規定書作成でお困りの方へ！作成方法についてご説明します！

SNSが発達した昨今では、コンプライアンスを順守することが企業に求められています。
そのため、新たな規定書を作成したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、規定書作成でお困りの方に向けて、作成方法についてご説明します。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

□作るべき社内規定とは

社内規定とは1つにすべてのものをまとめるのではなく、必要となった項目ごとに作成することをおすすめします。
具体的には、取締役会の招集や決議の方法、議長の選出の仕方などの取締役会に関することは「取締役会規定」として規定を作成します。

そして、近年ではTwitterやInstagramなどのSNSが活用されることが多くなっています。
企業の専用アカウントを持たれている方も少なくないのではないでしょうか。
このSNSは正しく利用すれば宣伝効果が非常に高い反面、情報の伝達速度が速いため大きなリスクもあります。
そのため、ソーシャルメディアに関する利用規定も設ける企業が増えています。

その他には接待交際費規定を定めて、接待交際費の内訳や支出先を明らかにするように規定している企業もあります。
これによって無駄な支出を減らしトラブルの発生を予防する効果が期待できます。

この他にも企業で作るべき社内規定は数多くあります。
社内規定は企業に合ったものを適宜作成していく必要があり、時が経つにつれ更新も必要となってきます。
更新した場合は、社員全員に通知するようにしましょう。

□社内規定を作成する際の注意点

先ほどは作っておくべき社内規定についてご紹介しました。
ここからはそれらを作成する際に注意しておきたいことをいくつかご紹介します。

1つ目に挙げられるのは法律に抵触していないかと言うことです。
社内規定が法律に抵触していた場合、後に大きなトラブルに発展する恐れがあります。
そのため、作成した後は必ず専門家にチェックを依頼するようにしましょう。

また、複数の規定を作成していくにつれて、規定ごとの整合性がとれなくなっている場合があります。
全ての規定が統一したルールになっているか、整合性がとれているかといったこともよくチェックしておきましょう。

2つ目は社員に周知しておくことです。
社内規定は社員が守るべきものであり、社員がしっかりと理解していなければ意味がありません。
作成した場合は必ず社員に周知した上で、いつでも確認できるような環境を作っておくことが重要です。

加えて、社員に合意を求める必要のないルールであったとしても勝手にルールを作るのは倫理的に良くありません。
どのような規定であっても新しい規則を作る、更新する場合は必ず社員に周知しましょう。

3つ目は定期的に規則の見直しを行うことです。
企業が業務内容を変更した場合や時代の潮流が変わった際には規則を変更する必要があります。
それゆえに、社内規定を作った後も定期的に規則を見直すようにし、内容をアップデートしていくことをおすすめします。

この際のポイントとして、「暇な時、気付いた時にやる」ではなく、具体的なスケジュールを決めておくことをおすすめします。
年に1回決まった日に見直すように決めておけば、後回しにすることもなくなりますね。

□社内規定を作る際の流れ

ここまで社内規定について詳しくご紹介しました。
最後に社内規定を作る際の流れについてご紹介します。

最初にすべきことは既存の規定の書類を収集することです。
注意点の項目でもご紹介しましたが、社内規定は全てに整合性を持たせておく必要があります。
そのため、既にある規定を再度確認しておくことは重要です。
また、集めた規定は関連するものでグループ分けして管理しておくとより確認作業がしやすくなるためおすすめです。

次にやるべきことは制定する内容を精査することです。
既存の規定を参考にしつつ自社にとって必要な内容なのかを関係者と入念に検討しておく必要があります。
それをしっかりとしたうえで、新設や変更する規定として精査していきましょう。

その次に専門家にチェックしてもらいましょう。
注意点の項目でもご紹介しましたが、社内規定は会社が決められるとは言え、法律に違反してはいけません。
そして、会社側にとって不利になるような規定を設けてしまった場合は後でトラブルになってしまう恐れがあります。
これらのことを考えると専門家に入念にチェックしてもらうことをおすすめします。

最後に周知をしていきます。
社内規定を作成したとしても会社で働く従業員が内容を知らない状態では既定の意味がありません。
従業員全員がその内容を知れるような状態を作り、内容を通知しましょう。