社内マニュアルは、業務の標準化・効率化にとても役に立ちます。
では、どのような手順で作成すると良いのでしょうか。
また、どのようなポイントに気を付ければわかりやすく役立つマニュアルになるのでしょうか。
今回は、社内マニュアルの基本的な書き方と、わかりやすくまとめるポイントを解説します。
□社内マニュアルの基本的な書き方を確認しましょう
社内マニュアルは、5つのステップで作成します。
＊利用者・利用目的を明確にする
まず重要なのが、マニュアルの利用シーンや利用者、利用目的を明確にすることです。
ここが正確に定まっていないと、情報の選定が難しくなります。
そこで、5W1Hを意識することで簡単に決められます。
5W1Hとは、Who(誰が使うのか)、When・Where・What(いつ・どこで・何のために使うのか)、Why(なぜ作成するのか)、How(どのように使うのか)です。
＊業務内容と手順を整理する
次に、決めた利用者・利用目的をもとに、マニュアルに記載する情報を決めていきます。
作成前に、業務の内容や手順をいま一度確認し、注意点や懸念点を明確にしておきましょう。
＊マニュアルを作成する
記載する業務が決まれば、マニュアルの作成に移っていきます。
まず、構成を考えて目次を作成します。
いきなり書き出さずに、構成を組みましょう。
先に構成を作ることで、マニュアル全体に一貫性を持たせられます。
そして、目次を作ります。
どこに何が記載されているのか、わかりやすいようにしましょう。
目次ができたら、目次に沿って本文を作成します。
文章はシンプルに、平易な言葉で書きましょう。
マニュアルの一番の目的は、業務の標準化と効率化です。
専門用語は言い換えたり注釈を付けたりし、図や表で視認性を上げるようにしましょう。
そして、作成終了後は最終チェックをしましょう。
実際にマニュアルを使用する立場の人から確認してもらって、フィードバックをもらいましょう。
＊社内に周知させる
作成後、使ってもらうためには社内への周知が必要不可欠です。
マニュアルの設置場所を社内で知らせるほかにも、インターネット上でも閲覧できるようにするとより活用されやすいです。
＊適宜改善する
マニュアルは1度作成して終わりではありません。
実際にマニュアルを使用すると、記載が間違っている点や、より効率化できる点が出てくるでしょう。
そのため、定期的にマニュアルを見直し、修正するタイミングを設けましょう。
□わかりやすいマニュアルにするために
わかりやすいマニュアルには3つのポイントがあります。
・要点が整理されており簡潔である
・欲しい情報にすぐアクセスできる
・視認性が高い
この3つのポイントをクリアするために、まずは5W1Hを意識しましょう。
先ほどもお伝えしたように、5W1Hはとても重要です。
5W1Hが含まれた文章は内容が明確になり、情報が的確に伝わります。
また、業務内容は時系列で並ぶように整理しましょう。
時系列に並べることで、業務の流れが分かりやすく、欲しい情報へのアクセスが簡単になります。
そして、視認性の向上のためには図や画像を使ったり、文字を工夫したりするといいでしょう。
行間を適度に開けたり、文字の太さや色を使い分けたりすることで、読みやすい文章になります。
注意点として、フォントや文字の色は、3種類以内に収めるようにしましょう。
多すぎるとごちゃごちゃして読みにくくなってしまいます。
□マニュアルがうまくまとまらない時はテンプレートを活用しましょう
マニュアルの作成がうまくいかない時は、テンプレートの活用も選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
ここからは、マニュアル作成でテンプレートを使うメリットを4つ紹介します。
1つ目は、効率的に作成できることです。
マニュアルを1からつくるとなると、構成を考える段階にとても時間がかかります。
そこでテンプレートを使うことで、構成を考える時間を大幅に削減できます。
2つ目は、マニュアルの品質を担保できることです。
マニュアルの品質は、どうしても作成者のデザインスキルが影響します。
そのため、テンプレートを活用することで、作成者のデザインスキルに左右されない、汎用性の高いマニュアルにできます。
3つ目は、フォーマットを統一できることです。
マニュアル作成の担当者が複数人いる場合、そのフォーマットを統一させることにも時間が必要になります。
同じマニュアル内で異なるフォーマットが混在していると、読みにくいです。
テンプレートを利用すると、フォーマットが必然的に統一されます。
4つ目は、必要項目の漏れを防げることです。
テンプレートには、記載項目が設定されているものもあるため、その設定に合わせて情報を記載することで必要な情報の漏れを防げます。
□まとめ
社内マニュアルは、作成は大変ですがあることで業務効率を大幅に上げることができます。
使いやすいマニュアルにするために、5W1Hを意識して要点を整理し、図や写真の活用、文字の工夫をして視認性を高めていきましょう。
