会社で勤務していると研修報告書や業務報告書といった、様々な報告書を書く場面が多くなります。
あまり時間を割かなくてもわかりやすい報告書が書ける、というのが理想ですよね。
そこで今回は、報告書の基本的な構成、作成時に注意すべき点について紹介します。
報告書を書くときに使えるフレームも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
□報告書の構成について
分かりやすい報告書を作成するうえで、まず大切なのが構成を整えることです。
ここでは、報告書の構成を整えるために重要な3つのポイントを紹介します。
1つ目は、所定の様式に従って記入することです。
一般的に、社内で決まった報告書の様式が存在します。
社内で用意されているテンプレートに沿って、記入するようにしてください。
2つ目は、「表題・要旨・詳細」の3層構造を使って作成することです。
まず報告書の一番上に、内容を簡潔に表した標題を書きます。
その下に要旨として、内容についてのポイントを3から4個記載します。
最後に、具体的な内容を詳細として書きます。
慣れるまでは、標題から書くのは難しいかもしれません。
そんな時は、まず詳細や内容についてのポイントを記載した上で最後に標題をつけましょう。
3つ目は、「客観的事実」と「所見・所感」を別の項目にすることです。
どこまでが事実でどこからが自分の意見なのか、項目を別々に設けて書くことで判別しやすくなります。
ただし、報告書を作成する目的によっては、所見・所感の記載が必要ない場合があります。
報告書の作成に取り掛かる前に、所見・所感が必要な報告書なのかを忘れずに確認しましょう。
□報告書を作成するときに注意すべき点は？
報告書を書く上で注意すべきポイントを4つ紹介します。
＊提出先によって求められる記載内容が違う
報告書の提出先は、大きく分けて経営陣・部内・お客様の3つに分けられます。
それぞれで必要な記載内容が変わっています。
経営陣向けの報告書は、記載内容を簡潔にしましょう。
メリット・デメリットを明確にし、一読するだけで内容を把握できるようにする必要があります。
部内向けの報告書は、作成前に上司が求めている記載内容を確認しましょう。
上司の意図に沿っていない報告書を作成すると、場合によってはやり直しを求められることもあります。
やり直しは、他の業務の時間を削ることにつながります。
上司との意思疎通をしっかり行い、事前に求められている内容を把握するようにしてください。
お客様向けの報告書は、丁寧さと形式を忘れないようにしましょう。
また、社外に向けての作成になるので、期限の厳守も必要です。
可能な限り早い完成を目指しましょう。
＊報告書の構成を明確にする
先ほど紹介したように、報告書を書く上で重要な基本は、「表題・要旨・詳細」の3層構造です。
この3層構造を常に意識しながら書き進めていきましょう。
＊正確な情報を簡潔にまとめる
報告書には、「正確な情報が簡潔にまとめられていること」が求められます。
情報を記載する前に、正確な情報かどうかの確認を必ず行いましょう。
また、簡潔にするためには図表の利用がおすすめです。
図表を使うことで視覚的に情報を理解でき、読みやすくなります。
＊ビジネス文書であることを忘れない
報告書は、ビジネス文書です。
一文を長くし過ぎないこと、語尾を統一することを意識して書きましょう。
□報告書を書きやすくするフレームがあります！
報告書の基本的な構成が身についたら、今度は時間をかけずに報告書を書く方法を身に付けましょう。
ここでは、2つの報告書のフレームを紹介します。
1つ目は、先ほど紹介した3層構造です。
3層構造を使って報告書を作成しようとすると、標題と要旨をどのように決めるべきか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
そのような場合に、おすすめの決め方があります。
それは標題を結論、要旨を結論のサポートとなるポイントにすることです。
結論を標題に使うことで、詳細の内容作成と標題・要旨決めが同時に行えます。
2つ目は、「YWTフレームワーク」です。
報告書によっては、3層構造のようなしっかりしたものを作成することよりも、迅速に状況報告を行うことが求められることがあります。
そのような場合に使えるのが、「YWTフレームワーク」です。
YWTのYはやったこと、Wは分かったこと、Tは次にやることを表します。
このフレームワークを使うことで、今回の実施事項、そこから分かったこと、それを踏まえて次に起こすべきアクションが、スムーズに説明できます。
このフレームワークは、報告書を書く時だけでなく、思考を整理するうえでも非常に便利です。
□まとめ
報告書は、「表題・要旨・詳細」の基本の3層構造にのっとることで、わかりやすいものを作成できます。
提出先によって必要な記載内容が変わることがあるので、そこを確認したうえで、3層構造に当てはめて書き進めるようにしましょう。
また、YWTフレームワークは自分の思考を整理することにも使えるので、知っておくと便利でしょう。
