「報告書を作成したい」
「報告書を作成する際の手順について知りたい」
このようにお悩みの方は多いでしょう。
今回は、報告書を作成する際の手順や書き方のポイントについて紹介します。
□報告書とは
報告書とは、実際に起こった事実や出来事を複数の相手に伝えるために作成されます。
作成することにより、複数人の方に同時に事実や出来事を伝えられることが大きな魅力です。
報告書はレポートと同じだと思われることが多いですが、いくつかの違いがあるので紹介します。
報告書は、上で紹介したように、客観的な事実をまとめ、主観的な意見は事実と明確に区別します。
見る人全員がすぐに状況を把握しやすいように、箇条書きで簡潔にまとめることがポイントです。
一方のレポートは、客観的な事実の中に主観的な意見や視点を加えます、
自分の意見を述べる形式が多いことが、報告書と大きな違いです。
目的や要素も違うので、資料を作成する際には注意が必要です。
□報告書を作成する際の手順とは
報告書を作成する際には、効率よく、何が伝えたいのか明確に書くことが非常に大切です。
以下では、効率よく報告書を作成するための手順について紹介します。
1つ目の手順は、正確性を明確にすることです。
どのような目的で作成するのか、誰に向けた報告書なのかを明確にしましょう。
作成する意図によって、今後どのように役立たせられるのかなどの方向性も変わります。
2つ目の手順は、構成を考えることです。
報告書を書く際は、事前に全体の構成を考えておきましょう。
報告書の構造は一般的に、ピラミッド形式で表されることが多いです。
頂点は要約であり、下に行くほど細かい事柄を書いていきます。
全体を意識して、細かな情報から要約、要約から題と書いていくことで、筋の通った報告書が完成します。
3つ目は、素材を集めることです。
効率よく効果的に報告書を作成するためには、素材集めを怠ってはいけません。
素材が多いほど、情報量が多くなるので文章が書きやすくなります。
素材とは、報告書を読む方が状況を把握しやすいための事実や数字などを差します。
本で集めたり、インターネットで検索したりして、できるだけ多くの素材を集めるようにしましょう。
□報告書を書く際の注意点とは
報告書を書く際にはいくつかの注意点があります。
1つ目は、どんな目的のある報告書なのか意識して書くことです。
読む相手によって必要な情報を簡潔にまとめることが、最も重要です。
立場的に上の方に書く場合は、所見や所感が重要になるので、記入するようにしましょう。
また、社長や上司の方は、忙しく時間を多くとれない方が多いので、簡潔にまとめられた報告書を作成しましょう。
しかし、トラブルやクレームに関する報告書を書く場合は、詳しい情報を書くようにしましょう。
同じ過ちを繰り返さないための対策や対応について詳しく書く必要があると思います。
2つ目は、結論を先に書き、簡潔にわかりやすく要点をまとめることです。
読む人は結論を1番に知りたいので、結論を書くようにしましょう。
結論を書き終えれば，理由や経緯をまとめ分かりやすく伝える工夫をしましょう。
曖昧な表現をせず，数字や例を出して書くことをおすすめします。
3つ目は、誤字脱字の確認や声に出して読むことです。
文章を書き終えれば、提出する前に何度も声に出して読んでみましょう。
読むことで、文章の流れや言葉遣いの違和感を感じられ、よりよい報告書が仕上がります。
4つ目は、見た目にもこだわることです。
簡潔にまとまった文章でも、見た目が悪いと読む気も失せてしまいます。
読みやすい報告書は、見た目も見やすく作られていることが多いです。
レイアウトや見出し、書体にも注意して作成しましょう。
□報告書の作成を上達させるためのポイントとは
分かりやすい報告書の共通点は、1度目を通しただけでも理解できる報告書です。
以下では、上手に報告書を作れるようになるためのポイントについて紹介します。
1つ目は、構成をしっかり作ることです。
何を書くか、どこにどんな内容を書くかなど、大まかな構成をイメージしておきましょう。
文章の設計図があることによって、適切に読み手に伝わります。
2つ目は、書く回数を増やすことです。
上手な報告書を作るためには、ある程度の慣れも必要になります。
慣れるためには、何回も報告書を作成するようにしましょう。
書いているうちにどんな言葉遣いが分かりやすいか、どんな構成にすれば良いか分かることがあります。
自分で、会議の議事録を作成してみたり、日報報告を書いてみたりして、書くトレーニングをしてみましょう。
□まとめ
今回は、報告書を作成する際の手順やポイントについて紹介しました。
報告書は、社長や上司の方に読んでいただくものであるので、簡潔にわかりやすくまとめることが重要視されます。
報告書を作成する際の手順やポイントに関するお悩みや質問のある方はお気軽にお問い合わせください。
