テレワークやリモートワークが多くなった今、マニュアルの重要性が増している会社は多いでしょう。
社内マニュアルは普段使っているワードやエクセルでも作成することが可能です。
今回はエクセルとワードそれぞれを使ってマニュアル作成をするときのポイントと、どちらを使うのがマニュアル作成に向いているのか紹介します。
□エクセルによる社内マニュアル作成のポイント
エクセルでマニュアルを作成する際のポイント1つ目は、何を目的としたマニュアルなのかを明確にすることです。
目的を明確にした上でマニュアルを作成しないで、内容が混合したマニュアルになってしまうと、実際にマニュアルをもとに動くときに、無駄な過程を踏む人が出てきてしまいます。
何のためにそのマニュアルが必要なのかを明確にしましょう。
ポイント2つ目は、マニュアルを読む人のレベルを意識することです。
マニュアルを見てその作業を初めてする人なのか、元々基礎知識はある人に向けたものなのかを明確にして、読む人のレベルを設定する必要があります。
初心者が基礎知識がある前提のマニュアルを読んでも作業が止まってしまいますし、基礎スキルを持った人が根本的なところから説明されたマニュアルを読むと回りくどく感じて作業が非効率になります。
読む人のレベルとマニュアルの内容がずれないようにしましょう。
ポイント3つ目は、文言を統一することです。
業務する中で専門用語や特有な言葉の略し方があります。
それらの用語の使い方を統一することで、検索を容易にできるようになります。
マニュアルの冒頭で表記の仕方に関して一覧にまとめておくと良いでしょう。
ポイント4つ目は、デザインにこだわりすぎないことです。
マニュアルにおいてイラストや図表を使って説明することは大切になってきます。
しかし、そのデザインにこだわりすぎるとマニュアル作りに手こずることになってしまいます。
マニュアルで使用するイラストや図表はシンプルに正しく伝えられるように意識しましょう。
□ワードによるマニュアル作成のポイント
ワードでマニュアルを作成する際に便利な機能1つ目は、見出しです。
見出しを作成することによって、スタイルを一括で変えられ、目次を作成することが可能です。
デフォルトのままではなくフォントを変えるなどしていくと良いでしょう。
見出しを作成してスタイリッシュなマニュアルにしましょう。
2つ目は、ヘッダー・フッターです。
ヘッダーとは文書上部の余白を指し、フッターとは文書下部の余白を指します。
ヘッダーに現在の日時を示し、フッターにページ番号を示すことで、文書の余白を有効に活用しましょう。
文章を複数ページにわたって書く場合、印刷したときにページ番号があると見やすいでしょう。
3つ目は、文字列の折り返しです。
画像を挿入するときに、デフォルトの設定のままでは、テキストと同じ扱いなので自由に画像を移動させることがすぐにはできません。
文字列の折り返しをうまく利用することで、画像の場所を自由に決めることが可能になり、見栄え良く配置できます。
4つ目は、ページの区切りです。
文章を改行していくことで自動的にページを変えられますが、のちに修正したときにレイアウトが崩れる可能性があります。
挿入でページ区切りをすることでページを変えるようにしましょう。
5つ目は、目次の作成です。
便利な機能1つ目で紹介した見出しを作成することによっても、記事を自動作成することが可能です。
目次を作成した後に見出しを変更しても、目次は自動的には更新されません。
そのため、手動で更新する必要があるということに注意しなければいけません。
□マニュアル作成に向いているのはどちらなのか
ワードでマニュアルを作成するメリットは、スタイルの選択が簡単であることやリンクの貼り付けが可能であること、誤字脱字の自動チェック機能があることなどが挙げられます。
デメリットとしては、ワード独自のルールが多いことや、表計算の機能が使えないことが挙げられます。
エクセルでマニュアルを作成するメリットは、図形や表を簡単に入れられることや1つのファイルに複数のタブを入れられること、関数を用いた表計算ができることが挙げられます。
デメリットとしては、印刷に適さないことやデザイン性に欠けることが挙げられます。
これらのメリットとデメリットを踏まえると、ワードが向いているのは、印刷して紙で読むマニュアルや、文字による説明が中心のマニュアルだと言えます。
反対にエクセルが向いているのは、印刷せず読むのが前提のマニュアルや、複数のデータを一元管理する必要にあるマニュアル、図表が多いマニュアルだと言えます。
□まとめ
今回は、エクセルとワードそれぞれを使ってマニュアル作成するときのポイントと、マニュアルの特徴ごとに向いているのはワードかエクセルかの紹介をしました。
当社ではマニュアル冊子などの作成における相談を承っておりますので、ぜひお気軽にお問合せください。
