「年次報告書の作成は義務なのかな」
「作成手順がよく分からないな」
年次報告書担当者の中には、このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃると思います。
今回は年次報告書が義務なのか、作成の目的は何なのか、作成はどのように進めていけば良いのかといった疑問にお答えしていきます。
□年次報告書の作成は義務ではない?
年次報告書は、経営や財務など、会社に関する総合的な情報を開示する目的で、金融機関や株主に対して作成されます。
たくさんの会社が年度末に年次報告書を作成していますが、作成が義務付けられているわけではありません。
ちなみに年次報告書に似たものとして有価証券報告書があり、こちらは上場企業に対して提出が義務付けられている書類です。
年次報告書を有価証券報告書と混同してしまう方も多く、これが勘違いされる方が多い理由だと考えられます。
年次報告書の作成によって、会社と利害関係にある社外の人間に情報を伝えることができて便利です。
年次報告書の作成時には、冊子とWebサイトの両方に情報開示をするのがおすすめです。
内容は自由に決めてよいですが、
・企業がどのような持続・発展をしているか
・財務の安定性について
・将来的な経営戦略や方針
などの内容が盛り込まれるケースが多いです。
各会社の趣向が反映できるため、企業によって多種多様な年次報告書があります。
＊年次報告書はどのように活用される？
先ほど年次報告書が情報開示の目的で作成されると説明しましたが、年次報告書は実際にはどのように活用されるのでしょうか。
活用例の1つ目が、投資家に対するアプローチです。
年次報告書は有価証券報告書と比べても情報量が多く、投資家がその会社に投資するかどうかの判断基準として活用されます。
年次報告書に盛り込まれている経営理念、企業風土、事業戦略、社会的責任に対してどのように取り組んでいるのかなどの情報は、社外の人間がその会社のことを知る貴重な情報源になります。
昔は海外の投資家に向けて、年次報告書は英語で作成されるパターンが多かったですが、近年ではそれ以外の目的でも活用される機会が増え、日本語で作成されるパターンが増えてきています。
活用例の2つ目は、求職者や営業者の情報収集です。
投資家が年次報告書を活用するのと同様、その会社に興味を持った求職者や、その会社に提案営業をしようとしている社外の営業パーソンが、年次報告書を読んで情報収集を行うケースが増えてきています。
求職者にとって、年次報告書はその会社が自分と合っているかを判断する基準になり、営業パーソンの場合、その会社の状況をより深く把握することで、顧客にとってより良い提案をできるようになります。
このように年次報告書では、数字だけではわからない会社の状況を、自由にアピールすることができます。
投資家、求職者、営業パーソンなどの社外の人間に対して、自分の会社の魅力を知ってもらえるように年次報告書の内容を工夫するようにしましょう。
□年次報告書の作成ステップについて
続いて、年次報告書の作成ステップについて、5段階に分けて紹介します。
1つ目のステップでは、制作スケジュールを決めます。
年次報告書の作成を年に何回行うのか、どのタイミングで配布を行うのかなどの情報から、作成スケジュールを組んでいきます。
ちなみに年次報告書は年に1回、製作期間は約6か月、配布タイミングは年度末に開催される決算説明会、というスケジュールで組まれるケースが最も一般的です。
なお年次報告書を作成する際には、IR部門から情報を集めるだけでは物足りない内容になってしまいがちです。
そのため、早いうちから関係部署に制作スケジュールを共有し、協力を依頼しておくとスムーズに政策が進められます。
2つ目のステップでは、外注先の選定を行います。
外注先に迷われている方は、ぜひ当社をご活用ください。
50万件以上の冊子取り扱い実績があり、様々な有名企業からもご依頼をいただいております。
専門家と何度でも無料相談ができますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
3つ目のステップでは、掲載するコンテンツを確定します。
年次報告書に掲載する項目を確定し、必要な情報を項目ごとに整理していきます。
部門同士の連携が重要です。
4つ目のステップでは、全体のデザインを確定します。
年次報告書のデザインが企業イメージに繋がるので、デザイン担当者に企業イメージを正確に伝えるように努力しましょう。
5つ目のステップでは、校正を行います。
校正は1人で行うのではなく、複数人で行うと良いでしょう。
校正時には、
・誤字脱字
・事実関係
・財務データ
などに注目し、細かい部分のチェックと、内容が魅力的かどうかの判断を行いましょう。
□まとめ
今回は年次報告書の目的と作成手順についてご紹介しました。
年次報告書の作成は義務ではありませんが、社外の人間に会社の雰囲気や魅力を伝えるうえで重要な役割を果たします。
年次報告書に関して何かご不明な点がございましたら、当社までお気軽にご相談ください。
