会社内では多くの場面で報告書を作成する必要があります。
報告書の作成は一見難しそうに見えますが、ワードで作成することが可能であり、作成方法を一度理解してしまえばそこまで難しい作業ではありません。
今回はワードでの報告書作成方法とその際に注意すべき点、そして報告書を上手に書くテクニックを紹介していきます。
□ワードでの報告書の作り方
ステップ1:報告書用の表を追加する
ステップ2:タイトルラベルの幅を変更する
ステップ3:報告書の文字を入力していく
ステップ4:必要のあるセルのみ幅を変更する
ステップ5:報告書のセルを結合する
ステップ6:報告書のセルの高さを調整する
ステップ7:報告書の文字の位置を調整する
ステップ8:タイトルラベルの背景色を変更する
ステップ9:年月日に空白を挿入する
以上の9つのステップがワードにおける報告書の作成方法です。
完成したものを見ると一見難しそうに見えますが、作成方法を一度理解すれば、難なく作れるようになります。
□ワードで報告書を作成する際の注意点
ワードで報告書を作成する際に注意すべきポイントの1つ目は、文字のサイズを11〜12ポイントで作成することです。
ワードの初期設定では文字のサイズは10.5ポイントになっています。
この10.5ポイントのままA4サイズの紙に印刷すると、想定よりも字が細かく読みにくい大きさになってしまい、特に高齢の方には見にくい大きさです。
11〜12ポイントで作成することで誰もが読みやすい文書を作成できるでしょう。
注意すべきポイント2つ目は、社名や名前を右寄せしないことです。
報告書の最後に自社の情報を記載するとき、住所や社名、名前の頭をそろえて記載するというマナーが存在します。
この頭を揃えることをしようとする場合、右寄せをしてしまうとうまく設定するのが難しくなってしまいます。
うまく設定するためには、左寄せで作った文書を右側にインデントを利用して動かすという方法を使うと良いでしょう。
□上手に報告書を書くためのポイント
ポイント1つ目は、誰に対して何のために作成する報告書なのかを考えることです。
報告書の形式や内容は、誰に向けて何の目的で作成するのかによって大きく変わってきます。
トップの方に提出する報告書の場合は、少ない文字数で端的にわかりやすく作成し、できる限り早く提出する必要があります。
自分の仕事を評価してもらえるタイミングでもあるので、しっかりと書くといいでしょう。
上司や先輩に出す報告書は、指示通りの分量で作成し、遅くとも数日以内に提出する必要があります。
顧客に出す報告書は、要旨1枚と詳細内容を別紙に作成するのが基本です。
また、内容に間違いがあるだけでクレームにつながることもあり得るので、社内で提出するものに比べて何倍もの確認をし、無礼に値しないかどうかの確認が必須です。
自分の判断だけで提出しないようにしましょう。
ポイント2つ目は、文字量に注意することです。
目的に合わせて文字量を決めていくと上手く報告書を書けます。
具体的には、一言で報告するときには50字、簡潔に1分で報告するときには200文字、一般的な容姿と詳細内容を含む報告書を作成するときにはA4用紙1枚に要旨、別紙に2枚程度で詳細内容を書くと良いでしょう。
ポイント3つ目は、文章表現に注意することです。
注意すべき文章表現1つ目は、ですます調とである調を混合しないことです。
2つ目は、助詞の重複を避けることです。
同じ助詞を、句読点を打たずに3回以上連続で使うと読みにくい文章になってしまいます。
3つ目は、句読点の打ち方に注意することです。
文章の最後に句点をつけることはもちろん、15字前後で読点を入れると読みやすくなるので、正しく句読点を打っていきましょう。
ポイント4つ目は、完成時に読み上げてみてチェックすることです。
報告書を提出するときには、口頭で中身を説明するように言われる場合もあります。
報告書の内容は200字程度を1分で声に出して説明することが可能か確認しておくと良いでしょう。
ポイント5つ目は、全体的に見たときの見栄えの良さを意識することです。
トップや役員の方は時間がないので、報告書が自分にとって読むに値するものであるかを、全体を遠目で見たときの美しさからまず判断します。
見栄えまで考慮されていると内容まで深く読んでもらえるでしょう。
見栄えが美しい報告書のポイント1つ目は、文章のまとまりごとに適度な余白が設けられていることです。
2つ目は、構成やレイアウトが整っていることです。
3つ目は、相手に理解してほしい見出しが一目でわかるようになっていることです。
□まとめ
今回は、ワードでの報告書作成方法とその際に注意すべき点、また、報告書を上手に書くために必要なポイントを紹介しました。
作成方法をしっかりと理解することで上手く報告書を作成できるようになるでしょう。
当社では文書作成においての相談や手直しも承っておりますので、お困りのことがございましたらお気軽にご相談ください。
