わかりやすい社内マニュアルの作り方を解説！ – 冊子印刷のお悩み解決ブログ

一定の品質を保って効率的に業務を遂行するには、業務の平準化が必要になってきます。
そんな時に役に立つのが、社内マニュアルです。
社内マニュアルがあると、業務を共有しやすくなります。
そこで今回は、社内マニュアルの必要性や作り方を解説します。

社内マニュアルには、大きく2つのメリットがあります。

1つ目は、作業の数を減らし、業務の効率を上げられることです。
社内マニュアルがあることで、イレギュラーが発生しない限りはマニュアルを参照することで作業を進められます。

そのため、その業務を行ったことがない人でも、ある程度のクオリティを保証した状態で業務が行えます。
また、マニュアルを準備することで教育・指導にかかるコストを大幅に削減でき、会社全体としての負担減少につながります。

2つ目は、業務品質の維持・向上につながることです。
マニュアルには、各業務を属人的なものから標準的なものに変える力があります。
そのため、特定の人しか行えない業務や、誰が行うかで成果が変わる業務が減り、一定のクオリティを保った製品やサービスを提供できます。

また、基準としてのマニュアルがあることで、社員の達成度を明確化でき、指導・評価がしやすくなります。

マニュアルのメリットはわかっていただけたでしょうか。
ここでは、実際にマニュアルを作るときの5つのステップを解説します。

まず、いつまでにマニュアルが必要なのかを確認し、作成期限・作成スケジュールを決めます。
スケジュールをあらかじめしっかり立てることで、どの段階でどのくらいの人員をマニュアル作成に割く必要があるのかを知れます。
また、トラブルに備えて余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

記載する内容を整理し、構成を考えましょう。
一番伝えたいことは何なのかを意識し、伝える順序を組み立てていきます。
また、論理的な構成を意識すると、より分かりやすいマニュアルになります。

見出しは、一目で内容を理解してもらうために重要です。
要点を押さえ、15文字程度で収めるようにしましょう。

また、目次には、業務の全体像をつかめる、検索しやすくなるという2つのメリットがあります。
必要な時に必要な情報をすぐに見つけられるので、より業務の効率化が期待できるでしょう。

本文は、見出しに沿って伝えたい内容を肉付けしていくイメージで作りましょう。
1つの見出しに対して200文字前後が理想です。

本文の作成で注意すべき点が2点あります。

1点目は、無駄な情報を入れないことです。
本文を書いていると、あれもこれも、と伝えたい情報が出てくるかもしれません。
一番伝えたいことは何なのかを意識し、関連しない情報を入れないよう注意しましょう。

2点目は、文字の装飾を最低限にすることです。
文字の色や大きさ、フォントは3種類ほどに抑えると見やすくなります。

文字ばかりのマニュアルは見ていて疲れます。
見る側の負担軽減のためにも、適度に図や写真を使いましょう。
文字の装飾と同様、使いすぎには注意してください。

また、マニュアル完成後は、情報の漏れや誤字脱字などの確認をしっかり行ってください。
文章の読みやすさは作成者本人が気づきにくい点もあるため、ほかの社員に確認してもらうと良いでしょう。

社内マニュアル作成の流れを解説しました。
マニュアルは、作成した後にも行わなければいけないことがあります。
それは、マニュアルを浸透させることと、定期的に更新することです。

せっかく社内マニュアルを作っても、社員が使ってくれないのでは意味がありません。
そのため、社内マニュアルの存在を浸透させることが重要になります。
共有できる仕組み、閲覧しやすい環境を作るようにしましょう。

例としては、紙面のマニュアルに加えてPDFで共有する、ワードの検索でその情報が記載されているマニュアルを知れる、などがあります。
マニュアルの存在価値を高めるために、浸透させることはとても重要です。

また、マニュアルは定期的に更新する必要があります。
社内でのルールの変更や、実際にマニュアルを使用する社員の声を反映させ、常に最新版のマニュアルにすることを心がけましょう。

定期的にマニュアルが有効活用されているのかを確認し、修正を加えていくことで、使われるマニュアルになります。

社内マニュアルがあることで業務を標準的なものにできます。
その結果、教育の負担が減り、一定のクオリティを保った業務を社員全員が行えるようになります。

わかりやすいマニュアルにするために、伝えたい内容を整理し、文字や写真を工夫しましょう。
また、マニュアルをきちんと活用してもらうために、社員の声を反映させて定期的に更新していくことを心がけてください。