社内規定集の作り方とは？作成時の注意点も解説します

社内規定は、会社内のルールであり、経営や組織、人事に関する決まりを含みます。
社内規定を作成した際は、弁護士に規定内容を確認してもらったり、社内に周知させたりするなどやるべきことは多くあります。
そこで今回は、社内規定の作り方と注意点について解説します。

□社内規定とは？

社内規定という言葉は、社会人になって初めて耳にした方も多いかもしれません。
また、中には社内規定についてよく理解していない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

社内規定とは会社内でのルールのことで、会社によってそれぞれ社内規定は異なります。
会社の仕事に関する内容が含まれており、社員の同意は不要です。

また、社内規定には決めることがいくつかあります。
そこで、社内規定にはどのような内容を含む必要があるのかについて説明します。

1つ目に、基本経営に関する決まりです。
基本経営では取締役会の運営に関する内容や、本社の所在地、会社がある目的や商号などを定義した定款を決める必要があります。

2つ目に、組織に関する決まりです。
会社内の組織の役職や構成について決めます。
組織の構成やどのような権限や役割があるのか、職務の定義などを決める必要があります。

3つ目に、人事に関する決まりです。
給料の支給日や締め日などの賃金や賞与に関わること、通勤手当などが含まれます。
また、就業規則も当てはまるため、人事関連の内容も含めて作成しましょう。

□社内規定の作成・管理における注意点を紹介

社内規定は作成したら全て完了ではありません。
作成はもちろん、管理する際の注意点もいくつか存在します。
そこで、ここでは社内規定の作成と管理における注意点を3つ紹介します。

＊法律に抵触せず、一貫性があるかの確認

社内規定が法律に抵触していないかを確認するためには、専門家に依頼する必要があります。
また、規定が複数できると中には一貫性がないものが存在する場合があります。
そのため、全ての規定に一貫性があるかについてもきちんと確認しましょう。

＊社員に周知し、いつでも確認できるように冊子や一覧にまとめておく

社内規定は、社員に周知し、社員がいつでも確認できる状態にする必要があります。
社員の同意は必要ありませんが、周知せずに新しいルールを作り、そのルールに違反しているからといって、罰則が与えられるとなると、社員側も大変ですよね。

そのため、社内規定を作成または変更した場合は社員に必ず周知し、社員がいつでも確認できるように冊子や一覧にまとめておきましょう。

＊定期的な規定の見直しと更新を行う

業務内容の変更はもちろん、場合によっては世の中の情勢に合わせてルールを変更する必要もあるかもしれません。
そのため、社内規定は作った後も定期的に見直しを行い、内容を修正しましょう。
対応が後回しにならないように、予め、社内規定の見直しをする具体的な日程や回数を決めておくことをおすすめします。

□社内規定集の作り方について

ここでは、社内規定集の作成の流れについて解説します。

まず、既存の規定を集めることから始まります。
すでに規定しているルールやマニュアルなどをこのタイミングで集めておきましょう。

ルールやマニュアルなどを集め終わったら、次は集めた既存の規定を関連するものでグループにし、分類します。

既存の規定の分類が完了したら、制定する内容の精査を行います。
既存の規定も参考にして、自社にとって必要なものなのかをきちんと検討する必要があります。
これらをきちんと検討した上で、新しい規定や変更する規定など制定するものを精査しましょう。

精査が終わったら、規定の草案の作成に取り掛かりましょう。
また、関係する部署があれば、その都度確認しながら草案の作成を行いましょう。

次に、規定内容を専門家にチェックしてもらいます。
規定内容は会社側が一方的に決められますが、法律に違反する内容を定めてはいけません。
また、設定しなければいけない重要な内容を盛り込んでいなかった場合、会社のリスクになる可能性もあります。
そのため、規定内容を社員に周知する前に弁護士のような専門家に必ず確認してもらいましょう。

最後に、周知を徹底することです。
せっかく社内規定を作成しても、社員がその内容を知らなければ、意味がありませんよね。
就業規則のように周知することが義務付けられている訳ではありませんが、社員全員が内容を知れるように周知することが重要です。
また、内容を変更した場合も社員に向けて通知することを忘れずに行いましょう。