「業務マニュアルを作ろうか迷っているけれど、うちの会社には必要なのだろうか」
「業務マニュアルの作り方が知りたいな」
このようにお考えの方はいませんか。
今回は会社の業務マニュアルがなぜ必要なのかについてと、マニュアルの作り方を紹介します。
□会社の業務マニュアルはなぜ必要なのか？
＊マニュアルの前提知識
そもそもマニュアルとは、業務の手順書、もしくは業務の手引書のことを指します。
会社の業務マニュアルであれば、その会社の業務をどのような手順で行えば良いのかや、どこに注意しながら業務を行えば良いのかをまとめることが多いです。
マニュアルの目的は「業務の標準化」で、マニュアルを読めば業務の質をある一定の水準にまで引き上げ、保つ効果が期待できます。
＊会社の業務マニュアルを作成するメリット
1つ目のメリットは、教育にかかるコストを削減できることです。
例えば新人が入ってくるたびに仕事を教えていると、業務の効率が下がってしまいますが、新人にマニュアルを事前に一読してもらうと、全てを新人に教える必要がなくなります。
2つ目のメリットは、人件費を削減できることです。
例えば顧客用のマニュアルを作成しておくことで、顧客による問い合わせが必要なくなるケースがあり、顧客対応に関するコストの削減ができます。
3つ目のメリットは、業務の属人化を防げることです。
マニュアル無しで業務をしていると、ある特定の人物にしかその業務の手順が分からなくなってしまうケースが発生する可能性があります。
業務が属人化してしまうと、事業継続のリスクになってしまいます。
このような業務の属人化を防ぐ目的ためには、マニュアルの運用が効果的です。
マニュアルでなるべく多くの人に業務の手順や注意点を把握してもらい、業務の標準化を図りましょう。
□会社の業務マニュアルの作り方について
ここからは会社の業務マニュアルの作り方を紹介します。
1つ目の手順は、マニュアルの内容を決めることです。
マニュアルに盛り込む内容を大きなカテゴリーで分類分けし、カテゴリーごとに盛り込む内容を精査しましょう。
この際、どこまでマニュアル化する必要があるのかを考えながら決めるようにします。
あらかじめ社内規則やコンプライアンスに目を通し、矛盾のない内容にすることも必要です。
2つ目の手順は、マニュアルを作成することです。
校正が決まったら仮マニュアルを作り、一度その仮マニュアルに沿って仕事を進めてみましょう。
実際にやってみることで不足点や順序の前後を見つけ出し、修正できます。
また、他の人にマニュアルを読んでもらい、マニュアルの内容や読みやすさを確認すると良いでしょう。
この段階はかなり根気のいる段階ですが、マニュアルの制度を上げるためにも根気強く進めましょう。
3つ目は、チェックリストを作成することです。
出来上がったマニュアルの要点を抜き出し、チェックリストを作成します。
ミスが発生しやすい箇所をチェックリスト化することで、時間がない時用の簡易版マニュアルとして活用できます。
4つ目は、マニュアルを配布することです。
せっかくマニュアルを作成しても、そのマニュアルを必要とする人のもとに届けなければ意味がありません。
一方で、あまりに配布範囲を拡大しすぎてしまうと、マニュアルの管理が難しくなってしまいます。
そのため、あらかじめ配布範囲や配布方法を決めておくことをおすすめします。
現場の声を受けてマニュアルが修正することになったとしてもすぐ対応できるよう、配布方法をマニュアルに定めておいても良いでしょう。
マニュアルを配布する方法としては、
・紙
・オンライン閲覧
・データ資料
などの方法があります。
5つ目は、必要に応じてマニュアルの更新を行うことです。
マニュアルは作成が完了した段階で終わりではなく、現場の声や社会情勢の変化などに合わせて何度も改善していくことが求められます。
常に最新情報を追い求め、現場とコミュニケーションを取ることを忘れないようにしましょう。
□マニュアル作成時のテクニックについて
＊業務内容を時系列でまとめる
マニュアルは業務の流れに沿って書かれていると、読みやすくなります。
特に1つもの仕事に複数の部署・人が関わっている場合には、タスクを担当者ごとに分け、混同しないように気を付けましょう。
ステップごとに業務内容を記すことで、誰でも業務を行いやすくなります。
＊画像や動画も活用する
マニュアルは文字だけでなく、写真や図解などの画像や、実際に業務を行っている動画を盛り込むと、文字で表現しにくい内容も伝えやすくなります。
マニュアルで表現が難しい部分があった場合、画像や動画に頼ってみても良いでしょう。
□まとめ
今回は会社の業務マニュアルがなぜ必要なのかについてと、マニュアルの作り方を紹介しました。
業務マニュアルを作成することで業務の効率化ができます。
また冊子の業務マニュアルを作ろうとお考えの方がいましたら、お気軽に当社までご相談ください。
