社外に向けた報告書の書き方とは？作成手順を解説

みなさんは報告書を作成する際、どのようなステップで作成しているでしょうか。
どれだけ時間をかけても、何が伝えたいのかわからない報告書になってしまうこともしばしばあります。
そこで、この記事では社外に向けた報告書の作成手順と作成時のポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

□社外に向けた報告書の作成手順とは？

報告書の作成は「報告書の正確性をはっきりさせる」「構成を考える」「素材を集める」の3つのステップに沿って作成するとスムーズに進みます。
それぞれのステップをもう少し詳しく解説していきます。

まずは、報告書の正確性をはっきりさせることです。
報告書を作成する際、最も大切なのがどういう理由で誰に提出するのかといったことです。
作成する意図を明確にして、どのように将来生かせるのかを考えることで、意味のある報告書を作成できます。

次は、構成を考えることです。
報告書を書き始める際は、全体の構成を考えましょう。

報告書の構造は、ピラミッドに例えられることが多いです。
ピラミッドの頂点が要約であり、下に行けば行くほど詳細な事柄を示しています。
全体の構成を意識して、詳細から要約、要約から表題という流れで書いていけば、一本の筋が通った報告書を作成できます。

最後は、素材を集めることです。
報告書を効果的に、効率的に仕上げるには素材集めが重要です。
素材が多ければ多いほど文章は書きやすくなりますよね。
では、ここでいう素材とは何を示しているのでしょうか。

それは、報告書を提出する相手が必要としている情報や数字、エピソードなどです。
身の回りで何が起こったのかを箇条書きにしたり、インターネットから資料を集めたりして素材を集めていきましょう。

□報告書でありがちな失敗とは？

報告書の作成で多くの方が失敗してしまうことがあります。
ここでは、報告書でよくある失敗をご紹介します。

まずは、情報が整理されていないことです。
報告書の中には、全体が1つの文で構成されていて、必要な情報が書かれているかどうかが一目でわからないものがあります。
細かい情報を掴むために全ての文に目を通さなければならないという状況は、うまく報告書をまとめられていないことを示しています。

・情報を項目ごとに分ける
・報告書の概要をしっかりまとめる

以上の2点を意識して報告書を作成するようにしてください。

次は、具体的でないことです。
文章が項目ごとに分けられていても、内容が具体性に欠けていれば報告書の内容を掴みにくいです。

□書き方のコツをご紹介

では、どのようなことを意識して報告書を作成すると読み手にも伝わりやすくなるのでしょうか。
ここでは書き方のコツをいくつかご紹介します。

1つ目のコツは、正確な事実を客観的に伝えることです。
社外向けに提出する報告書は会社から先方に提出するものです。
そのため、個人の意見はあまり求められません。

個人の意見は誤解を生んだり、先方を混乱させたりしてしまうからです。
あくまでも事実として何が起きたのか、それによってどのような影響があったのかを記載しましょう。

2つ目のコツは、5W1Hを意識することです。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」といった要素に漏れがあると、事実を正確に先方に伝えられません。
情報を正確に伝達できないと、不信感を抱かせてしまう可能性があるので過不足なく情報伝達をするようにしましょう。

3つ目のコツは、簡潔なレイアウトにすることです。
分量が多くなってしまうのであれば、内容を省略せずに箇条書きや番号付きリストを使ってわかりやすいレイアウトを心がけましょう。

4つ目のコツは、原因と対策を明記することです。
原因が記載されていないと、トラブルを解決しようとしていないと捉えられかねません。
また、対策が記載されていないと、同じトラブルを防ごうとしていないと思われてしまうかもしれません。
先方の信頼を失わないためにも、原因と対策の両方を記載するようにしましょう。

5つ目のコツは、できるだけ早く作成して提出することです。
これは内容に関するポイントではありませんが、重要な要素です。
経緯報告が遅れてしまうと、顧客との関係性が悪化してしまう恐れがあります。

しかし、経緯報告書を作成するには、担当部署とのコミュニケーションが必要になり、共有にどうしても時間がかかってしまいます。
従来の方法では部署間の情報共有に時間がかかり、作成が遅れてしまうということですね。

そのため、部署間での情報共有をスムーズにする仕組みが必要です。
社内の情報を簡単に集約して整理できるツールもありますので、興味がある方はぜひチェックしてみてくださいね。