見やすい大会プログラムの作り方とは？データ作成時の注意点も紹介します

大会プログラムの作成を頼まれてしまった。
作成経験がない方にとって、突然プログラム作りを頼まれても困ってしまいますよね。
そこで今回は、大会プログラムの作り方の手順、作成時に意識したいポイントを説明します。
また、データ作成時の注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

□大会プログラムの作り方の手順は？

大会プログラムの作り方を3つのステップに分けて紹介します。
1つ目のステップは、目次を作ることです。
大会が長時間になればなるほど、プログラムの量も増えていきます。
目次を作っておくことで、すぐに知りたいプログラムの情報を知ることができます。
目次の見やすさはプログラムの見やすさに直結しますので、見やすい目次を作るように意識しましょう。

2つ目のステップは、プログラムの最初に全工程を記入することです。
目次とは別に、一目で全体の流れが把握できるページを設けましょう。
大会プログラムは、観客だけでなく、選手、司会者、裏方の人など、すべての参加者が使います。
そのため、急いでいるときでも流れを一目で把握できるよう、このページを設けましょう。
また、できる限り1ページに収め、めくらずに確認できるようにしましょう。

3つ目のステップは、プログラムの内容を作成することです。
先述したように、大会プログラムはすべての参加者が使用するので、様々な視点から分かりやすいプログラムにする必要があります。
では、どのような点に注意すればすべての参加者に使いやすいプログラムを作成できるのでしょうか。
次の項目では、プログラムの作成時に意識したいポイントについて紹介します。

□プログラムの作成時に意識したいポイントは？

ここでは、すべての参加者に使いやすいプログラムを作成するために意識したいポイントを3つ紹介します。
1つ目は、各プログラムの詳細について記載することです。

しかし、情報が多すぎると分かりにくいプログラムになってしまうので、必要な情報を厳選して、簡潔に、見やすく記載するようにしましょう。
必要な情報とは、「いつ、どのプログラムが、どこで始まるのか」という情報です。
この3つの情報は、必ず入れるようにしましょう。
そして、3つ以外の情報は、取捨選択し、選んで記載しましょう。

2つ目は、見やすさを意識することです。
見やすいプログラムにするためには、視認性を向上させる必要があります。
各ページの文字のフォントや余白の大きさを統一させるようにしましょう。
また、先述した、プログラムの全工程が記載されたページを作ることも、見やすさにつながります。

3つ目は、ページ番号を振ることです。
目次とプログラムの詳細が記載されているページとの繋がりをよくするため、ページ番号を振ることを忘れないでください。
また、ページ番号を振りながら作成することで、プログラムの分量を作成途中に把握できます。
情報量が適切かを数字で知ることができるので、作成中の段階からページ番号を振っておくことをおすすめします。

□データ作成時に注意すべきことは？

大会プログラムのデータを作成するときに注意すべき点を2つ紹介します。
1つ目は、表紙の全面に色や柄をつけたい、写真や図形を表紙いっぱいに印刷したい、というときは、「塗足し」が必要になるということです。
通常、印刷所で印刷する場合は、仕上がりサイズより少し大きめの紙に印刷し、製本後にまとめて余白部分をカットします。
そのため、ズレが出て、表紙の端に余白部分が残ってしまう可能性があります。

一方で、その余白部分を作らずに印刷する印刷方法を、「フチなし印刷」といいます。
フチなし印刷をするときに、余白部分が出るのを防ぐのが、「塗足し」です。
多少カットがズレた場合でも、表紙の端までインクが付いている仕上がりにするために、通常の印刷では余白部分になる場所まで写真や図、柄を入れます。
塗足しを行う場合は、上下左右に少なくとも3ミリメートルずつ必要です。

2つ目は、文字切れに注意することです。
先述したように、印刷所での印刷は、まず大きめの紙に印刷し、製本後にまとめて余白部分をカットします。
そのため、印刷データの段階で文字がデータの端ギリギリの位置に配置されていると、製本後のカットで文字が切られてしまう可能性があります。
データ作成の時点で仕上がりデータの枠内に文字を収めるようにしましょう。

また、文字切れしていなくても、紙面ギリギリまで印刷された文字は読みにくいです。
読みやすいプログラムにするために、文字の周りには余白を作るようにしましょう。