「社内マニュアルをつくりたいけど、どうやってつくろうかな」
「社内マニュアルの注意点は何かな」
このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
今回はそのような方に向けて、分かりやすい社内マニュアルの作り方について、手順や注意点を紹介します。
□社内マニュアルを作成するメリットについて
社内マニュアルの作成・運用には、以下のようなメリットがあります。
＊時間の短縮につながる
新たに入ってきた新入社員やアルバイトに対して、社員が口頭で業務手順の指導をする会社は多いです。
しかしこの方法だと、指導する側とされる側との間に理解の相違があるケースもたくさんありますし、なにより1人1人に教えていると効率が悪いです。
社内マニュアルを作成して上手に運用すれば、理解がスムーズに進みやすく、指導時間を他の業務に充てられる分、業務効率が上がります。
＊コスト削減につながる
指導時間が減り、また仕事を覚える効率も上がるため、人件費の削減につながります。
残業の発生や休み時間にずれ込む仕事が減るため、働いている人の不満解消にもなるでしょう。
＊品質の向上につながる
社内マニュアルを徹底すれば、サービスや商品が安定し、品質が一定の水準に保てます。
品質の向上は、顧客満足度にも大きな影響を与えます。
□分かりやすい社内マニュアルの作り方とは？
ここからは分かりやすい社内マニュアルの作り方を、順番に説明していきます。
まず最初に、利用目的を決めましょう。
社内マニュアルの利用者は従業員なので、この従業員に対して「何のために」社内マニュアルを作成するのか、目的や役割を最初に明確にしておきましょう。
次に、社内マニュアルに入れる情報を整理しましょう。
全てを入れてしまうと読みにくくなってしまいますし、逆に情報が無さすぎるとマニュアルの意味がなくなってしまいます。
業務に関する内容や作業手順を再確認したうえで、作業時の問題点や注意点を洗い出すようにしましょう。
3番目に、社内マニュアルの見出し作成と構成をしましょう。
この行程次第で、マニュアルの使いやすさがほとんど決まります。
情報を探す際に、社内マニュアルを読めばすぐに見つけ出せるように、見出し作成と構成を工夫しましょう。
4番目に、社内マニュアルを作成していきましょう。
分かりやすくするには、
・写真や動画の多用すること
・作業目的や理由の掲載すること
・実際に作業して問題点を洗い出すこと
が重要です。
文字だらけのマニュアルだと読みづらくなってしまうため、画像や動画の視覚情報も上手に盛り込むことが分かりやすさにつながります。
また、初心者にとってなぜその作業が必要なのかを知ることは、業務内容を深く理解するうえで重要です。
5番目に、マニュアルの配布と定期的な更新を行いましょう。
この内容に関しては、後ほど詳しく説明します。
□社内マニュアルの注意点について
最後に、社内マニュアル作成後の注意点について紹介します。
社内マニュアルは先ほど少し触れた通り、共有・活用・更新が大事です。
＊社内マニュアルの共有
社内マニュアル作成後の失敗例として、「社内マニュアルをつくって終わってしまった」というものがあります。
当初の目的通り、社内マニュアルは従業員に内容を共有しましょう。
＊社内マニュアルを活用する
社内マニュアルを従業員に共有して、社内マニュアルに関するフィードバックをもらいましょう。
完璧だと思っていたマニュアルでも、実際に使った現場から問題点が指摘される場合があります。
マニュアルを読んでも分からない部分や、もっと深堀りしてほしい部分についてのフィードバックをもらい、マニュアルを磨いていきましょう。
同時に、社内マニュアルが必要ない人にも読んでもらい、フィードバックをもらうと良いでしょう。
従業員とはまた違った目線から、社内マニュアル改善に役立つヒントをもらえるかもしれません。
＊社内マニュアルを更新する
社内マニュアルを活用する中で得られたフィードバックを、社内マニュアルの更新に活用しましょう。
これを繰り返すことで、より分かりやすい社内マニュアルになっていきます。
加えて、時の流れとともに業務内容は進化していきます。
そのため、最初につくった社内マニュアルで満足せず、定期的な更新を心がけましょう。
社内マニュアルは最新の情報であるからこそ、価値があります。
電話応対に関するマニュアルは、更新が半年以上空いても問題ありません。
しかし、新しいサービスに関するマニュアルなど、社内でもまだ基盤が固まっていない業務に関するマニュアルは、1か月スパンでの更新を目標にするのがおすすめです。
□まとめ
今回は分かりやすい社内マニュアルの作り方について、手順や注意点を紹介しました。
現場の声を活かしながら社内マニュアルの作成・共有・活用・更新をすることで、業務の効率化を図りましょう。
当社は、社内マニュアルを含めた冊子印刷を行っております。
何度でも相談できますので、まずはお気軽にご相談ください。
