「社内マニュアルの作成を任されて困っている」
「どのように作ると見やすいのかを知りたい」
このようにお考えの方がいらっしゃるでしょう。
社内マニュアルは、見やすく作ることで業務効率が上がる可能性があります。
そこで今回は、社内マニュアルを書く際の基本事項や作成手順、作成する際のポイントをご紹介します。
□見やすいマニュアルとはどのようなものかをご説明します
まず初めに、どのようなマニュアルが見やすいのかご紹介します。
マニュアルは、社内の業務や教育に大きくかかわるので、見やすいマニュアルを作る必要があります。
見やすいマニュアルには大きく3つのポイントがあります。
1つ目は、要点が整理されており、簡潔にまとめられているかどうかです。
要点が整理されていない場合、新入社員や初めてその業務に関わる人にとって、理解しづらくなります。
そのため、簡潔に要点をまとめてあることが重要です。
2つ目は、探したい情報をすぐに見つけられることです。
マニュアルをよく使う人は、まだその業務に慣れていない人たちです。
そのような人たちが探したい情報をすぐに見つけられないと、ストレスが溜まって会社に対しての不満が多くなる原因になるかもしれません。
このような事態にならないために、すぐに探し出せるように章ごとにまとめるなどの工夫が必要です。
3つ目は、視覚的にイメージができることです。
文字だけでなく、図や写真などで表せる箇所は、それらを盛り込んだ方が良いです。
文字に図を付け加えることで、さらに見やすくなります。
□ マニュアルを書く際に押さえておくべき基本事項をご紹介します
ここからは、社内マニュアルを作成する前に知っておくべき基本事項をご紹介します。
＊マニュアルと手順書は違うもの
マニュアルと手順書の違いは、マニュアルを作る前に押さえておく必要があります。
仕事においてマニュアルは、業務全体を俯瞰してまとめたもののことで、業務をスムーズに行うための手順や規則などが網羅的に記載されています。
マニュアルには業務の流れだけではなく、業務を行う上で基礎になる経営方針や経営理念、組織構成などの業務を理解する上で必要になってくる基本事項も載せられます。
一方で、手順書には業務を行うにあたり、確実な手順がまとめられたものです。
マニュアルの中の業務の手順を深掘りして書いたものと言えます。
＊マニュアルの役割を理解しておく
マニュアルの役割は、以下の3つに大別されることがほとんどです。
1つ目は、業務効率化の実現です。
新入社員や移動があり業務を1から覚える際に、ベテラン社員が教育に割く時間を短縮できます。
2つ目は、業務の全体像を掴みやすくすることです。
マニュアルは、業務遂行にあたってどのように進めるかをフロー化して、全体像を表します。
業務に関わる社員が、自分はどの段階の仕事をしているのかを把握できます。
3つ目は、新入社員の早期戦力化です。
業務の手順書を理解するにあたって、「なぜこの業務が必要か」を示す役割をマニュアルが担っています。
経営理念や方針、目標を実現するための業務だということを示せるでしょう。
□マニュアルを作る際の手順をご紹介します
ここからは、マニュアルの作成手順をご紹介します。
まず初めに、社内業務マニュアルの使用やスケジュールを決めます。
この段階で、読み手は誰なのか、どのくらいのスキルがあるのかなどを決めます。
次に、業務の情報を集めます。
業務資料を集め、業務を経験したことがある人から聞き取りを行い、基本からノウハウまでを文字や図に表現します。
次は、業務内容を分析して整理します。
分析が終わると、ついにマニュアルの構成を考えます。
自然と読めるような構成を心がける必要があります。
最後に、関係者間で共有を行い、内容や構成、間違いがないかなどを確認します。
この際に、「こうしたらさらによくなるのではないか」などブラッシュアップしていきます。
□作成する際のポイントをご紹介します
ここからは、作成する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。
より良いものを作るための参考にしてみてください。
＊作業手順の目的や理由を書く
単純に作業手順だけ書かれているマニュアルを作るのは簡単です。
しかしそれだけでは、わかりづらいところが出てきます。
そのため、行動の真意もわかるようにすることで、その行動の重要性も示せます。
＊図や表を使用して視覚的にわかりやすいものにする
文章だけで書かれているマニュアルは、読むのも大変で、理解するのも難しいです。
初めて業務に携わる人が、どのようにしたらすぐに理解して業務に取り掛かれるのかを考えて、図や表を挿入するのが良いでしょう。
□まとめ
今回は、社内マニュアルを書く際の基本事項や作成手順、作成する際のポイントをご紹介しました。
見やすいマニュアルは、要点が整理されており探したい情報がすぐに見つかるものです。
今回の記事を参考に、見やすいマニュアルを作成していただければ幸いです。
