規定集の作成をお考えの方で、どのように作成すれば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。
社内規定を作成するという経験は何度もあることではないので、難しいですよね。
そこで、この記事では社内規定を作成するメリットから作成する手順まで詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
□社内で規定集を作成するメリットとは？
社内で規定集を作成するメリットには「業務を標準化できる」「リスク防止につながる」の2つがあります。
それぞれのメリットを詳しく解説します。
まずは、業務を標準化できることです。
仕事をそれぞれの従業員のやり方に任せてしまうと、それぞれ違ったやり方で業務が進んでしまいます。
そこで社内規程を作っておくと、業務のやり方を統一でき、業務の効率化が図れるでしょう。
例えば、社内での文書の管理方法について定めた「文書管理規定」を定めることが考えられます。
これによって文書の保管場所を決めておけば、保管場所が一元化され、従業員が文書を探す手間を大幅に削減できるでしょう。
次は、リスク防止になることです。
これに関する代表的な規定として、ソーシャルメディア利用規定やハラスメント防止規定などがあります。
ソーシャルメディア利用規定とは、従業員のソーシャルメディア利用に関するルールを取り決めたものです。
ハラスメント防止規定はセクシュアルハラスメントやパワーハラスメントの定義をしたり、禁止事項を定めたりしているものです。
現代では、インターネット上での炎上は企業のリスクになります。
従業員の不祥事によって企業の経営に危険が迫るのを防ぐためにも、リスク防止を図ることが重要です。
□社内規定について詳しく解説します
ここまで社内規定を作成するメリットを解説してきましたが、そもそも社内規定とはどのようなものなのか、みなさんは知っているでしょうか。
社会人になって初めて知ったという方もいらっしゃるかもしれませんが、まだよくわからないという方もいらっしゃるでしょう。
社内規定とは、会社が経営を継続させることを目的とした会社内のルールです。
そのため、会社独自のものと言えます。
会社の仕事に関する内容について言及されていて、社員の同意は必要ありません。
また、規定には定めるべきことがあります。
ここからは必要な内容について解説します。
まずは、基本経営に関するルールです。
基本経営では、会社がある目的や本社の所在地などの情報、取締役会の運営に関しての内容など、経営に関して基本的なことを取り決めます。
次は、組織に関するルールです。
会社内の組織の構成や役職を決めておきます。
その際、組織の構成や組織にどのような役割があるのか、どのような権限があるのかなどを決めておくと良いです。
最後は、人事に関するルールです。
ここでは給料の締め日や支給日のような賃金や賞与に関することや通勤手当などがあります。
また就業規則も人事に関する内容です。
□作成方法をご紹介
社内規定のメリットや概要を解説してきました。
ここからは具体的にどのようなステップで社内規定が作成されるのかを解説します。
1つ目のステップでは、社内規定に制定する内容を検討します。
社内規定に必要な規定は会社によって異なります。
そのため、自社の場合はどのような規定が必要なのか、検討していきましょう。
社内の体制をしっかりと把握し、非効率な業務や曖昧になっているルールがないかなど、定めるべき規定を調査します。
2つ目のステップでは、内容を整理します。
ある程度内容が集まったら、カテゴリーごとに規定を整理していきましょう。
限られた人数だけで規定を決めるのではなく、規定に関する専門部署の意見を聞きながら作業すると、より正確な社内規定を作成できます。
3つ目のステップでは、専門家に内容を確認してもらいます。
社内規定は社員全員の同意は必要ありませんが、だからと言って法律に違反するようなルールを定めてはいけません。
また、設定しておくべき重要な内容を見落としていると、会社にとってもリスクになります。
そのため、作成した内容に問題がないのか、専門家にチェックを依頼すると良いでしょう。
複数の規定ができていくにつれて、整合性が取れていない項目が生まれてしまうかもしれません。
全ての規定に整合性が取れているかのチェックも含めて、専門家にチェックしてもらうようにしましょう。
4つ目のステップでは、社員に周知します。
社内規定の作成が完了したら、社員に周知します。
いくら良質な社内規定ができたとしても、多くの社員がそれを把握していないと意味がありません。
従業員の誰もが見れるような体制を整えて、多くの社員に知ってもらいましょう。
また、新しい規則を更新した場合は必ず社員に知らせるようにしてください。
□まとめ
社内規定を作成するメリットや作成手順を解説しました。
社内規定は会社の生産性を向上させるのに非常に重要な役割を果たします。
今回ご紹介した内容を参考に、漏れのない規定を作り上げてくださいね。
