「社内マニュアルを何で作るのか知りたい」
「社内マニュアル作成のためのツールや手順が知りたい」
このような疑問をお持ちの方はいらっしゃいませんか。
そこで今回は、これらの疑問の回答をご紹介していきます。
ぜひ参考にしてみてください。
□社内マニュアルを作成できる5つの方法
1つ目は「Excelの使用」です。
これはMicrosoftのツールで、情報の管理はセルで行います。
また、関数を使用できるため、計算しやすいのが特徴です。
したがって、図表を多用するマニュアルの作成に適しています。
関数の具体例としては、合計を計算するSUM関数や、平均を計算できるAVERAGE関数などがあります。
計算に他のツールをあまり必要としない点で、Excelは非常に優秀です。
一方で注意点は、「共有のしづらさ」でしょう。
また、スマートフォンからの編集のしづらさも難点でしょう。
2つ目は、「Wordの使用」です。
これもMicrosoftのツールで、文書を作成するのに適したツールです。
日本でも、様々な職業の方に使用されています。
特徴は文書作成のしやすさです。
設定次第では校正もある程度してくれるためとても便利でしょう。
一方で注意点はWordと同様「共有のしづらさ」です。
そのため、一旦pdfに変換するといった手間が必要となります。
3つ目は「PowerPointの使用」です。
これもまたMicrosoftのツールで、スライド作成に特化しています。
そのため、プレゼンテーションに利用されることが多いです。
特徴は、「画像」も「動画」も「アニメーション」も利用できる点です。
そのため、様々な面から分かりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
また、共同編集できるのも良い点です。
注意点は社内マニュアルの形態によっては使用できない点です。
文書のマニュアルと一緒に使う、pdf化してしまうといった工夫が必要となります。
4つ目は「マニュアル制作専用ツールの使用」です。
マニュアル制作自体に特化しているため、操作がしやすいのが特徴です。
また、編集機能も多彩であることが多いです。
一方で欠点は、ツールによって機能が異なっており、使ってみないと使いやすさが分からない点でしょう。
また、月額料金を支払う必要があり、ランニングコストがかかるのも欠点として挙げられます。
5つ目は、「マニュアル作成ツールの製作の依頼」です。
これは、Web制作会社に、マニュアル作成ツール自体の製作を依頼するという方法です。
特徴は、会社全体のマニュアルを一括管理できることです。
そのため、部署や事業部ごとの管理がしやすいです。
また、マニュアルの変更やカスタマイズもしやすいです。
ただし、コストが高くつきやすいという欠点もあります。
中にはランニングコストが小さいものもあるため、利用の際は会社の状況に照らし合わせて検討しましょう。
□社内マニュアル作成の5ステップ
1つ目は、「作成スケジュールの計画」です。
いつ使うマニュアルなのか考え、逆算しましょう。
たとえば新入社員のためのマニュアルなら、4月までに作成しておく必要があるでしょう。
2つ目は、「情報収集」です。
マニュアル作成で最も重要な工程の1つが情報収集です。
できるだけ色々な人に意見をもらうなどして、多角的に見て矛盾のないマニュアルを目指しましょう。
3つ目は、「マニュアルの構成」です。
収集した情報を流れに沿ってまとめましょう。
このとき、同時に全体を通して存在する理念などが伝わるようにこころがけましょう。
そうすることで、読み手が自分の立ち位置を理解しやすくなります。
4つ目は、「マニュアルの完成」です。
構成が決定し、情報も収集したら、マニュアルの完成を目指しましょう。
5つ目は、「マニュアルの運用」です。
マニュアルが適切であれば、生産性の向上が見込めます。
また、実際に運用してみないと分からない部分もあるでしょう。
その場合はマニュアルの修正につなげるようにしましょう。
□社内マニュアル作成の3つのポイント
1つ目は、「フォーマットを絞るか統一すること」です。
フォーマットがあまりに多いと、修正などが大変になります。
少数または1つのフォーマットを使用するか、Web制作企業に手伝ってもらうと良いでしょう。
2つ目は、「ターゲットの明確化」です。
読み手を意識して作成したマニュアルが最も良いマニュアルです。
そのため、「正しさ」と「分かりやすさ」のバランスが重要です。
どうしても専門用語を使用しなければならないという場合、用語の定義をしっかり解説するようにしましょう。
3つ目は、「文章をよみやすくすること」です。
そのための工夫としては、以下のものが挙げられます。
・文章は短く
・主語と述語を近づける
・結論をまず述べる
・専門用語を避ける
□まとめ
今回は、社内マニュアル作成のためのツールと、手順をご紹介しました。
社内マニュアルは会社全体の生産性を上げるために重要なものです。
読みやすく実践的なマニュアルを製作することが大切です。
この記事が社内マニュアルを作る際の参考になれば幸いです。
