年次報告書を作成したことがない場合、これといった決まりがないため、年次報告書を作るのはなかなか難しい作業となります。
年次報告書を作る際には、目的を明確にすることが非常に大切です。
今回は、年次報告書とはどのようなものなのか、また、年次報告書をわかりやすくするためのコツや作り方をご紹介します。
□年次報告書とはどのようなものなのか
年次報告書とは、企業が1年間してきた活動内容や現在の財務状況、経営戦略やこれから先のビジョンについて詳しく書かれた報告書のことを指します。
年次報告書の主な目的は、これらの内容を取引先に加え、投資家にも伝えることです。
それだけでなく、株主へ役員が保有する株式の数を報告したり、子会社や提携している企業に現在の会社状況を伝えたりします。
年次報告書は、アメリカで定められている証券取引所法によるものであるため、日本では特に法律で定められているわけではありません。
しかしながら、近年では企業関係者への情報開示という観点から、年次報告書を作成する企業が増えてきているのも事実です。
この年次報告書によって、現在企業が健全な活動を行っているのか、どれほど信頼できる企業なのかを見てもらい、企業は信頼を得ています。
したがって、有価証券報告書などのように、法律で規定されているわけでないこともあり、どのように書くのか、どのような内容を記載するのかも自由です。
ただ、自由ではあるものの一般的に記載されている内容は決まっています。
例えば、その企業の長期的に掲げているビジョン、戦略、社風や経営者の考えなどです。
企業のウェブサイトで見られることもあるため、一度他の企業の年次報告書を見てみて参考にすると良いでしょう。
□年次報告書をわかりやすくするためのコツ
上記では、年次時報告書がどういったものなのかについてご紹介しました。
ここでは、年次報告書をわかりやすくするためのコツ2つをご紹介します。
1つ目のコツは、表や写真を用いることです。
年次報告書には、ある程度決まったフォーマットを用いている企業が多いですが、上記でも述べた通りこれといった決まりはありません。
年次報告書を作る際に重要なのは、読み手に企業の状況が伝わることです。
そのため、写真や図を有効的に用いることで、視覚的に企業情報が伝わる年次報告書にすることをおすすめします。
例えば、会社の雰囲気や、どのように社員が活動しているのかを文章だけで伝えるのは非常に困難でしょう。
そこで、社員が普段働いている写真などを年次報告書に盛り込むことで、その場の雰囲気を読み手に伝えられます。
また、財務状況や経営方針に関しても、文字だけで容易に伝わるようなものではありません。
そのため、表や図を用いて視覚的に働きかけて、財務状況や経営方針をかみ砕いて理解できるようにすることをおすすめします。
2つ目のコツは、デザインを工夫することです。
年次報告書は、企業の紹介がメインであるため、格好の良いデザインにするというより、読みやすくするために効果的にデザインすることが求められます。
見出しを配置する位置や、文字フォント、文字のサイズなど、工夫できる点は様々です。
あまり派手にするのは良くありませんが、読み手が読みたくなるようなデザインにすることも大切でしょう。
白紙に文字を加えただけの文章にしてしまうと、どうしても堅苦しく、読む気が薄れます。
そのため、文章のない部分にロゴや写真を入れることで魅力的に見せることも大切です。
このように、年次報告書におけるデザインの工夫は、読み手が読む気になったり、すらすら読めるようになったりするためにも非常に有効的な手段です。
これらのポイントを押さえたうえで年次報告書を作成してみてください。
□年次報告書の作り方
上記では、年次報告書とはどういったものなのか、また作る際のポイントはどういったものなのかについて紹介しました。
ここでは、年次報告書の作り方の一例をご紹介します。
年次報告書を作る際は以下のような順番で記載することをおすすめします。
初めに、冒頭のあいさつを書きましょう。
普段の感謝の気持ちをここで表現すると、読み手に良い印象を与えられます。
ただ、必ず挨拶が必要というわけではありませんので、必要事項のみを記載したいという場合は必要ないでしょう。
次に、業績を書きましょう。
経営に関する内容を記載するうえで、最も重要となるのが業績です。
1年間を通してどのような事業を企業が行ってきて、どの程度の成果が上がったのかを記載します。
ここで、企業の戦略や考えも同時に記載しておきましょう。
業績の次は目標や経営計画です。
目標や経営計画も載せておくことをおすすめします。
具体的にどの程の収益を目標とするのか、経営理念はどういったものなのかを記載するのが望ましいです。
目標や経営計画の次に、企業の今後について記載しましょう。
今後の今までとは違った事業を始める予定や、現在直面している課題にどのように向き合っていくのかなどを記載しておくことをおすすめします。
また、その他に企業として記載しておきたい内容も記載しておきましょう。
□まとめ
今回は、年次報告書とはどのようなものなのか、また、年次報告書をわかりやすくするためのコツや作り方についておわかりいただけたでしょうか。
初めてでどのように作るべきかわからない場合は、他の企業の記載方法を真似することから始めることをおすすめします。
年次報告書を作る際は協友印刷をご利用ください。
