「ミスが起こった際の報告書の書き方をどのように書くか」
このようなお悩みをお持ちの方は必見です。
具体的なミスが起こった際の報告書の書き方ってどのように書くかわからないですよね。
この記事では、ミスが起こった際の報告書の書き方について詳しく解説します。
□顛末書について
顛末書について詳しく説明します。
顛末書とは、起きた何かのことを最初から最後まで事情を説明しているビジネス文書です。
さらに詳しく説明すると、何か起きた時の原因や対応を分析し、二度とそれをおこさないための防止策を講じるためのビジネス文書です。
始末書と違う点としては、顛末書は今後のために書くためのもの、始末書は「申し訳ありませんでした」と過去のミスに対して述べている文書です。
会社によってどっちを書くか、どちらも書くかなど違うため、会社のルールに従い始末書も顛末書も書きます。
顛末書をしっかり書くことが会社の今後に影響するのでしっかり書くことが大切です。
□顛末書の書き方のポイントについて
顛末書を書く時に気をつけるべき2つのことについて説明します。
1つ目は、5W1Hを明確にすることです。
この5W1Hとは、いつ(When)、どこで(Where)、なにが(What)、だれによって(Who)、どうして(Why)を表し、ミスがどのように(How)発生してどのようになったのかを詳細に書きます。
特にその中でも二度と起こらないようにするためにはどうするかの1Hを書きます。
この上記のポイントの内容をしっかり全て入れて書くことは大事ですが、読みやすく読み手がわかるように書くことはとても大事です。
2つ目は、誰が読んでもわかりやすいように心がけることです。
どのような形で社内で共有されても大丈夫なように書く必要があります。
いつどのタイミングで誰が見るかわかりません。
内容を全く知らない人でもわかるように書くことが何回もヒアリングを繰り返さないで良かったりプラスに働くため、心がけがとても大切です。
□顛末書を作成する際の注意点について
顛末書を作成する際の四つの注意点について説明します。
1つ目は、嘘偽りなく誠意を持って作ることです。
嘘偽りなく書くことで、今後の会社側のトラブルを未然に防ぐことができ、続いて対策をしっかりとることができます。
トラブルの経緯や詳しい詳細、謝罪の意を含む文書を作ることで、どんな人が見ても上司であっても誠意を会社全体に伝えることができます。
嘘偽りなく誠意を持って描くことは、結果として会社の今後の取引にも深く関係していくため、誠意を持って作ることはとても重要です。
2つ目は、文章の構成やマナーに気をつけることです。
マナーや文章構成というものを意識します。
多くのテンプレートや書き方の情報がネットなど色々なところに転がっています。
それらを参考にすることでより良い文章を書くことができます。
しかし、会社によっては書き方が決まっているところがあります。
そのため、その場合は臨機応変に対応し、会社のフォーマットを活用することが大切です。
その中でも参考にしても問題なさそうなところはしっかり参考にしてより良い物を作成することを心がける必要があります。
また、ビジネス文書であり、会社のどの立場の人がいつどこで見るかわからないため誰が見てもいいように文章の構成やマナーをしっかりと意識してかくことが重要です。
3つ目は、反省の色をしっかり示すことです。
顛末書は、謝罪を示す文書でもあります。
そのため、必要な謝罪を含めて謝罪の意を表明することが重要です。
固い表現ばかりだと本当に反省しているのかなどの疑惑も出る可能性もあります。
そのため適材適所でしっかりとポイントポイントごとに文面で謝罪を示すことが必要です。
あくまで起きたことの終始について書く文書でもあるため、へりくだりすぎてもよくありません。
程よい反省の謝罪文を入れしっかりとしたフォーマットの形で書いていくことが大事なポイントです。
4つ目は、必ず問題になった経緯を詳細に書くことです。
経緯を詳細にしっかり書く必要があります。
これは、問題の再発防止、そして原因究明のためです。
結果と何が起きたかだけ報告するだけでは今後につながりません。
会社としても再発すると問題なため、正確に記載し、何がどう起きてどうなったのかを書くことで文章の信憑性を高め、提出する必要があります。
取引先との関係性にヒビが入ってしまう可能性や上司と部下だけの関係で問題が解決するものではないため、信頼関係のためにもしっかり書く必要があります。
□まとめ
ミスが起こった際の報告書の書き方ついて詳しく解説しました。
ミスが起こった際の報告書の書き方は、細かいポイントや気をつけるべき点が多いです。
そのようなポイントに関してのご理解をいただいた上で、ご検討よろしくお願いいたします。
ミスが起こった際の報告書の書き方に悩んでいる方はぜひ一度当社にご相談ください。
