報告書を作成する際、具体的にどのように書けば良いのかわからないという方は多いでしょう。
確かに作成に慣れないうちはどうしても手間取ってしまいますよね。
そこで本記事では報告書の書き方とよくある失敗、うまく書くコツをご紹介します。
□報告書の基本的な書き方を解説します
報告書は以下の5つのステップで書くことをオススメします。
・素材を集める
・目的をはっきりさせる
・本文から書いていく
・内容に合わせた見出しをつける
・結論をまとめ標題として書く
それぞれのステップを詳しく解説します。
1つ目は素材を集めるステップです。
内容が充実している報告書を作成するには、質の高い素材が必要です。
書いている最中に素材が少なくて誤魔化さなければならなくなるということを避けるために、素材は十分集めておきましょう。
2つ目は目的をはっきりさせるステップです。
素材が集まったら、どんな目的で報告書を作成するのかを明確にします。
いきなり書き始めるのではなく、何のために誰に向けて書くのかということを最初に考えましょう。
3つ目は本文から書いていくステップです。
報告書は標題・要旨・詳細の3つから構成されており、本文は詳細にあたります。
詳細を先に書くと、報告書全体で何を伝えているのかがわかりやすくなります。
4つ目は内容に合わせた見出しをつけるステップです。
先ほど作成した本文をもとに、見出しをつけていきます。
見出しは標題・要旨・詳細の要旨にあたります。
1セクションごとの詳細を見ながら、内容をまとめる見出しをつけていくという流れです。
5つ目は結論をまとめ標題として書くステップです。
全体の結論をまとめ標題として最後に書くのが見栄えする報告書の書き方です。
報告書全体の内容を把握して、内容とのズレがないように簡潔でわかりやすい表題にしましょう。
□報告書でよくある失敗とは？
報告書を作成する手順を解説しました。
次に、報告書作成で失敗しないために、よくある失敗について知っておきましょう。
＊情報が整理されていない
情報が整理されていない報告書は多く存在します。
概要が書かれておらず、何の報告をしているのかが一目でわからなかったり、情報が項目ごとに分けられていなかったりすると相手にとってわかりづらいものになってしまいます。
＊具体的でない
構成がまとまっていても、報告内容が具体的でなかったり、必要でない内容が書かれていたりすると相手に伝わりません。
できるだけ具体的に、それでいて求められている内容をしっかりと盛り込むように意識しましょう。
□報告書をうまく書くコツを解説します
では、報告書を一段階上のものに仕上げるにはどうすれば良いのでしょうか。
ここでは報告書をうまく書くコツをいくつかご紹介します。
まずは5W1Hを意識することです。
報告書を作成する際には5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識すると、情報の過不足がなくなり、こちらが伝えたいことがわかってもらえるようになります。
必要な情報を文面で伝えることが求められる報告書において、5W1Hを明示するのは必須だと言えるからです。
次は表現を整えることです。
報告書を作成できたら、表現を見直しましょう。
いくら内容が優れていても、誤字・脱字が多いと相手に悪印象を与えてしまいます。
誤字・脱字だけでなく助詞が重複していないか、口調が統一されているかをチェックするようにしましょう。
社外向けに報告する場合には、儀礼に反していないか、相手をリスペクトした書き方になっているかという視点も重要です。
次は未来について考えられることです。
報告書は過去についてまとめるだけのものではありません。
報告書でまとめた内容をもとに、「今後どうしていくべきか」を考えるものです。
そのため、この報告書をもとに読んだ人が次にどうするべきなのかが考えられるようにするべきでしょう。
最後は報告先ごとに書き方を変えることです。
報告書は誰に報告するのかによって書き方を変えると、相手に伝わりやすくなります。
例えば、上司に提出する場合、可能な限り詳細に示した報告書を作成すると良いでしょう。
現場のことを細かいところまで把握しており、報告書をもとに意思決定するでしょうからA4用紙2、3枚の情報量が妥当だと言えます。
また、顧客に提出する場合は1枚目に要旨を、2枚目と3枚目に詳細を記すようにすると良いでしょう。
役員に提出する場合、役員には時間的な余裕がないため要点を端的にまとめるよう意識しましょう。
現場で使われている専門用語を使用するのは避け、所見を添えるような工夫をするとわかりやすいです。
□まとめ
報告書の作成手順とよくある失敗、わかりやすく書くコツを解説しました。
本記事を参考にしていただけると、相手にわかりやすい報告書を作成できるでしょう。
明確な情報共有ができるようになりますので、ぜひ参考にしてくださいね。
印刷の依頼を検討されている方は、ぜひ当社にお問い合わせください。
