
・簡潔に文書化
・余白を残しておく
1つ目に意識したいのが、メモを取るアイテムです。
メモを取る手段にはパソコンや手書きなどがあります。
その中でおすすめなのが、手書きによるメモでしょう。
なぜなら、手書きだと視覚的なメモを簡単に加えられるからです。
ちょっとした図や表をすぐに書き加えられるのが手書きのメリットではないでしょうか。
2つ目は簡潔に文書化することです。
先ほど、わかりやすい報告書を作成するには簡潔にまとめる必要があると申し上げました。
報告書を簡潔にまとめるには会議中のメモも簡潔にまとめておく必要があります。
ただひたすら会議中になされた発言をメモしていくだけでは、内容が不明瞭になってしまうからです。
3つ目は自由に使える余白を残しておくことです。
余白を残さず、びっしりとメモを詰め込んでしまうと、会議中や会議後に思いついたことを書き加えられません。
何かあったときのために、余白を残しておくと良いでしょう。
□まとめ
報告書を作成する目的と作り方、メモの取り方をご紹介しました。
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