あなたの会社では、災害時の社内マニュアルは整備されていますか。
災害時には冷静な判断ができず、マニュアルやシステムを整備しておくことをおすすめします。
今回は新たに災害時の社内マニュアルを作成する予定の方に向け、作成のポイントについて説明します。
□災害時の社内マニュアルの必要性とは？
災害が起こった際、冷静な判断は思った以上にできないものです。
しかし冷静な判断ができないと、素早い避難や適切な対処ができず、二次災害で命の危険にさらされてしまう可能性があります。
そうならないためにも、災害が発生した際にその会社はどう動くのかを決めてマニュアルにしておくことをおすすめします。
実際、災害時のリスクに備えた仕組みを作りたいと考える会社は半数を超えています。
災害時に社内マニュアルを作成しておくことで、災害が発生した際にもスムーズに対処できるようになります。
□災害時の社内マニュアルに必要な項目とは？
災害時の社内マニュアルを作成するにあたり、必ず載せておいた方が良い項目がありますので、紹介します。
＊災害時の会社の組織体制
災害が起こった非常事態時には、普段とは違った役割が必要になります。
速やかに対応するための防災対策本部のメンバーと基準、場所を決めておきましょう。
防災対策本部のメンバーには、災害時に社内の採光方針を決定できる人を含めるようにしてください。
他にも、災害時に徒歩で会社に出て来れる人もメンバーに含めましょう。
防災対策本部の設置場所は、狭い場所を避けて設定してください。
メンバーが集まれる空間と、通信機器を設置する空間が必要です。
＊災害時にも情報を収集するシステム構築
災害発生時には、普段よりも情報が錯綜する傾向にあります。
情報の中には間違った情報もあるため、正しい情報をいかに早く手に入れられるかが、事業を早く再開するうえで重要になります。
・どの情報をだれがどのように提供したのかを明確にする
・通信手段を複数用意しておく
・収集した情報は一元化し、情報伝達スピードを上げる
・普段から社内・社外との情報交換を行っておく
これらを意識して、正しく素早い情報共有をするようにしましょう。
そしてその全容を、社内マニュアルに載せましょう。
＊緊急連絡網の設定
従業員の安否確認は、非常事態時に最も重要です。
会社によっては、非常事態時の安否確認ツールが整備されていない場所もあります。
特に、電話連絡網しか整備されていない場合には注意が必要です。
災害時には電話は繋がりにくくなってしまううえ、災害時には会社の被害状況の共有や緊急集会の呼びかけなど、電話では伝達が難しい内容も素早く発信していく必要があります。
電話以外の緊急連絡網を整備し、定期的に連絡網が正常に機能するかの訓練をするようにしてください。
＊応急救護・初期消火・避難などの方法
緊急時には応急救護や初期消火、避難などを適切に行う必要がありますが、普段から訓練しておかないとうまくいきません。
会社全体で定期的に訓練を行い、その内容もマニュアルに含めるようにしましょう。
また、会社の備蓄品や設備復旧に関する内容など、緊急事態時に役立ちそうな内容は、なるべくマニュアルに記載するようにしてください。
□災害時の社内マニュアルの作成ポイントとは？
最後に、災害時の社内マニュアル作成時のポイントを紹介します。
1つ目は、5W2Hで考えることです。
災害時になぜその行動を実施するのか、具体的にどんなことを実施するのか、どんな順序で実施していくのか、実施する人はだれか、実施場所はどこか、実施方法はどうか、実施する量はどのくらいか、なるべく具体的に書きましょう。
2つ目は、簡潔に伝えることです。
全てを長い文章で伝えようとするのではなく、写真や動画、図、表を活用することで、「じっくりマニュアルを読まないと理解できない」状態にならないようにしましょう。
災害時には、マニュアルをじっくり読んでいる暇はありません。
一目で内容が伝わるように工夫しましょう。
3つ目は、3部構成を意識することです。
・チェックリスト
・様式に沿った報告事項
・用語集
の3部に分け、目的別で使い分けられるようにしましょう。
4つ目は、災害時の社内マニュアルの内容を定期的に見直すことです。
社内マニュアルは作成して終わりではなく、修正事項や過不足があった場合には定期的に更新していくことも大切です。
5つ目は、社内マニュアルをデータだけで終わらせるのではなく、紙に印刷して冊子にしておくことです。
災害時にはネットが繋がりにくくなったり、電子デバイスの充電ができなくなったりします。
冊子として保存しておき、いざという時に備えましょう。
防災マニュアルを冊子にする場合は、ぜひ当社にお任せください。
□まとめ
今回は災害時の社内マニュアル作成のポイントについて紹介しました。
災害時に慌てないためにも、今のうちから災害時用の社内マニュアルと制度を整えておき、備えておきましょう。
