「わかりやすい社内マニュアルを作成したいけど作り方が分からない」
このようにお考えの方が多くいらっしゃいます。
社内マニュアルを作成する際には、社内マニュアルの役割を把握することが大切です。
そこで今回は、社内マニュアルの役割や作り方、ポイントについてご紹介していきます。
□社内マニュアルの役割について
＊業務効率化の実現
社内マニュアルの役割として、業務効率化の実現が挙げられます。
社内マニュアルがあることで、新入社員や部署異動してきた社員の教育に割く時間が短縮されます。
また、従業員が業務知識を習得できる環境になるため、業務品質が安定し、業務効率化が進むでしょう。
＊業務の全体像の把握
社内マニュアルがあることで、業務の全体像を把握できます。
業務を進めるにあたって同じ業務に複数の社員が関わるため、その業務に関わる各社員の判断と同意が必要とされます。
そこで、業務の全体像を把握できるマニュアルの存在によって、各業務の担当者が可視化されるため非常に便利です。
このように、業務の全体像から各業務の認識を深めるためにも、社内マニュアルは欠かせません。
＊新入社員の早期戦力化
社内マニュアルがあることで、業務の必要性を理解できます。
会社は、経営理念や経営方針、目標といったビジョンを実現するために各業務を設けています。
そのため、新入社員には、上記のビジョンに対する認識を深めて業務を行ってもらう必要があります。
そこで、社内マニュアルがあることで各業務の必要性と重要性の理解に繋がるでしょう。
結果として、新入社員が効率的に早期戦力化してくれます。
□見やすいマニュアルの作り方について
見やすいマニュアルを作成するためには、3つのステップを踏む必要があります。
1つ目のステップは、フォーマットを選択することです。
フォーマットを選択する上で、社内マニュアルの目的や使用する人物を想定をする必要があります。
理由は、社内マニュアルの目的や使用する人物によって作成するツールが変わるためです。
例えば、危険物の取り扱いに関する社内マニュアルを作成する場合には、安全性を高めるために作業の確認リストが必要です。
確認リストを作成する際には、チェックボックスが作りやすいExcelを使用した作成が適しています。
また、新入社員に向けた社内マニュアルを作成する場合には、業務における基本的な情報も詳細に書く必要があります。
そのため、テキストを中心とするツールであるWordでの作成が適しているでしょう。
このように、社内マニュアルを作成する前の段階に目的と使用する人の想定をすることで、見やすいマニュアルの作成に繋がります。
2つ目のステップは、目次を充実させることです。
目次を見ることで、全体の内容を把握でき、探したい情報にすぐにアクセスできますよね。
そこで、情報の把握やアクセスを簡単にするためには、目次を見やすくすることが重要です
見やすい目次をつくるために適しているツールとしてstockが挙げられます。
stockでは、ノート機能を利用して文書をフォルダ管理できます。
また、番号付きリストがあるため、誰でも簡単に見やすい目次を作成できます。
加えて、リンクの挿入機能も備わっていることから、各目次に記載された内容のノートにおけるワンクリックでのアクセスも可能です。
3つ目のステップは、レイアウトを検討することです。
先ほど説明したマニュアルの目的を参考にしてレイアウトを検討します。
業務に対する詳細な説明を記載するために作成する場合には、テキストを中心としたレイアウトにします。
一方で、業務の流れを理解してもらうために作成する場合には、フローチャートを使用したレイアウトを選びます。
このように、目的に沿って全体のレイアウトを検討すると良いでしょう。
□マニュアルを作るときのポイントについて
1つ目は、計画を立てて作成することです。
社内マニュアルの作成において、計画を立てることは重要です。
理由は、事前に計画を立てないことで、社内マニュアルの作成を後回しにしてしまうケースが多いためです。
そのため、作成に必要な期間や、社員に公開する時期を考慮して計画を立てることをおすすめします。
2つ目は、社内マニュアルの対象を決めることです。
社内マニュアルを作成する際には、事前に読み手を決めておくことが大切です。
読み手を決定しておくことで、読み手に合った内容や見せ方ができます。
例えば、新卒社員を対象とする場合には、専門用語を極力減らしたり、会社や業界のルールも注釈を入れたりすると良いでしょう。
3つ目は、業務の目的や理由を記載することです。
業務の目的や理由を記載することで、社員がその業務に対する重要性を理解できます。
結果として、社員全体の業務の質の向上に繋がるでしょう。
□まとめ
今回は、社内マニュアルの役割や作り方、ポイントについてご理解いただけたでしょうか？
わかりやすい社内マニュアルを作成するためには、社内マニュアルの役割を把握したうえで、適切なツールを使い、要点を絞ることが大切です。
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