ビジネスの場では、企画やデータを提案書にまとめたり、報告書を作ったりと資料をつくる機会は多いものです。
その度に、相手にきちんと伝わる資料ができているのか悩まれている方も多いでしょう。
読みやすく伝わりやすい資料でなければ、相手に要点が伝わらない資料となってしまいます。
そこで今回はセミナー資料の作り方や意識するポイント、そして注意点をご紹介します。
□セミナー資料の作成手順について
セミナー資料の作成手順は大きく5つに分けられます。
以下では、その手順を順番に解説します。
1つ目の工程は、対象者と何を目的に行うのかを決めることです。
この最初の手順は全ての工程の中で最も重要です。
対象者を決めるためには、より具体的な人数を考えましょう。
例えば、「出版会社で働く人」ではなく、「出版会社のどの役職で働き、どんなニーズを相手にしているのか」などのようにより細かく考えましょう。
このように詳細まで考えることで、どういったことを伝えたいのかが明確になります。
一方で、対象者がなかなか決まらない場合は、対象としない人を列挙していきましょう。
そうすれば自然に対象にしたい人が決まってくるはずです。
2つ目の工程は、セミナーのタイトルを作成することです。
より多くの人に来てもらうために、どのようなタイトルにするかを考えるのは重要です。
ありふれた言葉を書き並べるだけでは、対象者以外の方が来てしまう可能性があるため、対象者を考えながらタイトルを決めましょう。
しかし、興味を引こうとするあまり、タイトルが大げさにならないように注意しましょう。
タイトルとセミナーの内容にずれが生じないように意識する必要があります。
3つ目の工程は、内容を決めることです。
セミナーの時間配分や、章を決めます。
それらが決まればスライドの量や、話の流れを考えましょう。
また、スライドごとに入れる接続詞も考えましょう。
「まとめると」「話題は変わりますが」などを入れると、受講者は注目します。
4つ目の工程は、まとめを作成することです。
各章の最後のスライドにまとめを入れましょう。
内容をまとめることで、何が言いたかったのかを簡潔に伝えられます。
話を聞きながら、頭の中でまとめることは難しいため、講演者がスライドと話で内容をまとめると良いでしょう。
5つ目の工程は、内容とタイトルが一致しているかを確認し、リハーサルをすることです。
スライドを増やすと、伝えたいことと内容がずれてしまうことがあります。
そのため、スライドが完成した後に、全体を振り返りましょう。
また、リハーサルも重要です。
時間通りに終了するかも大切ですが、スライドのつながりに違和感がないかも確認しましょう。
本番では、予期していなかった事態が起きることも考えられるため、時間が余った時、時間が惜しそうな時にどうするかも考えておくと良いでしょう。
□セミナー資料作成時のポイントとは？
1つ目は参加者でも理解できる内容になっているか確認することです。
セミナー資料の中で、専門用語を使いすぎていないか、理解しやすい平易な表現になっているかなどを確認しましょう。
セミナーにはテーマに関する予備知識が少ない受講者もいることが予想されます。
講演者が当たり前だと思って話している内容も伝わらないことがあります。
そのため、可能な限り専門用語や特定の業界でしか使わない用語の使用は避けましょう。
一般的な言葉で言い換え、受講者目線の意識を持つことが重要です。
2つ目は伝わりやすいデザインを意識することです。
セミナー資料のデザインは重要ですが、華美なデザインが良いわけではありません。
華やかさよりも、内容が伝わりやすいデザインになるように意識しましょう。
具体的には、読みやすいフォントを選ぶこと、配色は3色以内に抑えること、レイアウトの基本ルールを守ることなどが挙げられます。
□セミナー資料作成時に注意することは？
1つ目は直感でフォントを選ばないことです。
実は、フォントには「読む」に適したフォントと「見る」に適したフォントがあります。
日本語のフォントは「明朝体」と「ゴシック体」に大別できますが、それぞれ特徴があります。
明朝体は長い文章で読み続けても疲れにくく、可読性の高い書体とされています。
そのため、セミナー資料のフォントに向いていると言えるのです。
一方で、ゴシック体は瞬時に認識しやすく、可視性の高い書体とされています。
そのため、セミナー資料では、最も伝えたい情報にはゴシック体のフォントを、それ以外の文章には明朝体を使うと良いでしょう。
2つ目はデフォルトのままグラフを活用しないことです。
説得力のある資料を作るためには、グラフは欠かせません。
しかし、デフォルトのままグラフを使用すると伝わりにくい資料となることがあります。
意識すべきポイントはグラフ幅と強調です。
折れ線グラフの場合、横幅が広いと、データの推移が緩やかに見えますが、横幅が狭いと推移が急に見えます。
また、特徴的な変化がある箇所には、具体的な数値や説明を加えるとより分かりやすい資料となるでしょう。
□まとめ
今回はセミナー資料の作り方や意識するポイント、そして注意点をご紹介しました。
お伝えした様々なポイントを意識しながら、内容が伝わりやすいセミナー資料を作成しましょう。
セミナー資料の印刷をご希望の方は、ぜひ当社までお問い合わせください。
