見やすい社内マニュアルの作り方をご紹介します！

皆さんは、見やすい社内マニュアルの作り方をご存知ですか。
作成するのが初めてで、何もわからないという方もいらっしゃると思います。
そこで今回は、社内マニュアルを作る前に知っておくべき基本事項とポイントをご紹介します。
社内マニュアルの作成を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

□社内マニュアルを作る前に知っておくべきこととは？

社内マニュアルを作ろうと思っても、何から始めるべきなのかわかりませんよね。
そこでまずは、社内マニュアルを作成する前に知っておくべき基本事項をご紹介します。
事前に基本的なポイントを押さえ、スムーズに作りましょう。

知っておくべき基本事項は主に2つです。
それは、「マニュアルと手順書の違い」と「マニュアルの役割」です。
以下ではそれぞれについて詳しく解説するので、ぜひお役立てください。

＊マニュアルと手順書の違い

マニュアルとは、業務全体をまとめたもので、業務を円滑に行うための規則や手順などが全て記載されています。
単純な業務の流れに加えて、経営理念や経営方針、業務を理解するうえで欠かせない組織構成なども記載されています。
一方で、手順書とは業務を達成するために必要な手順がまとめられたもので、マニュアルの一部を深掘りして書いたものと認識しておくと良いでしょう。
例えば、マニュアルで「朝は中央の扉から入室する」と書かれている場合、手順書では以下のように細かく書かれています。

1.顔認証
2.セキュリティーカード
3.解錠
4.手指消毒

＊マニュアルの役割

マニュアルの役割は、業務効率化の実現、業務の全体像の把握、新入社員の早期戦力化の3つに分かれます。
それぞれについて解説するので、ぜひ参考にしてください。

1つ目は、業務効率化の実現です。
マニュアルの存在によって、新入社員や異動で業務を最初から教える必要がある場合に、ベテラン社員が研修で教える時間を短縮できます。
また、それまで業務知識が個人に依存していた企業では、社員全員がノウハウを共有できるため、業務品質が安定し、業務を効率的に行えます。

2つ目は、業務の全体像の把握です。
マニュアルがあることで全体像がわかり、誰がどの役割を担うのかが可視化されます。

3つ目は、新入社員の早期戦力化です。
マニュアルを読むことで、新入社員が会社のために何をすれば良いのか理解できます。
新入社員はマニュアルを理解することで、業務の重要性や必要性を把握できるでしょう。

□マニュアルを作る際のポイントについて

1つ目は、スケジュールを決めることです。
作成を後回しにしてしまうケースがあるので、前もってスケジュールを決めておきましょう。
この際には、作成に必要な期間やリリースしたい時期を考慮する必要があります。
一度に完成させようとするのではなく、スケジュールに沿って計画的に作るのがおすすめです。

2つ目は、誰に向けたマニュアルなのかを決めることです。
読み手を設定しておくことで内容はもちろんのこと、見せ方もスムーズに決まります。
新入社員向けのものであれば専門用語を少なくしたり、会社や業界ならではの常識やルールについても注釈を入れると良いでしょう。

3つ目は、フォーマットを決めることです。
フォーマットが統一されていると非常に読みやすくなります。
様々な作成ツールがあると思いますが、それぞれの特徴を把握したうえで、最も適切なものを選びましょう。

4つ目は、作業手順の目的や理由を書くことです。
作業の手順だけでなく、「なぜその作業が必要なのか」「どのような目的で行うのか」なども記載しておきましょう。
行動の真意を理解していなければ、その行動の重要性には気づけません。
担当者によって業務の質に差が出ないようにするためにも、目的や理由も併せて記載しておくことをおすすめします。

5つ目は、図や表を活用することです。
文章だけでは正しく伝わらないこともあります。
そのような場合は、図やイラスト、表などを使って、読み手がわかりやすいマニュアルにしましょう。