「どのようにしてマニュアルを作成すれば良いのか迷っている」
このようにお悩みの方は多いでしょう。
そこで、この記事では社内マニュアルを作成する目的や分かりやすいマニュアルを作成するコツをご紹介します。
□社内マニュアルを作成する目的とは？
社内マニュアルを作成する目的は、方法や手順を読者にわかりやすく伝えることでしょう。
正しい手順で業務に取り組めるように、指針となるマニュアルを作成する方が多いと思います。
わかりやすいマニュアルを作成するには、デザインが最も重要だと言っても過言ではありません。
そこで次の項からはどのようなデザインにすればわかりやすいマニュアルにできるのかを解説します。
ただ、デザインにこだわりすぎて作成する時間がかかってしまっては本末転倒なのでご注意ください。
□わかりやすいマニュアルのデザインをご紹介
いくら内容がわかりやすかったとしても、デザインに工夫がなければ途端にわかりづらくなってしまうケースがあります。
そこで、ここではわかりやすいマニュアルのデザインについて解説します。
マニュアルをわかりやすいデザインにする際は、以下の3つを意識しましょう。
・文字や写真を配置するルールを決める
・フォントサイズや色を決める
・適切なレイアウトを活用する
1つ目は、文字や写真を配置するルールを決めることです。
文字の色や大きさ、写真を配置する場所に適切なルール設定をしましょう。
例えば、文字の大きさがバラバラだったり写真の位置が内容によって異なっていたりすると、読み手は統一感が感じられず、わかりづらさが生まれてしまいます。
2つ目は、フォントサイズや色を決めることです。
先ほど、マニュアルには統一感が大切だと申し上げました。
そのためにもフォントのサイズや色を統一しましょう。
重要な部分や注意を促したい箇所では、他の部分と文字の色を変えることもおすすめです。
ただ、たくさんの色を同じページ内で使ってしまうと、かえってわかりづらくなってしまうので注意してください。
多くても二色から三色に抑えることが無難です。
3つ目は、適切なレイアウトを活用することです。
見やすさを高めるには、適切なレイアウトも重要です。
具体的には、左側に写真を、右側に説明を配置すると良いでしょう。
なぜなら、人間は左から右に向かって読み進める傾向があるからです。
最初に写真でイメージを掴んでもらって、文章で説明すれば理解してもらえる可能性は高くなります。
□わかりやすいマニュアルを作成する際に意識するべきこととは？
わかりやすいマニュアルを作成するにはどのような点を意識すると良いのでしょうか。
この記事では「マニュアル作成ツールにこだわる」「目次やタグを活用する」「文章だけではなく画像や動画も充実させる」「要点だけではなく理由や背景も解説する」の4つを紹介します。
＊マニュアル作成ツールにこだわる
マニュアルを作成する際に大切にしたいのは、作りやすさやアクセスの良さ、管理のしやすさです。
とはいえ、マニュアルを作成する際に重視したいポイントはたくさんあると思いますから、ご自身で優先したいポイントを整理して、条件を満たしたツールを選ぶようにしてくださいね。
＊目次やタグを活用する
ページ数の多い資料や内容が濃い資料を作成する場合、目次は必須です。
表紙で何の業務について書かれたマニュアルなのかを把握できるため、探している情報に素早くアクセスできます。
また、マニュアルを管理するときや利用者がキーワードでマニュアル内検索をしたいときにタグは便利です。
利用者の立場に立って、どのようなワードが検索されやすいのかを推測してタグを設定しておくと良いでしょう。
＊文章だけではなく画像や動画も充実させる
マニュアルでは画像や動画を利用するのも重要です。
多くのマニュアルは主に文章で作成されますが、それでは読者に伝わりにくい内容になってしまうことがあります。
記載する内容によっては、画像や動画のようなビジュアルコンテンツも織り交ぜながらマニュアルを作成していくと良いでしょう。
例えば、PCの操作に関する説明や社内の備品の説明をするのであれば、文章だけではなく、画像や動画を導入することによってわかりやすさがグンとアップします。
＊要点だけではなく理由や背景も解説する
簡潔に要点をまとめることも大切ですが、理解を深めてくれるような理由や背景も記載してあげると読者に親切でしょう。
事務的な作業内容だけが書かれているマニュアルよりも、理由や背景も同時に記載されているマニュアルの方が、深くまで理解するのを助けてくれます。
理解を表面的なものにするのではなく、業務の全体像を掴んでもらうことが大切です。
「なぜこの業務を行う必要があるのか」「この業務フローが採用されている理由は何なのか」など記載しておくことで読者の生産性が上昇すると期待できます。
□まとめ
どのようなマニュアルがわかりやすいのか、特徴を理解していただけましたでしょうか。
今回の記事を参考にして、わかりやすいマニュアルを完成させてみてください。
