業務において、社内マニュアルがあることは業務効率の向上や、教育のしやすさにつながります。
しかし、見やすいマニュアルを作成しないと、せっかく作っても活用されず、無駄な労力になってしまいます。
そこで今回は、見やすいマニュアルを作成するポイントを紹介します。
マニュアルを作成するメリットも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
□社内マニュアルを作成するメリットとは？
社内マニュアルを作成するメリットを4つ紹介します。
1つ目は、業務効率の向上です。
マニュアルを用いることで、業務にかかる時間、業務内容の理解の点で、圧倒的に効率化が図れます。
教育に担当社員の時間を割いたり、教え方によって業務理解に差が出たりといった問題が解消されます。
また、マニュアルがあることで受動的な教育ではなくなり、従業員の主体的な学びにつながります。
2つ目は、品質の維持、向上です。
マニュアル通りに作業を行うことで、業務の経験件数に関係なく、同一品質の業務を誰でも行えるようになります。
また、ミスの防止、安定した品質による顧客満足度の上昇など、相乗効果も期待できます。
3つ目は、新人の即戦力化です。
マニュアルがあれば、わからないときに先輩が近くにいなくても、すぐに確認、見直しができ、業務の習得スピードが上がります。
4つ目は、業務の属人化防止です。
特定の従業員に業務が属人化すると、その従業員が不在の時は業務が進まなくなります。
また、不正をしても誰も気づけない状態になったり、品質が向上しなかったりという問題にもつながります。
マニュアルがあれば不在時の代役をすぐに立てられるだけでなく、不正の防止にもつながります。
□見やすいマニュアルとは？
では、どのような条件を満たせば、マニュアルのメリットを最大限に引き出せるのでしょうか。
ここでは、見やすいマニュアルの3つの条件を紹介します。
1つ目は、探したい内容を簡単に探せることです。
マニュアルを作成するときには、見出しと目次を設定するようにしましょう。
見出しは、大見出しと小見出しに分けることでさらに探しやすくなります。
また、視覚的に見つけやすいように、文字の太さや色を使い分けるのもおすすめです。
2つ目は、視覚的に内容を把握できることです。
マニュアルには、文字だけでなく、写真やイラスト、図なども挿入するようにしましょう。
また、写真やイラストを挿入するときは、テキストとの対応を示すことが重要です。
写真やイラストに印をつけ、テキストとの対応関係がわかるようにしましょう。
3つ目は、要点が完結にまとまっていることです。
マニュアルを確認するときは、基本的に業務を行っている最中でしょう。
業務中にマニュアルを読むことに長い時間は使えないため、短時間で情報が把握できることが重要です。
要点を押さえた、読みやすい分量にするように意識してマニュアルを作成しましょう。
□社内マニュアル作成において一番大切なポイントとは？
見やすいマニュアルの条件を3つ紹介しましたが、そのすべてに共通するのが「視認性」です。
視認性を意識することで、紹介した3つの条件を満たすマニュアルにつながります。
ここでは、視認性を向上させるために意識したいポイントを6つ紹介します。
1つ目は、余白です。
余白を意識的に配置することで、重要な説明文や内容を目立たせ、視線を集めることができます。
2つ目は、フォントです。
1つの書類につき1つのフォントで統一するのがおすすめです。
複数のフォントを使うと不必要な情報量が増え、読みにくくなってしまいます。
3つ目は、文字の太さと色です。
重要な部分を強調する手段として、文字の太さと色の工夫が重要です。
しかし、1つの項目の中にどこの文字も太かったり、色が変更されていたりする部分があると、本当に重要な点がどこなのか、読み手に伝わりません。
そのため、特に重要な部分がどこなのか、しっかり選んでメリハリをつけるようにしましょう。
4つ目は、関連情報をまとめることです。
情報の種類ごとにグループ分けし、デザインや装飾で視覚的に情報の関連性がわかるようにしましょう。
関連しているテキストと写真やイラストが同じページの中に配置され、一目で関連がわかる状態が理想です。
5つ目は、図表を活用することです。
全てのことをテキストのみで説明すると、説明が難しい場合があります。
図表の活用で分かりやすくしましょう。
また、1ページに複数の図表を挿入する場合は、大きさをそろえるようにしましょう。
6つ目は、配置をそろえることです。
文の書き出しや画像の位置をそろえ、見やすさを向上させましょう。
□まとめ
社内マニュアルは、見やすさを意識して作成することで、業務効率や品質の向上につなげることができます。
当社は、冊子印刷の専門会社です。
冊子作成に関するご相談から冊子完成まで、専門家がサポートいたします。
再販増刷や追加発注も可能です。
マニュアル作成でお悩みの方は、ぜひ一度当社にご相談ください。
